Este documento permite orientar al usuario, mostrando una manera práctica de realizar una liquidación de nómina y el ingreso de novedades antes de liquidarla en un determinado periodo, adicional a esto, permite mostrar los procedimientos, acompañado de ejemplos, como la liquidación de vacaciones, liquidación final, licencias, incapacidades, liquidación de prima, y demás conceptos a los que tiene derecho el trabajador. 

1 Procesos de nómina

Para ingresar a esta herramienta, deberá seguir la siguiente ruta: Procesos/Nomina

1.1 Liquidación periódica

Una vez haya realizado la parametrización en los catálogos de nómina, y se haya diligenciado las hojas de vida con sus respectivos contratos, podrá realizar la liquidación de nómina periódica.

Estos documentos deben estar creados previamente en el catálogo tipos de comprobantes.

Seleccione el tipo de documento que se usará, en este caso NM1, y se habilitará la siguiente ventana, en donde deberá diligenciar la siguiente información.

  • Fecha: digite la fecha de elaboración del documento o registro contable.
  • Periodicidad: Seleccione la periodicidad de la nómina a liquidar.
  • Detalle: Relacione el detalle del documento.
  • Periodo de nómina: Relacione la fecha que corresponde al periodo de nómina que va a liquidar, Ej. Desde: 07/01/2019 Hasta:07/30/2019
  • Semana/Quincena/Mes: seleccione el periodo del mes que desea liquidar; es decir, si la periodicidad de la nómina es quincenal entonces seleccione el número de quincena a liquidar de acuerdo a los conceptos adicionados en las contantes de liquidación
  • Liquidar solo novedades: marque si desea liquidar solo novedades.
  • Seleccionar: Presione este botón para seleccionar que centros de trabajo desea liquidar y se mostrará la siguiente ventana:
  • Presione aquí para liquidar el centro de trabajo seleccionado.
  • Presione aquí, para devolver el centro de trabajo seleccionado.
  •  Presione aquí para devolver todos los centros de trabajo seleccionados.

Presione el botón OK y luego aparecerán los centros de trabajo a liquidar como lo muestra la gráfica.

Al seleccionar un centro de trabajo se muestran los contratos que componen el centro de trabajo seleccionado y podrá liquidar la nómina de tres maneras (contrato actual, centro actual y todos los centros) también puede crear, consultar y modificar parámetros de nómina por rutas de acceso directo.

  • Centro de trabajo: Son los centros de trabajo seleccionados a liquidar.
  • Días aplicados: El sistema asigna automáticamente los días a liquidar según la periodicidad del centro de trabajo; si desea liquidar un número de días diferente al asignado presione en el campo y modifique el número y liquidará el número de días que haya modificado para todos los contratos del centro de trabajo.
  • Liquidado: El sistema marca la casilla automáticamente cuando se liquida con el botón “centro actual” para indicar que todos los contratos del centro de trabajo ya están liquidados.
  • Cerrado: Marque la casilla si desea que el campo de “días aplicados” no sea modificable.
  • Detalle: Escriba en este campo una observación o detalle del centro de trabajo.

Parámetros

Encontrará opciones de accesos directos a catálogos de nómina como Constantes, Conceptos, Contrato y Hoja de vida para crear, para realizar verificaciones y/o modificaciones en cualquiera de estas opciones.

NOTA. Las constantes y los Conceptos se explican en el catálogo de nómina; el Contrato y la Hoja de Vida se explican en  Catálogo de Terceros.

Liquidar

Contrato actual: seleccione el contrato y presione este botón para liquidar el contrato que desee.

Centro actual: seleccione el centro de trabajo y presione este botón para liquidar todos los contratos del centro de trabajo que desee.

Todos los centros: presione este botón para liquidar todos los contratos de los centros de trabajo al mismo tiempo.

 Contrato actual: presione este botón para eliminar la liquidación de un contrato seleccionado.

Totales de liquidación 

Totales: muestra el total de liquidación de un contrato seleccionado.

Total, liquidación centro de trabajo: muestra el total de liquidación del centro de trabajo seleccionado.

Total, liquidación: muestra el total de toda la nómina; es decir, de todos los centros de trabajo que estén liquidados.

1.1.1 Novedades de liquidación

En esta ficha se asignan las diferentes novedades de tipo devengado como deducido a liquidar en el periodo; como horas extras, bonificaciones, descuentos, etc.; es decir, novedades ocasionales ya que de lo contrario serian constantes de liquidación.  También puede importar novedades liquidadas o sin liquidar desde una hoja de cálculo (Excel).

Para ingresar las novedades del periodo por empleado, seleccione la opción Novedades:

Presione el botón adiciona para ingresar novedades a liquidar.

Presione el botón quita para retirar las novedades que se adicionaron y que no desee liquidar.

1.1.1.1 Importar novedades liquidas

Podrá darle uso a esta opción, si las novedades a relacionar ya se encuentran liquidadas en Excel y no necesita un parámetro de nómina para realizar el cálculo, como por ejemplo las horas extras; para las horas extras se importa el valor en pesos correspondiente a las horas adicionales que realizó el empleado, no el número de horas adicionales laboradas.

(Para este caso específicamente, deberá cambiar la clase “Horas extras/Tiempo suplementario” por la clase “Otros”  en los conceptos de nómina de horas extras, ya que si no se realiza este cambio el sistema tomará el valor en pesos que se importará como número de horas adicionales)

Posteriormente, seleccione la opción aceptar en donde el sistema validará el Nit, numero de contrato y código del concepto a importar, si está correcto el sistema pasará validación, de lo contrario emitirá una alerta de error.

Presione la opción “Sí” para importar las novedades y cierre la ventana de café editor, luego liquide el contrato o centro de trabajo para cargar los valores liquidados.

Presione este botón para ver la estructura del archivo de novedades a liquidar.

Interpretación:

  • Identificación c (12): En la columna A, digite los números de cédula del empleado con formato de celda texto y ancho de columna 12.
  • Contrato c (12): En la columna B, digite los números de contrato del empleado con formato de celda texto y ancho de columna 12.
  • Concepto c (3): En la columna C, digite los códigos de los conceptos a importar con formato de celda texto y ancho de columna 3.
  • Valor n (14,4): En la columna D, digite el valor a liquidar o liquidado con formato de celda número, ancho de columna 14 y posiciones decimales 4. (Si va a importar horas extras a liquidar entonces digite en esta columna el número de horas a liquidar y no el valor liquidado).
  • Horas n (7,2): En la columna E, digite el número de horas a liquidar o liquidado con formato de celda número, ancho de columna 14 y posiciones decimales 4.

Ejemplo de una hoja de cálculo con novedades de horas extras a importar:

  • En el primer ejemplo, notamos que en la casilla D, se digita el valor de las horas si las desea importar liquidadas.
  • En el segundo ejemplo, en la misma casilla D, si desea puede digitar el número de horas, para que después de realizar la importación se liquide con base en los parámetros del sistema.

1.1.1.2 Importar novedades para liquidar

Utilice esta opción si las novedades en excel la va a liquidadar y necesita de un parámetro de nómina para su cálculo como salud, pensión, horas extras, etc.

Presione este botón para importar novedades a liquidar y guardado como tipo: Texto con formato (delimitado por espacios). Para esta estructura la columna de “concepto” debe estar con formato de celda texto y las demás columnas con formato de celda general.

Presione este botón para relacionar los conceptos de nómina a importar y que sean equivalentes a los conceptos de la nómina café.

Presione para borrar las novedades de todos los contratos del periodo actual.

Una vez liquidada la nómina con sus respectivas novedades presione el botón grabar. (Al grabar el comprobante, la liquidación de la nómina queda contabilizada).

1.2 Incapacidades

Para registrar una incapacidad  seleccione el botón nuevo y diligencie los siguientes campos:

  • No. Radicación: Digite el número de radicación de la incapacidad, o puede asignar un numero aleatorio.
  • Tipo de Incapacidad: Seleccione el tipo de incapacidad a liquidar que puede ser: enfermedad general, prorroga enfermedad general, licencia de maternidad o paternidad y enfermedad profesional.
  • Contrato: Deberá filtrar y seleccionar la persona a la cual le registrará la incapacidad.
  • Días de incapacidad: Digite el número de días de la incapacidad.
  • Días a cargo de la empresa: el sistema le asigna automáticamente 2 días para incapacidad por enfermedad general y 1 día para incapacidad enfermedad profesional.
  • Fecha de inicio: digite la fecha de inicio la incapacidad.
  • Concepto empresa: En este campo deberá seleccionar el concepto de nómina que corresponde a la empresa, como puede ver en la imagen anterior.
  • Concepto fondo: Relacione el concepto del fondo EPS, el cual también estará creado en los conceptos de nómina.

Cálculo de base de liquidación:

Permite tomar un rango de fechas en donde ha sido liquidado el contrato en la nómina periódica de manera que el sistema asigne automáticamente la base de cálculo para liquidar la incapacidad. (Esta opción funciona si el concepto de incapacidad a liquidar tiene base de cálculo en el catálogo de conceptos de nómina; de lo contrario no asigna base de cálculo).

  • Periodo desde: seleccione un periodo en el cual el contrato ha sido liquidado para tomar como base de cálculo.
  • Periodo hasta: seleccione un periodo en el cual el contrato ha sido liquidado para tomar como base de cálculo.
  • Base de cálculo: El sistema lo asigna automáticamente si ha seleccionado un rango de fechas para el cálculo de base de liquidación o puede digitar el valor del salario del empleado manualmente para la base de cálculo.
  • Calcular: Presione para que el sistema calcule el valor correspondiente al fondo y a la empresa

Valor de incapacidad

El sistema asignará en cada campo el valor correspondiente a la empresa y al fondo.

Pagos realizados por nómina:

Deberá relacionar el periodo de nómina en el cual se verá reflejada la incapacidad registrada. Seleccione la opción adicionar y diligencie los campos como lo muestra la imagen.

  • Días fondo: Digite el número de días de incapacidad que le corresponde a la EPS o ARP en el periodo de nómina a liquidar. (El sistema trae el valor correspondiente)
  • Fecha desde: digite le fecha de inicio del periodo de nómina a liquidar.
  • Fecha hasta: digite le fecha final del periodo de nómina a liquidar.

Nota. La fecha desde y la fecha hasta son los que corresponden al periodo de nómina en donde se verá reflejada la incapacidad y no a las fechas de duración de la incapacidad.

Una vez haya finalizado el diligenciamiento de la incapacidad, seleccione la opción grabar, y cuando ingrese a la nómina correspondiente y liquide el empleado verá la incapacidad.

1.3 Autoliquidación

El sistema genera la información requerida para la planilla integrada de aportes a la seguridad social de acuerdo a la resolución 1747 de mayo 21 de 2.008.

Se muestra la siguiente ventana:

Seleccione Nuevo, digite el año y mes que desea procesar en la autoliquidación y después seleccione aceptar. 

Se verá reflejada la siguiente ventana:

Periodo: El  sistema asigna automáticamente el año y mes a procesar.

Filtrar periodos: Presione este botón para filtrar el periodo en donde se encuentran los comprobantes a procesar.

Marque en la casilla los documentos de nómina que incluirá en el proceso de autoliquidación; es importante tener en cuenta que si los periodos de nómina son quincenales, se marcaran varios comprobantes, dependiendo lo realizado en el mes, como liquidación de vacaciones o liquidaciones finales, las cuales también entrarían a ser parte de este proceso.

Procesar: Presione este botón para generar la autoliquidación de aportes a la seguridad social

1.3.1 Ficha egreso

En esta ficha se realiza el pago de la autoliquidación una vez diligenciada, procesada y presentada a los diferentes operadores.  Presione el botón global y seleccione el tercero al cual se le realizará el pago, luego seleccione la opción elegir:

Seleccione el comprobante a utilizar

Posteriormente, la opción elegir para generar el comprobante de pago como lo muestra la imagen:

1.3.2 Ficha autoliquidar

1.1.1         

En esta ficha refleja la información generada al presionar el botón procesar para verificar, modificar y validar su contenido.

Las novedades de autoliquidación, se procesan siempre y cuando estén registradas en la hoja de vida de cada empleado

Presione este botón si desea adicionar un registro.

Presione este botón si desea eliminar un registro.

Presione este botón para cambiar las bases de liquidación:

Digite el valor del ingreso base de cotización a cambiar y pulse el botón aceptar

Al habilitar esta opción, se verá reflejada la siguiente ventana para digitar el nuevo valor del ingreso base de cotización a cambiar y luego presione el botón aceptar para realizar el cambio.

Presione este botón para proyectar autoliquidación cuando los valores sean 0 sin tener novedades de retiro, ingreso o suspensión. (La proyección se hace con el IBC de un salario mínimo).

Presione este botón para proyectar días; por ejemplo, las catorcenas que dan 28 días de liquidación, entonces se les proyecta dos días más para los 30 días.

Digite el número de días que tiene el periodo para proyectar y pulse aceptar.

Digite el número de días a proyectar y seleccione aceptar.

Verifique que los datos estén correctos y proceda a diligenciar la parte inferior de la planilla:

Sucursal: Seleccione la sucursal si la forma de presentación es sucursal de lo contrario seleccione la sucursal uno.  (La sucursal uno es la que asigna por defecto el sistema al crear un contrato).

Forma de presentación: Seleccionela forma de presentar la planilla integrada que puede ser:

  • Único (U): Cuando el aportante no tenga más de veinte (20) sucursales, o no cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola planilla integrada de liquidación de aportes.
  • Consolidado (C): Cuando el aportante tenga más de veinte (20) sucursales, o cuente con sucursales en más de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola planilla integrada de liquidación de aportes, donde registre la totalidad de los cotizantes de todas las sucursales.
  • Sucursal (S): Cuando el aportante decida presentar la planilla integrada de liquidación de aportes por cada sucursal.  Los vencimientos para el pago de los aportes son los que le corresponderían si la presentación fuera Única o Consolidado.
  • Dependencia (D): Aplica únicamente para las entidades estatales, del nivel central o territorial, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economía mixta u otras de carácter público que teniendo un solo número de NIT, paguen sus nóminas en forma separada por dependencia. Las entidades señaladas anteriormente deberán en el mes anterior a la utilización de esta forma de presentación, informar esta circunstancia a su operador de información, incluyendo la relación de la totalidad de las dependencias que se incluirían en esta forma de presentación, para lo cual deberán allegar una relación de todas las dependencias y sus códigos, que deberán ser consecutivos y no podrán repetirse. Sólo podrá utilizarse esta forma de presentación, una vez el operador de información comunique a la entidad que ha informado esta circunstancia y a la totalidad de los operadores de información habilitados en este esquema de pago y que éstos han confirmado la recepción de dicha información. El código D sólo podrá utilizarse para el pago correspondiente del mes siguiente, a aquel en el cual se surtió este procedimiento.

Tipo de planilla: Seleccione el tipo de planilla que puede ser E, A, Y:

E – Planilla Empleados Empresas: Seleccione este tipo si el aportante tiene como mínimo un empleado o cotizante y que los empleados o cotizantes no sean del servicio doméstico, independientes, independientes agremiados o asociados o beneficiarios del fondo de solidaridad pensional.  (Este tipo de planilla es considerada como la planilla principal).

A – Planilla Empleados Adicionales: Seleccione este tipo si el aportante tiene como mínimo un empleado o cotizante y que por razones operativas no haya incluido en su planilla tipo E los cotizantes que ingresaron a su nómina en los últimos 7 días comunes del mes calendario anterior al que se está realizando el pago. 

Los empleados o cotizantes no pueden ser del servicio doméstico, independientes, independientes agremiados o asociados o beneficiarios del fondo de solidaridad pensional.

La Planilla tipo A, sólo podrá ser presentada en el mismo operador ante el cual se realizó la Planilla tipo E para el mismo período.  El operador de información debe validar siempre que se le presente una planilla tipo A que efectivamente ya se hubiere pagado la Planilla tipo E.  El aportante podrá presentar máximo una planilla tipo A por cada periodo y ésta sólo se recibirá por el Operador de Información hasta el quinto (5º) día hábil del mes presente, siempre y cuando el aportante ya haya pagado la planilla tipo E para el mismo periodo.

Y – Planilla Independientes Empresas: Seleccione este tipo si el aportante tiene como mínimo un empleado o cotizante, sólo en el caso que el aportante, además de las cotizaciones de sus empleados esté pagando las cotizaciones de trabajadores independientes con los que tenga contrato de prestación de servicios o sean los cotizantes vinculados a la empresa como agremiado o asociado, para este caso el TIPO DE APORTANTE debe ser una agremiación u asociación.  Los cotizantes solo pueden ser independientes o independientes agremiados o asociados.

El aportante podrá presentar máximo una planilla tipo Y por cada periodo y ésta se recibirá por el Operador de Información previa la verificación del pago de la Planilla E para el mismo periodo, si es que el aportante está obligado a presentar este tipo de planilla.

No. De radicación: Digite el número 1 para que el operador al recibir el archivo plano asigne un número.

Código del operador: Digite el número 1 para que el operador al recibir el archivo plano asigne el código correspondiente de cada operador.

Fecha de proceso: El sistema automáticamente asigna la fecha que tiene en el equipo o digité la fecha en que realizará el pago.

Generar plano: Presione este botón para generar el archivo plano en donde le mostrara la siguiente ventana y luego presione el botón cerrar; el archivo plano queda guardado en la carpeta gestión de café.

Excel: Presione este botón para exportar la información del archivo generado a Excel.

Validar: Presione este botón para validar la información y realizar redondeos de los IBC al mil más cercano y los valores calculados al cien más cercano como lo exigen los operadores.

Diferencia: Presione este botón para generar a Excel un comparativo entre la información liquidada en nómina con el pago realizado a los operadores.

Colocar 73001 en la ciudad de la caja: Marque la casilla para que al generar el archivo el sistema asigne el código de la ciudad autorizado para la Caja de Compensación Familiar.

Presione el botón grabar para guardar la autoliquidación.

1.4 Liquidaciones especiales

En este proceso se realizan liquidaciones de prima semestral, vacaciones, liquidación final y primas extralegales de vacaciones y  navidad.  Es importante recalcar que el sistema realiza estas liquidaciones especiales según liquidaciones de la nómina periódica.

Seleccione el tipo de liquidación que desea realizar y el documento en el cual se ejecutará el proceso.

1.4.1 Prima semestral

Seleccione la opción prima semestral, luego presione el botón Nuevo y seleccione el comprobante a utilizar que debe estar creado previamente en el catálogo de comprobantes.

Presione el botón elegir y diligencie los siguientes campos:

Número de liquidación: digite el periodo de liquidación en su formato, mes (dos caracteres), día (dos caracteres), año (cuatro caracteres).

Cabe resaltar, que para liquidar primas semestrales se debe digitar el periodo completo del semestre, para efectos del primer semestre la fecha sería desde el día uno del mes enero del año a liquidar hasta el día 30 del mes junio del año a liquidar, para el segundo semestre la fecha seria desde el día 01 de Julio del año a liquidar hasta el día 31 de diciembre del mismo año.

Incluir transporte cuando existan incapacidades: Marque la casilla para que el sistema tenga en cuenta el auxilio de transporte que no se liquidó en la nómina periódica por incapacidades.

Días aplicados: El sistema asigna automáticamente los días a liquidar según el periodo de liquidación creado; si desea liquidar primas y no tiene todos los 180 días liquidados en la nómina periódica como por ejemplo en las nóminas quincenales en la cual la prima se cancela en la primera quincena y no se ha liquidado la segunda quincena entonces puede proyectar los días que falten; digite en el campo días aplicados el número de días liquidados en la nómina periódica y digite en el campo días adicionales el número de días faltantes para completar el semestre; el sistema calcula un sueldo promedio según lo liquidado en las nóminas periódicas y liquida aplicando la fórmula de prima.

Revisión: Presione este botón para generar a Excel el detalle de la liquidación de prima semestral, siempre y cuando la prima ya esté grabada.

Ficha Liquidación: El sistema realiza una sumatoria de todo el valor liquidado en la nómina periódica de los conceptos que se hayan parametrizado en la base para liquidar prima y divide el valor total de la sumatoria por el número de días liquidados en la nómina para calcular el valor del día; a este valor lo multiplica por 30 para calcular el valor del sueldo promedio; una vez calculado el sueldo promedio lo multiplica por el número de días trabajados o liquidados en la nómina periódica y lo divide entre 360 para calcular el valor de prima semestral a pagar.

Nota: Para los demás campos ver liquidación periódica de procesos de nómina.

1.4.2 Vacaciones

Seleccione la opción vacaciones, después seleccione el comprobante a usar.

Presione el botón elegir y diligencie los siguientes campos:

Número de liquidación: digite el periodo de liquidación en su formato año (un carácter), mes (dos caracteres), día (dos caracteres).  Es de aclarar, que para liquidar vacaciones se debe digitar un periodo que sea dentro del mes para presentar planilla integrada de aportes con el fin de que al generar la autoliquidación se tenga en cuenta los aportes de seguridad social y parafiscal liquidados en las vacaciones.

Fechas

Inicio contrato: Lo refleja el sistema automáticamente según los datos que estén registrados en el contrato de la hoja de vida.

Terminación contrato: Lo refleja el sistema automáticamente según los datos que estén registrados en el contrato de la hoja de vida.

Vacaciones pagas hasta: Lo asigna el sistema automáticamente según los datos que estén registrados en el contrato de la hoja de vida.  Cada vez que se liquide vacaciones el sistema actualiza la fecha y si necesita liquidar nuevamente las vacaciones que ya se hayan liquidado y grabado debe cambiar esta fecha.

Nuevas vacaciones pagas: Lo asigna el sistema automáticamente según los datos que estén registrados en el contrato.

Inicio disfrute: El sistema le asigna la fecha de inicio al disfrute de vacaciones según la fecha actual del equipo; pero el usuario puede digitar la fecha que necesite.

Días a aplicar: El sistema le asigna por defecto 15 días hábiles y también es modificable.

Retorno disfrute: Lo asigna el sistema automáticamente de acuerdo a la relación de festivos del catálogo de nómina y si en el contrato está marcado el sábado como día laboral.

Ficha Liquidación: El sistema liquida sobre el sueldo que esté devengado al momento de liquidar las vacaciones y para las provisiones de seguridad social y prestaciones sociales y parafiscales, el concepto de vacaciones liquidadas debe estar incluido en la base de liquidación de cada uno de los conceptos provisionados.

1.4.3 Liquidación final

Seleccione la opción liquidación final, posteriormente elija el documento que se usará para correr el proceso, el comprobante a usar debe estar creado previamente en el catálogo de comprobantes. 

Presione el botón elegir y diligencie los siguientes campos:

Número de liquidación: digite el periodo de liquidación en su formato año (un carácter), mes (dos caracteres), día (dos caracteres). Es de aclarar, que para liquidación final no es necesario digitar las fechas de inicio y terminación de contrato, sino del mes en que se liquida hasta el día de terminación de contrato o del mes.

Fechas

Inicio contrato: Lo asigna el sistema automáticamente según los datos que estén registrados en el contrato de la hoja de vida.

Terminación contrato: Lo asigna el sistema automáticamente según los datos que estén registrados en el contrato de la hoja de vida.

Liquidación: Digite una fecha igual o superior al día final en donde se liquidó la última nómina.  Por ejemplo: si un contrato termina el día 21 de octubre de 2019, en la nómina periódica del 01 de octubre al 30 de octubre se liquidan 21 días y al liquidar el contrato la fecha de liquidación será el día 30 de octubre o una fecha superior y no el día 21 de octubre; de lo contrario no se tendrán en cuenta para la liquidación los 21 días liquidados en octubre.

Días: Lo asigna el sistema automáticamente según los días liquidados en la nómina periódica.

A descontar: digite el número de días a descontar y el sistema resta de la liquidación el valor de los días descontados.

No aplicar días a Intereses de Cesantías: Marque la casilla si desea que al liquidar intereses no aplique el número de días en la fórmula de liquidación.

Contrato Actual: Presione este botón para realizar la liquidación del contrato en donde le muestra el detalle de la liquidación:

Liquidación: Presione este botón para imprimir la liquidación del contrato.

1.4.4 Liquidación prima extralegal de vacaciones

Seleccione la opción prima de vacaciones, y elija el comprobante que usará para realizar el proceso de liquidación.

Presione el botón elegir y diligencie los siguientes campos:

Número de liquidación: El sistema diligencia este campo teniendo en cuenta el periodo de liquidación.

Ficha Liquidación: El sistema liquida según las bases y porcentajes asignados en el concepto de prima de vacaciones liquidadas de tipo devengado.

Nota. Para los demás campos ver liquidación periódica de procesos de nómina.

1.4.5 Liquidación prima extralegal de navidad

Seleccione la opción liquidación prima de navidad y el documento correspondiente en el cual se liquidará el concepto.

Una vez haya elegido el comprobante, deberá diligenciar los siguientes campos:

Número de liquidación: El sistema diligencia este campo teniendo en cuenta el periodo de liquidación.

Ficha Liquidación: El sistema liquida según las bases y porcentajes asignados en el concepto de prima de vacaciones liquidadas de tipo devengado.

Nota. Para los demás campos ver liquidación periódica de procesos de nómina.

1.4.6 Bonificaciones semestrales

Para realizar la liquidación de este concepto seleccione la opción Bonificaciones semestrales y por consiguiente el comprobante a usar para correr el proceso.

Una vez haya ingresado al documento deberá diligenciar los siguientes campos:

Número de liquidación: El sistema diligencia este campo teniendo en cuenta el periodo de liquidación.

Ficha Liquidación: El sistema liquida según las bases y porcentajes asignados en el concepto de prima de vacaciones liquidadas de tipo devengado.

1.4.7 Bonificación por servicios prestados

Para realizar la liquidación de este concepto seleccione la opción Bonificaciones semestrales y por consiguiente el comprobante a usar para correr el proceso.

Una vez haya ingresado al documento deberá diligenciar los siguientes campos:

1.5 Borrar novedades de liquidación

El proceso de borrar novedades de liquidación cumple con la funcionalidad de limpiar novedades ingresadas en las nóminas de años anteriores. Sin embargo, se hace necesario que antes de correr este proceso se realice copia de seguridad y se valide con el área de soporte.

Encontrará dos opciones adicionales para realizar el proceso:

Borrar novedades de autoliquidación: Al correr este proceso el sistema consultará aquellas novedades innecesarias y repetidas que se encuentren en las planillas de autoliquidación.

Borrar novedades repetidas: Este proceso consultará novedades de nóminas repetidas e innecesarias.

1.6 Liquidación de cesantías/Intereses

Este proceso le permitirá realizar el paso de saldos de la cuenta 26 a la cuenta 25 a final de año

Al ingresar, deberá seleccionar nuevo y asignar el nombre del documento.

Una vez haya asignado el nombre del documento y seleccionado aceptar, se habilitará la siguiente ventana, en donde encontrará las opciones Cesantías/Intereses/Vacaciones, en donde en cada punto deberá realizar el siguiente proceso:

  • Periodo: Relacione el periodo anual en el cual se correrá el proceso del traslado de los saldos. Ej. Desde: 01/01/2018 Hasta: 12/31/2019
  • Cta. Cesantías (CR): deberá relacionar la cuenta de provisión de cesantías.
  • Cta. Ajuste (CR): Relacione la cuenta de ajuste al crédito.
  • Cta. Ajuste (DB): Relacione la cuenta de ajuste al débito.
  • Cta. Consolidado (CR): Relacione la cuenta del consolidado a la cual se traerá el saldo de la provisión, y quedaría el valor a pagar.

Una vez haya diligenciado la información anterior, seleccione la opción procesar encontrada en la parte superior derecha; al elegir este campo se cargará la información de los empleados, con sus valores provisionados.

En la parte superior de la ventana encontrará una serie de opciones las cuales le permitirán acceder rápidamente al contrato, hoja de vida o llevar la información a Excel.

Al verificar que los valores de los empleados se encuentren en orden, seleccione la opción «Causar» para generar el comprobante con los movimientos correspondientes.

En el documento llevará la imputación contable a ser afectada, finalmente, seleccione grabar y quedará causada la cuenta por pagar para cesantías.

1.7 Comprobante de ajuste oficial

Este proceso se utiliza cuando después de liquidada la nómina periódica se necesite cambiar los Nit registrados y contabilizados a los terceros de fondos de seguridad social y parafiscal por el Nit del empleado con el fin de establecer el presupuesto asignado por cada funcionario en las entidades públicas.

Seleccione la opción, comprobante de ajuste oficial de procesos de nómina y se mostrará la siguiente ventana:

Seleccione la opción filtrar periodos para seleccionar el comprobante de nómina liquidado que desea procesar y genere el comprobante seleccionando generar nota en donde le mostrará la siguiente ventana:

Seleccione el comprobante a utilizar y marque la opción elegir.  El sistema realiza el proceso de cambio de cuentas y de Nit de los fondos de seguridad social y parafiscal contabilizados en la nómina por el Nit del empleado y las cuentas parametrizadas en la ficha oficial del catálogo de conceptos como lo muestra la imagen: