Estas utilidades están disponibles para documentos que ya se grabaron por primera vez. Es importante contar con los permisos de usuario para ejecutarlos. Así mismo, el sistema generará un log de cada utilidad ejecutada sobre el documento en el LOG DE EVENTOS. (Ver Herramientas de revisión y auditoría) Seleccione Utilidades/Comprobantes o Ctrl+U)

Información a revisar

La información relacionada con el comprobante, se puede encontrar a través de diversas pestañas:

  • General: Visualiza datos como Fecha – fecha elaboración- usuario elaboró – clase – tipo – detalle – forma de pago – vendedor etc.… La cantidad de datos depende del tipo de comprobante.
  • Imputación contable: El 90% de los comprobantes generan imputación contable. El 10% lo componen las remisiones, cotizaciones y pedidos que no lo hacen. Permite visualizar los códigos contables afectados con la realización del comprobante.
  • Detalle: Sólo se visualiza en documentos que manejan Artículos o Servicios (FV-DV-FC-FC-NI-NT). Releja las referencias o servicios utilizados en el comprobante.
  • Log: Muestra el registro de las utilidades aplicadas al comprobante. Permitiendo conocer la fecha, hora, equipo, usuario y acción realizada.
  • Errores: El sistema arrojará una alerta si los encuentra. Generalmente los errores se presentan por cambio en los parámetros, por inestabilidad del computador (se apagó abruptamente) o eliminación de datos en los catálogos (terceros-cuentas-bodegas-CCosto entre otros)
  • Anexo: Permite visualizar las observaciones anexas registradas en el comprobante. (Ver Generalidades en transacciones).

Opciones panel izquierdo

La información relacionada con el comprobante, se puede encontrar a través de diversas pestañas:

  • Imprimir: Permite reimprimir el documento. Opciones: Pantalla – Impresora – Generar pdf.
  • Excel: Permite exportar la imputación contable a Excel.
  • Renumera: Permite cambiar el consecutivo del comprobante. Es posible cambiar el tipo a otro documento de la misma clase.
  • Fecha: Permite cambiar la fecha del comprobante, siempre que el periodo actual y futuro del documento este abierto..
  • Modificar: Permite la edición del documento, permite agregar o quitar registros. Se debe grabar nuevamente para conservar los cambios.
  • Duplicar: Permite copiar completamente un documento en otro consecutivo y fecha.
  • Eliminar: Borra la transacción y permite utilizar nuevamente el consecutivo. Para esto, es necesario actualizar el consecutivo en Catálogo tipo de comprobantes.
  • Anular: Los registro y afectaciones del comprobante quedan sin validez y el consecutivo inhabilitado para utilizarlo nuevamente. Una vez anulado, el botón habilita la opción de des anular (revierte la anulación).
  • Contabiliza: Se utiliza para cambiar las contabilizaciones de los documentos con parámetros automáticos que han sido modificados. (Ventas-Compras-Devoluciones…)

Herramientas

Permite ejecutar en bloque (sobre diversos documentos de manera simultánea) las siguientes utilidades: Eliminar-Anular-Contabilizar-Imprimir.

  • Ingresar anulado: Esta utilidad es funcional en la re digitación de información o cuando se corrió un consecutivo por error. Con el fin de no digitar registros con información alejada de la verdad, el sistema permite grabar este documento son registros internos, pero inmediatamente anulado. Así, no tiene validez contable y sin saltos no identificados en el registro de comprobantes.
  • Examinar comprobantes: Permite listar datos básicos del tipo de comprobante seleccionado en la fecha indicada. Es posible exportarlo a Excel y filtrar por anulados o no anulados.

Nota: Posterior a la ejecución de alguna de las anteriores utilidades, es recomendable la actualización de saldos. (Ver Actualizar saldos)