Resolución Número 000060 – (30 OCT 2017)

La información exógena es un conjunto de datos sobre las operaciones realizadas con clientes o usuarios (denominados terceros), que las personas naturales y jurídicas deberán presentar ante la Dian de manera mensual o anual. Esta información debe ser presentada en formato XML por lo que es conocida como presentación de medios magnéticos. Es indispensable que la elaboración de la información exógena se realice correcta y minuciosamente ya que es de vital importancia para que las autoridades tributarias puedan ejercer el control adecuado, evitando cuantiosas sanciones.
Información exógena, actualicese.com. URL: https://actualicese.com/pap/que-es-la-informacion-exogena/

SysCafé facilita a sus usuarios la generación de algunos de los formatos para copiar está información al prevalidador de la DIAN, por lo cual debemos tener en cuenta unos aspectos importantes en el sistema:

Tener los terceros con la información solicitada, (Apellidos, nombres o razón social, dirección, teléfono, ciudad) y tener estos con su respectivo tipo de identificación NIT, cedula de ciudadanía, cedula de extranjería.

  • Tener digitada en su totalidad la información contable del año gravable a presentar la información.
  • Tener conocimiento de las cuentas contables de las cuales se van a tomar los saldos para cada uno de los formatos.
  • Se recomienda trabajar con versión actualizada del sistema para que puedan tener acceso a modificaciones o mejoras del proceso de generación de información exógena.

Antes de parametrizar el sistema es necesario que el usuario conozca cómo se deben realizar ciertos movimientos contables en el cual se guarda información importante para la presentación de estos reportes.

Información para las columnas de IVA como mayor valor del gasto o costo

Paso N°1

Las notas contables, comprobantes de egreso, recibos de caja, y en general los comprobantes en los cuales se digitan códigos contables se modificaron adicionando en la parte inferior un nuevo botón. El cual tiene la función de guardar el valor del IVA que no se contabiliza, es decir el que hace parte de un mayor valor en el costo o gasto. Ejemplo: IVA asumido como mayor valor en la compra de activos fijos.

Al dar clic en el botón “Pgter” podrá ingresar el valor del IVA asumido. Por defecto los valores del pago y del IVA asumido se irán a las columnas del formato 1001 en “Valor pagos o abonos que son deducibles” e “IVA que estaba incluido como mayor valor del gasto deducible”, sí el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la casilla “No deducible en renta” como lo indica la gráfica 001 con ello los valores se acumulan en las columnas “Valor del pago No deducible” e “IVA que estaba incluido como un mayor valor del gasto No deducible”

El valor del IVA asumido se registrará en la columna BASE 2 de las imputaciones contables de cada comprobante.

También podrá revisar el informe de Examinar movimiento contable, el cual encuentra en la ruta Informes > Contabilidad > Examinar movimiento contable.

Allí puede revisar los movimientos contables y encontrará la columna Base y Base2 para su respectivo análisis.

En las compras, cuando el valor del IVA se lleva como un mayor valor del inventario, es decir que ese IVA no es deducible, se debe parametrizar en el catálogo de artículos las diferentes referencias con su respectiva tarifa del IVA.

En la compra debe diligenciarla de forma tradicional y deberá abrir el candado para dejar la columna IVA en cero y la nueva columna IvaND (IVA no descontable) con la tarifa o valor del IVA asumido.

Ejemplo: Costo total del articulo $77.188,76 IVA incluido. Producto gravado al 19%
Base: $64.864.50 Valor del IVA asumido: $12.324,26

Paso N°2

En el catálogo “plan de cuentas” del menú “Archivos”, parametrice en “definición de cuentas” las siguientes cuentas contables.

Se debe configurar en el plan de cuentas el tipo de impuesto de las diferentes cuentas como se indica a continuación:

  • Para las cuentas de retención en la fuente debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Retención en la fuente por pagar (Cr)
  • Para las cuentas de retención de IVA debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Retención de IVA por pagar (Cr)
  • Para las cuentas de Auto renta debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Autorretención renta por pagar (Cr)
  • Para las cuentas de Retención en la fuente asumida debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Retención en la fuente asumida (DB)
  • Para las cuentas de anticipo de auto renta debe tener seleccionado en la casilla de verificación de “Requiere tercero” y Cuenta de impuesto (Requiere Base). Tipo: Otros descontables (DB)

Recuerde: Las cuentas de inventarios y propiedad planta y equipo no deben llevar el parámetro de “Requieren tercero”.

Generación de información exógena desde SysCafé

Paso N°1: Ruta de acceso

Se debe ingresar a la ruta Informes/Fiscales/Información exógena-DIAN.

Paso N°2: Selección de periodos y formatos

Al ingresar, seleccione el periodo a presentar, por defecto el sistema toma el periodo de enero a diciembre del año anterior. Luego seleccione el formato.

Desde el sistema se pueden generar los siguientes formatos:

  • 1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas
  • 1003 – Retenciones en la fuente que le practicaron.
  • 1005 – Iva descontable.
  • 1006 – Iva generado.
  • 1007 – Ingresos recibidos.
  • 1008 – Cuentas por cobrar a diciembre 31.
  • 1009 – Cuentas por pagar a diciembre 31.
  • 1010 – Información de socios, accionistas, comuneros y/o cooperados.
  • 1017 – Información de mandatos o administración delegada.
  • 1647 – Ingresos recibidos para terceros.
  • 2276 – Información certificado de ingresos y retenciones para personas.

Paso N°3: Homologación cuentas a conceptos DIAS exógena

Una vez seleccionado el período y formato a utilizar se debe realizar la homologación donde se podrá clasificar las cuentas contables con el respectivo formato y concepto Dian, para esto debe ingresar al botón de > Homologación cuentas a conceptos DIAN exógena.

A continuación, se abre la siguiente ventana y debe dar clic en Adicionar desde el botón 

Paso N°4: Adicionar cuenta contable, seleccionando formato y concepto

Una vez damos clic en adicionar 

 se abre la siguiente ventana, donde se debe seleccionar el formato y concepto ejemplo:

Esto nos abrirá una ventada de búsqueda donde podemos digitar el número del formato o el código del concepto como se muestra hay debemos seleccionar el correspondiente y dar doble clic.

Después en la ventana de relación tenemos que asignar la cuenta contable correspondiente al formato y concepto seleccionado anteriormente y clic en grabar.

De esta forma puedo continuar adicionando las cuentas necesarias para cada uno de los formatos asignadas al concepto correspondiente.
Estos pasos son válidos para todos los formatos 1001, 1003, 1005,1006, 1007, 1008, 1009, 1010, 1017, 1647. Para el formato 2276 hay que realizar un paso adicional en el cual se debe seleccionar la aplicación en el campo debajo de la selección de cuenta.

Paso N°5: Seleccionar parámetros

En la ventana inicial de información exógena puede regresar una vez se haya realizado la homologación de las cuentas.

  1. La opción “Todo excepto los seleccionados”, permite presentar los movimientos débitos de la cuenta de inventarios y excluir a su vez el movimiento crédito de las facturas de venta y notas de inventarios.
  2. Además, en la columna aplicación puede seleccionar la aplicación que se requiera para que así la información salga en la columna correspondiente.
  3. Se puede usar base mínima.

Formato 1001

Para generar el formato 1001 debe ingresar por el menú informes > Fiscales > información exógena. Se debe parametrizar las cuentas contables de la retención en la fuente con el mismo código Dian que utilizo en la cuenta del gasto o la causación para relacionarlos en el formato.
Al ingresar, seleccione el periodo a presentar, por defecto el sistema toma el periodo de enero a diciembre del año anterior.

Paso N°6: Exportar a Excel

Por último, presione el botón Excel para generar el formato.

Proceso de copiado de las hojas de Microsoft Excel al prevalidador tributario DIAN

Una vez exportada la información a Microsoft Excel desde el sistema de SysCafé como lo ilustra la imagen, verifique que las columnas concuerden con las del pre validador Tributario.

Cálculo de Excel, sin contar la fila del encabezado, Una vez se tenga este número ingrese al pre validador tributario en la opción “Complementos”, digite el número de registros a incluir, tal como lo indica el siguiente gráfico, para este ejemplo incluiremos 10 Registros, finalice la operación dando clic sobre el botón “Agregar”.

Como verán esta opción permite que se adicionen el número de casillas deseadas.

También en esta pestaña encontrará la opción de eliminar Celdas, tenga en cuenta que para poder copiar información desde Excel el número de celdas debe ser exacto a las que desea pegar, de lo contrario encontrará el mensaje que se muestra en el gráfico.

Para terminar con el proceso de copiado y pegado de la información de Excel al pre validador, homologue la información y cuando esté lista para subir, seleccione todos los registros, copie utilizando las teclas Control + C y péguelos utilizando las teclas Control + V en el pre validar tributario, de esta forma tendrá la información en el prevalidador listo para ser validada.