Quienes somos

Comercialmente conocida como tarjeta regalo; por medio de este comprobante, se realiza el registro de la expedición de este tipo de obsequio, en el cual se recibe en efectivo un valor que puede ser utilizado más adelante como una forma de pago para algún artículo vendido o servicio prestado. Se encuentra por la ruta: Movimientos/ Punto de Venta POS/ Bonos – Tarjeta prepagada.

Parametrización previa

1. Catalogo plan de cuentas: El código contable a utilizar como contrapartida al crédito del efectivo recibido, deberá estar marcado con los parámetros “Requiere y acumula saldos por terceros”, “Requiere y acumula saldos por documento relacionado”, “No acumular saldos por tercero” y “No validar documento afectado”. Ruta de ingreso: Archivos / Catalogo Plan de Cuentas.

2. Definición: El código contable designado anteriormente, deberá parametrizarse en el campo saldo en tarjetas prepagadas (CR). Ruta de ingreso: Archivos / Catalogo Plan de Cuentas/Herramientas/ Definición de cuentas/ Comerciales/ Saldo en tarjetas prepagadas (CR).

3. Catalogo Formas de pago: El código contable designado anteriormente, deberá habilitarse como una forma de pago y estar marcado como “Bonos tarjetas prepago (numerado)” en la columna tipo, y estar habilitada en los tipos de comprobantes en que puede ser utilizada la tarjeta prepagada. Ruta de ingreso: Archivos / Catalogo Formas de Pago.

4. Catalogo Tipos de comprobantes: Para el registro de esta transacción, se deberá habilitar el comprobante a utilizar en el respectivo catálogo, utilizando el botón nuevo y eligiendo como clase “Bono o Tarjeta Prepagada”. Ruta de ingreso Archivos / Catalogo Formas de Pago.

Utilización de Documento

Ruta de acceso: Movimientos/ Punto de Venta POS/ Bonos – Tarjeta prepagada.

Se diligencian la totalidad de los campos incluidos en el comprobante. Para este ejemplo el consecutivo interno del sistema será el número 3 y el externo (el que puede ser digitado al momento del registro) el 55. Estos dos consecutivos pueden el mismo o diferentes, sin embargo, se recomienda que sea el mismo.

La contabilización del documento consistirá en debitar la cuenta de la forma de pago utilizada, para este ejemplo la caja, y acreditar la cuenta designada como contrapartida en la parametrización.

Al momento de facturar en POS, se deberá usar el botón Bonos/tarjetas; seguidamente, seleccionar si buscarlo por el numero interno que es el consecutivo automático que lleva el sistema o el numero externo.

Al momento de seleccionar la tarjeta, indicará el saldo y se deberá escribir el valor de la redención de la misma en caso de que no sea total. Luego al momento de usar damos clic el botón salir ubicado en la parte inferior derecha del recuadro, la forma de pago se visualizará como aplicada.

Pagos cuentas por pagar

Para realizar el registro de pago de obligaciones previamente causadas:

Seleccione Movimientos/Comprobante de egreso o CTRL+E

Encabezado: Seleccione fecha, tercero, detalle y forma de pago.

Contenido: Pulse el botón y seleccione los documentos a cancelar:

Al Adicionar el comprobante a cancelar, indique opciones para el cálculo de retenciones y descuentos. El sistema calculará el pago neto que corresponde al valor efectivamente pagado al proveedor (menos descuentos y retenciones).

Por lo tanto, si se realiza un abono, solo se deberá modificar el pago neto.

Se agrega el registro y se repiten los pasos si se desean adicionar más comprobantes al pago.

Una vez se termina la adición de comprobantes a cancelar, se pulsa el botón grabar..

El comprobante, se podrá observar por pantalla o imprimir directamente a la impresora seleccionada.

NOTA: Si al momento del pulsar el botón CXP no aparece el documento a pagar, verifique:

  • Que exista un documento causado en el sistema, afectando esa cuenta.
  • Que los saldos estén debidamente actualizados.
  • Que la cuenta contable en la cual está el saldo, tenga el parámetro requiere y acumula saldos por documento relacionado.
  • Que la cuenta contable en la cual está el saldo, este afectada por una forma de pago de tipo Cuentas por pagar.

Pagos otros conceptos

Para realizar el registro de pago de conceptos que no había sido causados:

Encabezado: Seleccione fecha, tercero, detalle y forma de pago

Contenido: Es posible utilizar:

  • Botón Adiciona: Permite adicionar un registro. Se debe indicar la cuenta a utilizar para la imputación contable. Adicionar los necesarios.
  • Botón Cpto: Permite seleccionar concepto predefinido (Ver Generalidades en transacciones)

Una vez se termina la adición de registros, se pulsa el botón grabar.

El comprobante, se podrá observar por pantalla o imprimir directamente a la impresora seleccionada.

Es un documento soporte el cual nos permite registrar servicios y artículos adquiridos, este es emitido por el comprador. A continuación, se explicará detalladamente las opciones que se manejan en el comprobante.

Ruta para elaboración de comprobante:

Debe ingresar al menú movimientos y seleccionar Compra/causacion de servicios:

El comprobante se compone de la siguiente estructura:

Encabezado

  • Fecha: Indicar la fecha contable del documento. En SysCafé las fechas tienen formato MM/DD/AAAA
  • Proveedor: Seleccionar el proveedor.
  • Detalles: Describa el detalle o concepto del comprobante.
  • No. Ext: Si se tiene un consecutivo en un documento provisional o de origen externo indíquelo aquí.
  • Desde: Es la casilla desde donde se llama la orden de compra realizada para cruzarlo en la factura.

Contenido

Inventarios/servicios

  • Referencia: Se adiciona la referencia del artículo.
  • Detalle: El sistema toma el nombre del artículo.
  • Und/pres: Es la unidad de presentación del artículo unidad, caja, paquete.
  • Cant: Se registra la cantidad de unidades compradas.
  • Valor bruto: Este valor hace referencia al primer costo que nos brinda el proveedor antes de cualquier cambio.
  • Dto: Se adiciona el porcentaje de descuento si aplica.
  • Costo unitario: Es el campo donde puede digitar el costo real acordado en la factura de compra con el proveedor.
  • Total: Se muestra el total de las cantidades compradas por el costo unitario.
  • %IVA: Se muestra el porcentaje de IVA registrado en el catálogo de artículos de las referencias.

Barra menú en transacciones

  • Adiciona: Permite adicionar nuevo registro en los detalles.
  • Quita: Seleccione de los detalles el registro y pulse este botón para quitarlo de allí.
  • Busca: Permite buscar los artículos.
  • Cpto: Si se desea utilizar los conceptos de ingresos o egresos previamente parametrizados. (Para habilitar conceptos ver Conceptos de ingresos y egresos).
  • FPago: Debe seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos, cuentas por pagar etc.
  • Plazo: Si la forma de pago seleccionada es cuentas por pagar a proveedores puede registrar el plazo otorgado en días.

El comprobante de la factura de compra muestra el subtotal, IVA, retenciones y valor total.

Otros conceptos

Es una pestaña del comprobante de la factura de compra que sirve para realizar registros de contables de ajustes.

Barra de menú

  • Adiciona: Permite adicionar nuevo registro en los ítems.
  • Quita: Seleccione de los ítems el registro y pulse este botón para quitarlo de allí.
  • Cpto: Si se desea utilizar los conceptos de ingresos o egresos previamente parametrizados. (Para habilitar conceptos ver Conceptos de ingresos y egresos).
  • CxC / CxP: Si desea cruzar cuentas con documentos relacionados utilice esta opción. (Para más detalles, ver Recaudo de Cartera o Pago proveedores).
  • Excel: Permite exportar e importar los registros a plantilla de Excel.
  • IMPTO: Registro especial de impuesto en imputaciones contables manuales.
  • PgTer: Se utiliza para registrar un IVA como mayor valor del costo o gasto o cuando el registro no es deducible en renta. Se verá reflejado en la generación de la información exógena.

Consiste en reversar lo que previamente habíamos realizado en la factura de venta POS.

Movimientos / Punto de venta POS / Devolución POS o con la tecla F11

Al dar clic en el botón  se habilita la herramienta cruce de ítems la cual permite afectar la factura correspondiente.

Cruce ítems

  • 1. Cuando se cambia el tipo de cruce a mostrar:

    a. Solo puede haber un tipo seleccionado.
    b. Cada vez que se cambie se debe pulsar consultar.
  • 2. En el campo inferior donde se detallan los ítems:

    a. Permite ordenar por algunas columnas (Ver los que tienen flecha azul).
  • 3. La opción permite sel. Cantidad a pasar el sistema activa columna pasar y allí se registra el parcial a pasar en cada ítem; Permite hacer más rápido el proceso de cruce cuando son parciales.
  • 4. El botón ver columnas parciales con el fin de que pueda conocer los parciales ya cruzados. Y el sistema controla el saldo a pasar, con la operación cant-parcial y esa es la cantidad máxima que permite pasar. También, puede modificar el parcial manualmente en caso de que se hayan realizado modificaciones que lo alteren.

    NOTA: En el momento en que se descruza el documento, los parciales se restablecen al original del documento origen.
  • 5. También podrá visualizar el saldo en inventario del ítem.

Por medio este visor, se puede analizar y consultar los saldos de las tarjetas regalos expedidas. Se encuentra por la ruta: Movimientos/ Punto de Venta POS/ Examinar Bonos – Tarjetas prepagadas.

Explicación filtros

  • Fecha de emisión: El filtro se guiará según la fecha de causación del comprobante, en el formato (MM/DD/AAA).
  • Fecha de expiración: El filtro se guiará según la fecha de expiración digitada al momento de registrar el bono en el sistema.
  • No. Externo: Permite realizar el filtro, según un rango del consecutivo externo. También puede ser utilizado para consultar un solo bono en específico al digitar el mismo número tanto en el campo desde como hasta.
  • Valor prefijado: Permite realizar el filtro según un rango de valor en el monto inicial fijado en las tarjetas.
  • Saldo: Permite realizar el filtro a través de un rango en el valor del saldo.
  • Saldo inferior al valor inicial: Por medio de esta opción, el visor permitirá visualizar aquellos bonos utilizados parcialmente.

Cancelar saldos

Este botón permite generar una nota de contabilidad en la cual cancela (debita) los saldos de las tarjetas prepagadas seleccionadas.

Es el documento soporte donde el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al beneficiario del servicio el cual hace constar la adquisición y entrega de un producto.

Movimientos / Punto de venta POS / Facturación POS o con la tecla F9

  • Adiciona: Habilita ítem para registrar la referencia y/o producto a facturar. (1)
  • Quita: Elimina ítem habilitado con el botón Adiciona. (2)
  • Busca: Apertura el catálogo de artículos. (3)
  • Buscar cliente: Apertura el catálogo de terceros. (4)
  • Forma de pago: Permite seleccionar la forma de pago. (5)
  • Grabar: Permite guardar documento. (6)
  • Métodos abreviados: Teclas abreviadas para agiliza el proceso de facturación. (7)
  • Herramientas: Habilita procesos adicionales los cuales pueden ejecutarse en la facturación pos. (8)
  • Monedero K: Apertura el cajón monedero. (9)
  • Reimprime: Una serie de opciones que permite reimprimir documentos ya grabados. (10)

Con el fin de facilitar el aprendizaje del uso de nuestra herramienta, a continuación, enumeramos algunas características que se encuentran en la mayoría de los pantallazos para la elaboración de la factura de venta. Ingresando a la pestaña movimientos podemos seleccionar el comprobante que vamos a realizar.

Ruta para elaboración de comprobante:

Debe ingresar al menú movimientos y seleccionar el comprobante:

Una vez seleccionado el comprobante el sistema lo abre en pantalla:

El comprobante se compone de la siguiente estructura:

Encabezado

  • Fecha: Indicar la fecha contable del documento. En SysCafé las fechas tienen formato MM/DD/AAAA.
  • Cliente: Seleccionar el cliente.
  • Vendedor: Vendedor de las referencias.
  • Detalles: Describa el detalle o concepto del comprobante.
  • No. Ext: Si se tiene un consecutivo en un documento provisional o de origen externo indíquelo aquí.
  • Desde: Es la casilla desde donde se llama el pedido o cotización realizada para cruzarlo en la factura.

Contenido

Inventarios/servicios

  • Referencia: Se adiciona la referencia del artículo.
  • Detalle: El sistema toma el nombre del artículo.
  • Und/pres: Es la unidad de presentación del artículo unidad, caja, paquete…
  • Cant: Se registra la cantidad de unidades vendidas.
  • Precio: Precio de venta de la referencia desde el catálogo de artículos.
  • Dto: Se adiciona el porcentaje de descuento si aplica.
  • Vr/Unitario: Es el campo donde puede digitar el precio de venta del artículo por unidad.
  • Total: Se muestra el total de las cantidades vendidas por el vr/unitario.
  • %IVA: Se muestra el porcentaje de IVA registrado en el catálogo de artículos de las referencias.

Barra menú en transacciones

  • Adiciona: Permite adicionar nuevo registro en los detalles.
  • Quita: Seleccione de los detalles el registro y pulse este botón para quitarlo de allí.
  • Busca: Permite buscar los artículos.
  • Kits: Permite buscar las referencias de los Kit de armados.
  • Precios (F5): Permite seleccionar la lista de precios para aplicarla a la factura.
  • FPago: Debe seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos, cuentas por cobrar etc.
  • Plazo: Si la forma de pago seleccionada es cuentas por cobrar a clientes puede registrar el plazo otorgado al cliente en días.

El comprobante de la factura de venta muestra el subtotal, IVA, retenciones y valor total.

Otros conceptos

Es una pestaña del comprobante de la factura de venta que sirve para realizar registros de contables de ajustes.

Barra de menú

  • Adiciona: Permite adicionar nuevo registro en los items.
  • Quita: Seleccione de los items el registro y pulse este botón para quitarlo de allí.
  • Cpto: Si se desea utilizar los conceptos de ingresos o egresos previamente parametrizados. (Para habilitar conceptos ver Conceptos de ingresos y egresos).
  • CxC / CxP: Si desea cruzar cuentas con documentos relacionados utilice esta opción. (Para más detalles, ver Recaudo de Cartera o Pago proveedores)
  • IMPTO: Registro especial de impuesto en imputaciones contables manuales
  • PgTer: Se utiliza para registrar un IVA como mayor valor del costo o gasto o cuando el registro no es deducible en renta. Se verá reflejado en la generación de la información exógena.

Es un documento contable en el cual se registra el ingreso de inventario de mercancía; estos ingresos por cualquier tipo y/o motivo diferente a una factura de compra.

Ruta: Movimientos / Inventario / Nota de inventario

  • Fecha: Se digita la fecha de causación del ingreso a realizar.
  • Detalle: Algún anexo (es opcional).
  • Tercero: Digite Nit/cedula de ciudadanía y/o nombre del solicitante o en su defecto de clic en el botón  para seleccionarlo del catálogo de terceros.
  • No Ext: Consecutivo externo informativo (es opcional).
  • Bodega origen: Seleccionar a la cual se va realizar el ingreso.
  • Cuenta: Corresponde a la contrapartida para la imputación contable.
  • Adiciona: Habilita ítem para registrar la referencia y/o producto a facturar.
  • Quita: Elimina ítem habilitado con el botón Adiciona.
  • Busca: Apertura el catálogo de artículos.
  • Kits: Permite seleccionar kits de armado el cual se compone de una o varias referencias para así dar su ingreso a su inventario.
  • Excel: Permite exportar el documento en una plantilla de Excel.
  • CCo – SCC: Permite relacionar un centro de costo y subcentro de costo.
  • Grabar: Permite guardar documento

Este documento permite él envió y/o traslado de la mercancía entre distintas bodegas dentro de la misma empresa.

  • Fecha: Se digita la fecha de causación del traslado a realizar.
  • Detalle: Algún anexo (es opcional).
  • Tercero: Digite Nit/cedula de ciudadanía y/o nombre del solicitante o en su defecto de clic en el botón para seleccionarlo del catálogo de terceros.
  • Bodega origen: Seleccionar la bodega en donde se encuentra la mercancía.
  • Bodega destino: Seleccionar la bodega a la cual se enviará la mercancía.
  • Adiciona: Habilita ítem para registrar la referencia y/o producto a facturar.
  • Quita: Elimina ítem habilitado con el botón Adiciona.
  • Busca: Apertura el catálogo de artículos.
  • Excel: Permite exportar el documento en una plantilla de Excel.
  • Kits: Permite seleccionar kits de armado el cual se compone de una o varias referencias para así dar su ingreso a su inventario.
  • Grabar: Permite guardar documento.

Esta herramienta brinda la opción de realizar la creación de un producto terminado con la disminución de materias primas, para así dejar mercancía disponible para la venta de aquel producto terminado, seguimos la siguiente ruta: Movimientos \inventarios \ notas/orden de producción

En la siguiente ventana debe digitar la fecha, detalle y tercero responsable (en muchos casos es la misma entidad, para nuestro ejemplo se usa SysCafé.)

Así como el campo bodega, el cual es importante diligenciarlo correctamente puesto que de ahí se realizará la salida de mercancía. Puede desplegar el menú para así seleccionarla.

Posteriormente, en el botón  selecciona el artículo que desee producir y la cantidad a producir

El sistema relaciona automáticamente las cantidades de materia prima (referencias base y necesarias para que el producto terminado quede disponible) cuando se digite manualmente las cantidades de producto terminado.

Se debe tener en cuenta que el costo total debe ser igual al de materia prima.

En la pestaña otros costos/contabilidad podrá realizar registros contables que permitirá aumentar el valor del producto.

Por ultimo debe dar clic en el botón grabar  para culminar con éxito la transacción.

Esta herramienta brinda la opción de poder descargar inventario del sistema, esto con el fin de facilitar la opción de bajas de inventario por cualquier motivo. Por lo cual se sigue la siguiente ruta: Movimientos\ inventarios \ salidas de inventario.

En esta ventana se debe seleccionar la fecha, el detalle y el tercero responsable (en muchos casos es la misma entidad, para nuestro ejemplo se usa Empresa prueba. Así como el campo bodega, el cual es importante diligenciarlo correctamente puesto que de ahí se realizará la salida de mercancía. Puede desplegar el menú para así seleccionarla.

Posteriormente, en el botón  selecciona el artículo que desee darle dicha salida. Al adicionar los ítems requeridos, el sistema le solicitará la cuenta salida en la columna CTA SALIDA, dicha cuenta servirá de contrapartida contable para el ajuste que el sistema debe hacer para el comprobante.

Como se puede apreciar, el comprobante arroja el valor de la mercancía y el valor del IVA. Por ultimo debe dar clic en el botón grabar  para culminar con éxito la transacción.

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos. Por tanto el diligenciamiento de esta nota es netamente contable.

Verificar que exista al menos un documento clase nota de contabilidad en el catálogo tipo de comprobantes.

Seleccione Movimientos/Nota de contabilidad o Ctrl+S

Ver Generalidades en transacciones para datos de encabezado y opciones en barra de menú.

Detalles

Las columnas habilitadas para este tipo de documento son:

C: De acuerdo al manejo de contabilidad multipropósito es posible determinar la imputación contable de cada registro para los libros financiero, fiscal o ambos.

Código PUC: Indica el código PUC al cual se imputará el registro.

Detalle: Describa el detalle del registro. Por defecto el sistema traerá el detalle utilizado en el encabezado.

Base: Si el código contable utilizado en el registro tiene asignado parámetro de cuenta de impuestos, solicitará la base del registro para su cálculo y lo guardará para que sea consultado en diferentes reportes.

Débito/Crédito: Indicar la naturaleza del registro. El sistema no permite registrar en los dos a la vez.

Nit tercero: Si el código contable utilizado en el registro tiene asignado el parámetro de requiere y acumula saldos, se habilitará esta columna y será obligatoria. El sistema no permite grabar la transacción hasta no asignar este dato. Cco: Si el código contable utilizado en el registro tiene asignado el parámetro de requiere y acumula saldos por centro de costo, se habilitará esta columna y será obligatoria. El sistema no permite grabar la transacción hasta no asignar este dato.

SCco: Si el centro de costo seleccionado tiene habilitado algún subcentro de costo, se habilitará esta columna y será obligatoria. El sistema no permite grabar la transacción hasta no asignar este dato.

Afecta: Si el código contable utilizado en el registro tiene asignado el parámetro de requiere y acumula saldos por documento relacionado, se habilitará esta columna y será obligatoria. El sistema por defecto asigna el documento actual en caso de no asignar un documento válido.

NOTA: Al terminar los registros de la transacción, verifique que hay sumas iguales. Sin esto, es sistema no permitirá grabar el documento.

Pulse Grabar para terminar la transacción. Lea atentamente los mensajes de validación (sólo se presentan si faltan datos). Indique Sí para terminar. Imprima en pantalla o en impresora según sea el caso.

Comuníquese con el departamento de soporte para la personalización del formato de impresión (en caso de requerirlo).

Es un documento que es utilizado para registrar cuentas por pagar en saldos iniciales, también nos permite aumentar el valor de la cartera a una factura de compra ya causada o causar algún registro pendiente.

Se encuentra por la ruta Movimientos/ Punto de Venta POS/ Examinar Bonos – Tarjetas prepagadas.

Información a diligenciar

  • Fecha: Se digita la fecha del documento en el formato MM/DD/AAAA (Mes/Día/Año).
  • Proveedor: Digite Nit/cedula de ciudadanía o nombre del solicitante en su defecto de clic en el botón Buscar para seleccionarlo del catálogo de terceros
  • Detalle: Algún anexo (es opcional)
  • No Ext: Si se tiene un consecutivo en un documento provisional o de origen externo indíquelo aquí.
  • F. pago: Debe seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos, cuentas por pagar etc.
  • Plazo: Si la forma de pago seleccionada es cuentas por pagar a proveedores puede registrar el plazo otorgado en días.

Barra de menú

  • Adiciona: Permite adicionar nuevo registro en los ítems.
  • Quita: Seleccione de los ítems el registro y pulse este botón para quitarlo de allí.
  • Impto: Registro especial de impuesto en imputaciones contables manuales.
  • PgTer: Se utiliza para registrar un IVA como mayor valor del costo o gasto o cuando el registro no es deducible en renta. Se verá reflejado en la generación de la información exógena.
  • Cpto: Si se desea utilizar los conceptos de ingresos o egresos previamente parametrizados. (Para habilitar conceptos ver Conceptos de ingresos y egresos).
  • Cxp: Si desea cruzar cuentas con documentos relacionados utilice esta opción. (Para más detalles, ver Recaudo de Cartera o Pago proveedores)

Consiste en reversar lo que previamente habíamos hecho en la contabilización de la factura.

Movimientos/nota crédito (devol. venta)

  • Fecha: Se digita la fecha del pedido.
  • Cliente: Digite Nit/cedula de ciudadanía o nombre del solicitante en su defecto de clic en el botón
  •  para seleccionarlo del catálogo de terceros.
  • Vendedor: Seleccione vendedor que toma y/o realiza pedido o el predeterminado por la entidad
  • Detalle: Algún anexo (es opcional).
  • No Ext: Consecutivo externo informativo (es opcional)Forma de pago: Opción que permite seleccionar el método de pago de la operación realizada una vez hayan sido determinadas por la entidad.
  • Afecta: Al desplegar se debe seleccionar el documento causado (factura de venta) al cual se le aplicara la devolución

Permite reversar o hacer cambios frente a lo que causo en la contabilización de la factura de compra devolviendo ya sean cantidades o valor del costo registrado en comprobante de compra.

Se encuentra por la ruta Movimientos/Nota debito (Devol. Compra)

Información a diligenciar

  • Fecha: Se digita la fecha del documento en el formato MM/DD/AAAA (Mes/Día/Año).
  • Proveedor: Digite Nit/cedula de ciudadanía o nombre del solicitante en su defecto de clic en el botón Buscar para seleccionarlo del catálogo de terceros
  • Detalle: Algún anexo (es opcional)
  • No. Ext: Si se tiene un consecutivo en un documento provisional o de origen externo indíquelo aquí.
  • Desde: Es la casilla desde donde se llama la factura de compra realizada para cruzarlo en la devolución.

Contenido

Inventario/Servicios

  • Referencia: Se adiciona la referencia del artículo.
  • Detalle: El sistema toma el nombre del artículo.
  • Und/pres: Es la unidad de presentación del artículo unidad, caja, paquete…
  • Cant: Se registra la cantidad de unidades a devolver.
  • Valor bruto: Este valor hace referencia al primer costo que nos brinda el proveedor antes de cualquier cambio.
  • Dto: Se adiciona el porcentaje de descuento si aplica.
  • Costo unitario: Es el campo donde puede digitar el costo real acordado en la factura de compra con el proveedor.
  • Total: Se muestra el total de las cantidades compradas por el costo unitario.
  • %IVA: Se muestra el porcentaje de IVA registrado en el catálogo de artículos de las referencias

Barra menú en transacciones

  • Adiciona: Permite adicionar nuevo registro en los detalles.
  • Quita: Seleccione de los detalles el registro y pulse este botón para quitarlo de allí.
  • Busca: Permite buscar los artículos.
  • Cpto: Si se desea utilizar los conceptos de ingresos o egresos previamente parametrizados. (Para habilitar conceptos ver Conceptos de ingresos y egresos).
  • FPago: Debe seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos, cuentas por pagar etc.
  • Plazo: Si la forma de pago seleccionada es cuentas por pagar a proveedores puede registrar el plazo otorgado en días.

El comprobante de la factura de compra muestra el subtotal, IVA, retenciones y valor total.

Otros conceptos

Es una pestaña del comprobante de la factura de compra que sirve para realizar registros de contables de ajustes.

Es una pestaña del comprobante de la factura de compra que sirve para realizar registros de contables de ajustes.

Barra de menú

  • Adiciona: Permite adicionar nuevo registro en los ítems.
  • Quita: Seleccione de los ítems el registro y pulse este botón para quitarlo de allí.
  • Cpto: Si se desea utilizar los conceptos de ingresos o egresos previamente parametrizados. (Para habilitar conceptos ver Conceptos de ingresos y egresos).
  • CxC / CxP: Si desea cruzar cuentas con documentos relacionados utilice esta opción. (Para más detalles, ver Recaudo de Cartera o Pago proveedores)
  • Excel: Permite exportar e importar los registros a plantilla de Excel
  • IMPTO: Registro especial de impuesto en imputaciones contables manuales
  • PgTer: Se utiliza para registrar un IVA como mayor valor del costo o gasto o cuando el registro no es deducible en renta. Se verá reflejado en la generación de la información exógena.

Documento utilizado para el cargue de cuentas por cobrar, utilizado en todos los módulos excepto en el contador y contabilidad básica.

La nota debito permite afectar terceros y subterceros, es el documento recomendado para la causación de cuentas por cobrar; Ejemplo, para el módulo utilizado en admop o propiedad horizontal se recomienda el uso de este documento aun más cuando se controla la cartera o información por el subtercero, para que de esta forma el saldo este direccionado a quien corresponde.

Para la creación del documento debe ingresar por la ruta: Archivos / Catalogo tipo de comprobantes.

Estará ubicado en el siguiente pantallazo donde podrá ver los comprobantes que tiene creados y están disponibles para usar.

Si no cuenta con el documento creado es necesario una vez este ubicado aquí seleccionar la opción “Nuevo”, esto le permitirá seleccionar el documento a crear en este caso “NOTA DEBITO – CAUSACION CTAS X COBRAR” buscando la opción “clase” posteriormente solo debe seleccionar la opción “Grabar”.

Nota: Puede crear la cantidad de documentos nota debito que requiera y asignar un nombre personalizado o una descripción especifica en la casilla “Nombre”.

Para el uso del comprobante Puede hacer uso de la ruta: Movimientos / Nota debito (causación de cuentas por cobrar).

Una ves seleccionado el documento, puede ver la estructura del mismo, descrita de forma detallada en este documento.

  • 1: Fecha de causación: fecha en la que se afectara contablemente el movimiento.
  • 2: Suc. Pto: Permite afectar los subterceros en el documento.
  • 3: cliente: permite seleccionar el tercero a afectar.
  • 4: Vendedor: responsable de la venta o causación.
  • 5: Detalle: descripción de la venta o la acusación.
  • 6: No. Ext: identificación adicional para el comprobante numero interno asignado por la compañía.
  • 7: Periodo: fecha de causación del movimiento.
  • 8: F. Pago: cuenta contrapartida en la operación.
  • 9: Plazo: vencimientos definidos para el adquiriente de la obligación.
  • 10: Adiciona / Quita: iconos utilizados para ingresar los códigos contables necesarios en la causación del comprobante.

Para la causación del comprobante es necesario tener en cuenta que se debe ingresar la información acorde para controlar la cartera; es decir cada dato que se ingresa al comprobante se consultara posteriormente en los informes de cuentas por cobrar, sirven como dato adicional o informativo a la obligación causada.

Nota: La información a ingresar respecto a los códigos contables es definida directamente por el área contable. Para confirmar la cuenta por cobrar este causada de forma adecuada puede hacer uso de la opción “CxCob.” que está ubicada como icono de acceso rápido en la pantalla de inicio de syscafe.

Al seleccionar esta opción se muestra la pantalla para la consulta del cliente o deudor, debe ingresar el número de documento asegurándose que la cuenta consultada sea la de cartera y este dentro del rango de tiempo en que se causó la obligación.

Una vez realizada la consulta ingresando la información del cliente en los espacios solicitados por el programa, es fácil identificar información necesaria para el recaudo y procesos de cobro de cartera.

  • 1: Documento relacionado: donde se causa la obligación por cobrar.
  • 2: saldos del documento: valores responsabilidad del cliente para con la compañía.
  • 3: Fecha de causación y fechas de vencimientos: asignadas al momento de generar la imputación de la obligación.
  • 4: Días de plazo: asignados al momento de la causación; días de mora, días posteriores al vencimiento del plazo asignado para el pago.
  • 5: código contable: sobre el que se origina la obligación utilizado en la nota débito.
  • 6: Detalle del comprobante: asignado al grabar la nota débito.
  • 7: Variación de los débitos y los créditos: en relación a la cartera del tercero consultado.
  • 8: Anticipos y cupos asignados al usuario: muestra los saldos.
  • 9: saldos: valor general pendiente por cobro al tercero.
  • 10: vencidos: valores por cobrar con vencimiento y que se encuentran en mora listos para proceso de cobro de cartera.

Nota: Para el recaudo de la cartera se recomienda el uso de comprobantes recibos de caja “RC” realizando el cruce desde de la opción de cuentas por cobrar para cancelar tercero y comprobante especifico de la causación; El comprobante recibo de caja debe estar creado en el catálogo de artículos y es utilizado.

Ruta: Movimientos / Recibo de caja

Al realizar el recaudo de cartera debe ingresar los datos del deudor tomando en cuenta que el icono de cuentas por cobrar “CXC” ubicado en el recibo de caja y que consulta las cuentas pendientes de cobro

  • 1: datos del usuario o cliente al que se realizaría el recaudo.
  • 2: fechas de recaudo del pago.
  • 3: Icono “CXC” que hace referencia a la consulta cuentas por cobrar y muestra la información específica del tercero que desea consultar; al hacer uso de la opción “CXC” muestra la siguiente imagen.

Nota: aquí se muestran todos los comprobantes de cobro de tercero y los valores que deben ser recaudados.

Una vez ubicado en la opción de cuentas por cobrar debe seleccionar la opción adicionar en la parte superior derecha con el signo (+); debe confirmar el valor a recaudar en el recibo de caja y abrirá una nueva opción donde ingresará el valor por cruzar podrá hacer los descuentos y retenciones en caso de ser necesario.

Debe asignar el valor a recaudar y seguido a esto solo debe seleccionar la opción “Agregar registro”, después seleccione la opción “Salir” lo que hará que el valor indicado por usted sea reflejado en el recibo de caja y solo deba asignar la cuenta donde registrara el ingreso del dinero producto del cobro realizado y para finalizar solo debe grabar.

Finalmente, luego de grabar el recaudo puede hacer uso de la consulta de cuentas por cobrar y validar la cartera del cliente ya esté en cero según sea el valor pagado por el mismo.

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido con el fin de que el proveedor entregue los artículos y presente la factura.

Proceso


Para Elaborar el documento de Orden de compra, seleccione:

Movimientos – Orden de compra/Servicio

Al pulsar en la opción se encontrará la siguiente estructura, que se explicará a continuación cada uno de sus campos.

  • Fecha: En la primera opción encontramos la fecha del comprobante el cual se debe ingresa de la siguiente forma Mes – Día – Año. (1)
  • Proveedor: Ingreso de nombre o cedula del proveedor a quien le vamos realiza la orden. (2)
  • Detalle: Descripción del registro que esta realizando en el la orden. (3)
  • Bodega: Seleccionamos la bodega correspondiente a esa orden de compra. (4)
  • Botón Adicionar: Se utiliza para hacer la adición del registro que se lleva a la orden de compra. (5)
  • Ítems: Se adicionará las referencias que serán parte de la orden de compra. (6)
  • Grabar: Una vez terminado el registro en la orden, se pulsa el botón grabar, para que se realice el debido registro en el sistema. (7)

Es un documento soporte cuya finalidad es realizar el registro de una labor encomendada sobre la realización de servicio técnico; es usualmente utilizado en centros de diagnóstico donde se registra cierta información del vehículo, los trabajos a ejecutar sobre el mismo, junto con la relación de insumos o repuestos utilizados. Este comprobante no tiene afectación contable ni de inventarios. Se encuentra por la ruta:

Movimientos/ Orden de Trabajo.

Información a diligenciar

  • Fecha: Se digita la fecha del pedido a realizar en el formato MM/DD/AAAA (Mes/Día/Año).
  • Cliente:Digite Nit/cedula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
  • Vehículo: En caso de manejar el módulo de taller automotriz, se deberá seleccionar el código asignado al vehículo, en la mayoría de los casos la placa.
  • Descripción del trabajo: Se diligencia la información correspondiente al trabajo a realizar.

Con la finalidad de agregar los ítems dentro del documento se utilizará el botón adicionar y en caso de borrarlo se podrá utilizar el botón de quitar.

Cuando se termina de digitar el documento, se debe de usar el botón grabar, de lo contrario el documento no quedará guardado.

Importante

En caso de ser necesario, en el documento de orden de trabajo, por medio del boton herramientas, Nuevo Vehiculo, aparecerà la ventana para crear el subtercero correspondiente al vehiculo.

Es un documento soporte cuyo objetivo es agilizar y soportar los pedidos realizados por un determinado cliente mediante el cual se realiza un compromiso de venta y se puede validar existencias de mercancía. Este comprobante no tiene afectación contable ni de inventarios Se encuentra por la ruta:

Movimientos/ Pedido de Cliente.

Información a diligenciar

  • Fecha: Se digita la fecha del pedido a realizar en el formato MM/DD/AAAA (Mes/Día/Año).
  • Cliente:Digite Nit/cedula de ciudadanía y/o nombre del solicitante o en su defecto de clic en el botón para seleccionarlo del catálogo de terceros.
  • Vendedor: Seleccione vendedor que toma y/o realiza pedido o el predeterminado por la entidad.
  • Detalle: Algún anexo (es opcional).
  • No Ext: Consecutivo externo informativo (es opcional).
  • Forma de pago: Opción que permite seleccionar el método de pago de la operación realizada una vez hayan sido determinadas por la entidad.

Con la finalidad de agregar los ítems dentro del documento se utilizará el botón adicionar y en caso de borrarlo se podrá utilizar el botón de quitar.

Cuando se termina de digitar el documento, se debe de usar el botón grabar, de lo contrario el documento no quedará guardado.

Recaudo cuentas por cobrar

Para realizar el registro del recaudo de las facturas de los clientes:

Seleccione Movimientos/Recibo de caja o CTRL+R

Encabezado: Seleccione fecha, tercero, detalle y forma de pago.

Contenido: Pulse el botón y seleccione los documentos a cancelar:

Al Adicionar el comprobante a cancelar, indique opciones para el cálculo de retenciones y descuentos. El sistema calculará el pago neto que corresponde al valor efectivamente pagado por el cliente (menos descuentos y retenciones).

Por lo tanto, si se realiza un abono, solo se deberá modificar el pago neto.

Pulse Agregar el registro y se repiten los pasos si se desean adicionar más comprobantes al pago.

Una vez se termina la adición de comprobantes a cancelar, se pulsa el botón grabar.

El comprobante, se podrá observar por pantalla o imprimir directamente a la impresora seleccionada.


NOTA: Si al momento del pulsar el botón CXC no aparece el documento a pagar, verifique:

  • Que exista un documento causado en el sistema, afectando esa cuenta.
  • Que los saldos estén debidamente actualizados.
  • Que la cuenta contable en la cual está el saldo, tenga el parámetro requiere y acumula saldos por documento relacionado.
  • Que la cuenta contable en la cual está el saldo, este afectada por una forma de pago de tipo Cuentas por pagar.

Recaudo otros conceptos

Para realizar el registro de recaudo de conceptos que no había sido causados:

Encabezado: Seleccione fecha, tercero, detalle y forma de pago

Contenido: Es posible utilizar:

Botón Adiciona: Permite adicionar un registro. Se debe indicar la cuenta a utilizar para la imputación contable. Adicionar los necesarios.
Botón Cpto: Permite seleccionar concepto predefinido (Ver Generalidades en transacciones)
Una vez se termina la adición de registros, se pulsa el botón grabar.

El comprobante, se podrá observar por pantalla o imprimir directamente a la impresora seleccionada.

Es un documento soporte cuyo objetivo es agilizar y soportar los pedidos realizados por un determinado cliente mediante el cual se realiza un compromiso de venta y se puede validar existencias de mercancía. Este comprobante no tiene afectación contable ni de inventarios hasta que sea cruzado con su respectivo documento de formalización.

Movimientos / Punto de venta POS / Pedido POS o con la tecla F7

  • Adiciona: Habilita ítem para registrar la referencia y/o producto a facturar. (1)
  • Quita: Elimina ítem habilitado con el botón Adiciona. (2)
  • Busca: Apertura el catálogo de artículos. (3)
  • Buscar cliente: Apertura el catálogo de terceros.(4)
  • Forma de pago: Permite seleccionar la forma de pago. (5)
  • Grabar: Permite guardar documento. (6)
  • Métodos abreviados: Teclas abreviadas para agiliza el proceso de facturación. (7)
  • Herramientas: Habilita procesos adicionales los cuales pueden ejecutarse en la facturación pos. (8)
  • Monedero K: Apertura el cajón monedero. (9)
  • Reimprime: Una serie de opciones que permite reimprimir documentos ya grabados. (10)

Es un documento que normalmente se adjunta a una mercancía que se va a entregar. Usualmente tiene aspecto de factura, y en él se describe la relación de los productos que se van a entregar o efectuar. Este comprobante no tiene afectación contable hasta que sea cruzado con su respectivo documento de formalización. Se encuentra por la ruta:

Movimientos/remisión

Información a diligenciar

  • Fecha: Se digita la fecha del documento en el formato MM/DD/AAAA (Mes/Día/Año).
  • Cliente:Digite Nit/cedula de ciudadanía y/o nombre del solicitante o en su defecto de clic en el botón para seleccionarlo del catálogo de terceros.
  • Vendedor: Seleccione vendedor que toma y/o realiza pedido o el predeterminado por la entidad.
  • Detalle: Algún anexo (es opcional).

Con la finalidad de agregar los ítems dentro del documento se utilizará el botón adicionar y en caso de borrarlo se podrá utilizar el botón de quitar.

Cuando se termina de digitar el documento, se debe de usar el botón grabar, de lo contrario el documento no quedará guardado.

Cotización

Es un documento con el formato de una factura de venta, que informa el valor de un producto solicitado por el cliente, la cual tiene una vigencia basada en las políticas de la entidad quien la emite. Este comprobante no tiene afectación contable ni de inventarios hasta que sea cruzado con su respectivo documento de formalización. Se encuentra por la ruta:

Movimientos/cotización a cliente

Información a diligenciar

  • Fecha: Se digita la fecha del pedido a realizar en el formato MM/DD/AAAA (Mes/Día/Año).
  • Cliente:Digite Nit/cedula de ciudadanía y/o nombre del solicitante o en su defecto de clic en el botón para seleccionarlo del catálogo de terceros.
  • Vendedor: Seleccione vendedor que toma y/o realiza pedido o el predeterminado por la entidad.
  • Detalle: Algún anexo (es opcional).
  • No Ext: Consecutivo externo informativo (es opcional).
  • Forma de pago: Opción que permite seleccionar el método de pago de la operación realizada una vez hayan sido determinadas por la entidad.

Con la finalidad de agregar los ítems dentro del documento se utilizará el botón adicionar y en caso de borrarlo se podrá utilizar el botón de quitar.

Cuando se termina de digitar el documento, se debe de usar el botón grabar, de lo contrario el documento no quedará guardado.

Permite realizar el registro de traslado de una cuenta a otra. Generalmente utilizado para consignaciones. Es posible predeterminar la cuenta origen y destino.

Seleccione Movimientos/Traslado entre cuentas

Encabezado: Seleccione fecha, tercero, detalle.

Cuentas: Indicar la fecha origen y destino para el traslado del valor.

Valor: Indicar el valor de traslado.

El comprobante, se podrá observar por pantalla o imprimir directamente a la impresora seleccionada.