En esta opción se parametrizan los códigos contables que se afectan al momento de realizar registros como facturas de venta, compras y devoluciones con las referencias de artículos creados, estas se crean por la ruta: Archivos/ Catalogo de inventarios /Líneas.

Para la creación de las líneas presiona la opción Nuevo y seguido se ingresan los datos correspondientes tales como:

  • Código: Numero de máximo tres dígitos que sirve de identificación de la línea.
  • Detalle: Nombre asignado a la línea.
  • Clase: Tipo de línea la cual desea crear, por ejemplo (MERCANCIA NO FABRICADA POR LA EMPRESA) se tiene la opción si desea que la línea aplique para centro de costo y subcentro de costo, esto es opcional.

Los códigos contables principales en la línea de inventarios son: Inventarios(DB), Ingreso en ventas (CR), devoluciones en ventas (DB), Costo venta invent. Permanente como se encuentra en la imagen, adicional se encuentran los parámetros en la parte inferior los cuales se activan según lo requiera el usuario.

Definición de cuentas por tarifa IVA

Esta opción se maneja cuando se desea realizar el registro contable de cuentas de ingresos, devoluciones etc., por cada tarifa de IVA

Esta configuración se debe de realizar por cada tarifa de IVA ingresando la cuenta en el campo correspondiente.

Este catálogo cumple con el objetivo de brindar agrupaciones a los artículos creados en el sistema, esto con el fin de poder generar informes más detallados por medio de aplicación de filtros.

Para la creación de estos ingrese en la ruta: Archivos, Catalogo de inventarios/ Grupos , presione el botón Nuevo, seguido se agrega el código y nombre del grupo.

Esta opción nos permite manejar una subdivisión de los grupos de inventario, manejando estas opciones los informes de inventarios como rotación de inventarios y saldos se pueden generar de manera más detallada.

Para la creación de estos ingrese en la ruta: Archivos/Catalogo de inventarios/Subgrupos , presione el botón Nuevo, seguido se agrega el código y nombre del subgrupo.

Designa una marca para el artículo la cual sirve para dar un orden al inventario además puede aparecer en los comprobantes que se elaboren. Si en algún momento desea generar un informe sobre los artículos de una marca determinada, será necesario llenar éste campo.

Para la creación de estos ingrese en la ruta: Archivos/Catalogo de inventarios/Marcas , presione el botón Nuevo ingresando el código y nombre.

La bodega es un espacio destinado, al almacenamiento de distintos bienes. La ruta a seguir para la creación de bodegas es: Archivos/Catalogo de inventarios/ Bodegas

Información a diligenciar:

  • Código: Debe realizar la asignación de un prefijo diferente para cada bodega.
  • Nombre: Relacione el nombre de la bodega según el manejo que se le vaya a dar.
  • Responsable: Si desea puede agregar el nombre de la persona que sería responsable de controlar el ingreso y salida de mercancía.
  • Dirección: Relacione el sitio en donde se encuentra ubicada la bodega.
  • Teléfono: Para mayor información de la bodega.

Una vez se haya ingresado la información correspondiente de la bodega, se procede a grabar los datos asignados

El Kit de armado es una herramienta que facilita la creación de un producto terminado, este proceso permite organizar los insumos en que se deben incurrir para su creación automática.

Este proceso automático está basado a una parametrización inicial en donde se crean los Kits para después armarlos.

En la ruta: Archivos/Catálogos de inventarios/Kits de armado, se crean los kits. Para poder crear un kit se debe tener inicialmente creado en el catálogo de artículos tanto los insumos como el producto terminado para así mismo proceder a la creación del Kit.

Creación del kit de armado

  • Nuevo: Con esta opción podrá crear un nuevo Kit de armado.
  • Código: El código es la referencia con la que se reconocerá el Kit.
  • Nombre: Detalle del Kit que se está parametrizando.
  • Producto Terminado: En esta casilla se relacionará desde el catálogo de artículos la referencia y detalle del producto que se elaborará con el Kit.
  • Insumos: En los insumos se relacionarán desde el catálogo de artículos las referencias y detalles de los productos que se necesitarán para poder crear el producto terminado.

Como se visualiza en la anterior imagen se visualiza un (+) y un (-) con estas opciones se agregan y quitan artículos de los insumos. Es necesario tener claro la unidad de medida en que se controlan los insumos para así mismo poder relacionar las cantidades.

Parámetros adicionales del Kit de armado

Utilizar ultimo costo de compra para insumos: Este parámetro cumple la funcionalidad de relacionar el ultimo costo de compra en los productos relacionados como insumos al realizar la nota de producción en donde se carga el producto terminado.

Manejo inverso a insumos y producto terminado: Por medio de este proceso el producto terminado pasa a cumplir la función de insumo del cual se obtendrá varios artículos, como ejemplo podemos tener una res como producto terminado, de la cual se obtiene artículos como lo es el lomo, pierna, costillas, pierna etc. Al tener la configuración de esa manera y el parámetro activo el sistema descarga del inventario una res e ingresara sus partes de acuerdo con las cantidades relacionadas. A continuación se muestra una ilustración.

Para habilitar esta herramienta en el módulo gestión Plus, deberá ingresar a: Sistemas/Parámetros/Inventarios/Saldos por tallas

Una vez se haya habilitado este parámetro deberá proceder a realizar la configuración de las tallas ingresando a: Archivos/catalogo inventarios/Tallas
Posteriormente, se habilitará la ventana donde al seleccionar nuevo deberá realizar la creación del grupo a controlar y sus respectivas tallas por cada uno de ellos, como puede ver en el siguiente ejemplo, donde el grupo creado es “Calzado Adulto” y viene subdividido por las tallas que lo respaldan.

Al realizar la configuración de grupos y tallas según las necesidades de la empresa, el proceso a seguir es en el catálogo de artículos (Archivos/Catalogo de artículos) , clasificar aquellos productos que se manejaran por tallas de la siguiente manera:

En el catálogo de artículos, deberá filtrar la referencia que controlará mediante las tallas, así mismo, debe abrir el candado , marcar la opción, finalmente seleccionar el grupo al que corresponde y grabar los cambios realizados.

Mediante los documentos de compra y venta de mercancía, puede generar la afectación de las diferentes referencias con las tallas adquiridas. Factura de compra: Mediante este documento podrá realizar el registro de la adquisición de un bien o servicio. Para ingresar al comprobante deberá seguir la siguiente ruta: Movimientos/Compras causación servicios.

El respectivo diligenciamiento es el siguiente:

1. Fecha: relacione la fecha en la que se causa la factura.

2. Proveedor: En este campo es obligatorio relacionar el acreedor que suministró la mercancía o prestó el servicio.

3. Detalles: Este campo le permite agregar una observación de manera general de la compra.

4. Bodega: En este menú puede afectar la bodega donde desea que ingrese la mercancía.

5. Adiciona/Quita: Mediante estas opciones podrá agregar las referencias a adquirir o, por el contrario, quitar aquellas que ya no comprará.

6. Seleccionar tallas de manera individual: Deberá afectar cada una de las tallas e ingresando sus cantidades correspondientes.

7. Seleccionar varias tallas: Este método le reflejará una ventana donde podrá afectar las cantidades según el listado de tallas, al seleccionar icono salir para que el sistema relacione automáticamente las cantidades y tallas correspondientes en la factura.

8. Afectación de impuestos: estas opciones puede realizar la afectación de los impuestos según corresponda.

9. Fpago: este campo es obligatorio afectar la modalidad con la que cancelará la mercancía adquirida.

10. Grabar: vez haya verificado que la información diligenciada es correcta, puede proceder a grabar el documento.

Factura de venta: este documento se genera solicitando el pago por bienes o servicios vendidos, donde se especifica la cantidad y referencias a vender.

Para ingresar a la factura deberá seguir la ruta: Movimientos/Factura de venta.

El respectivo diligenciamiento es el siguiente:

1. Fecha: relacione la fecha en la que se causa la factura.

2. Cliente: En este campo es obligatorio relacionar el tercero que va a adquirir la mercancía.

3. Vendedor: En este menú puede afectar el vendedor que atendió el cliente.

4. Detalles: Este campo le permite agregar una observación de manera general de la venta.

5. Adiciona/Quita: Mediante estas opciones podrá agregar las referencias que se venderán, o quitar aquellos artículos que el tercero ya no deseé adquirir.

6. Seleccionar tallas de manera individual: Deberá afectar cada una de las tallas e ingresando sus cantidades correspondientes.

7. Seleccionar varias tallas: Este método le reflejará una ventana donde podrá afectar las cantidades según el listado de tallas, al seleccionar icono salir para que el sistema relacione automáticamente las cantidades y tallas correspondientes en la factura.

8. Afectación de impuestos: En estas opciones puede realizar la afectación de los impuestos según corresponda.

9. Fpago: En este campo es obligatorio afectar la modalidad con la que el cliente cancelará la mercancía.

10. Grabar: Una vez haya verificado que la información diligenciada es correcta, puede proceder a grabar el documento.

Para habilitar esta herramienta en el módulo gestión Plus, deberá ingresar a: Sistemas/Parámetros/Inventarios/Saldos por tallas

Una vez dentro de la ruta indicada, deberá seleccionar nuevo, asignar el nombre del inventario físico a realizar, y elegir la opción aceptar, allí se habilitará la siguiente ventana:

En esta parte, es importante relacionar la bodega donde se aplicará el ajuste y el periodo; por otro lado, al seleccionar la opción “Adicionar “podrá agregar las referencias a contar, relacionando el saldo físico, y su respectiva distribución en las tallas.

Después de haber agregado las referencias, seleccione la opción Diferencias

Mediante esta opción, el sistema lo redireccionará a una ventana para relacionar la forma como se va a realizar la nota de ajuste del conteo físico. Una vez haya seleccionado los parámetros correspondientes, elija la opción “ELABORAR NOTA”.

En primera instancia se generará la nota de inventario con el ajuste por el total de las cantidades y su respectivo costo, es importante relacionar la cuenta contrapartida del ajuste y grabar la nota.

En segunda instancia, hay que volver a la ventana de diferencias del conteo físico, seleccionando la opción “Traslado entre tallas” y nuevamente “Elaborar Nota” para realizar la distribución de las cantidades ajustadas en la nota de inventario con sus respectivas tallas.

Después de seleccionar la opción elaborar nota, el sistema solicitará la relacionar de un documento denominado traslado entre tallas el cual debe estar previamente creado en el catalogo tipo de comprobantes.

Una vez seleccionado el documento, verá la distribución de las tallas, finalmente elija la opción grabar, y quedará realizado el conteo físico del inventario por tallas.

KARDEX: En primera parte se encuentra disponible el Kardex, el cual refleja la información general de la referencia y en la parte inferior discrimina las cantidades que tiene cada talla, igualmente sucede al verificar el Kardex por bodegas, donde podrá las cantidades por talla que tiene disponible en la bodega consultada.

EXAMINAR SALDOS POR TALLAS: Mediante este informe podrá verificar las cantidades que se tienen en la bodega para cada referencia y talla. Para ingresar a este informe deberá seguir la siguiente ruta: Informes/Inventarios/Saldos de Inventario/Examinar saldos de inventario por tallas.

En este informa puede aplicar filtros de bodega, líneas, marcas, grupos o subgrupos para visualizar la información mas detallada.

Al consultar la información, el sistema traerá las tallas que se afectan en la referencia y las cantidades disponibles en la bodega filtrada; además, este informe también puede ser generado en Excel, el cual se verá reflejado de la siguiente manera:

EXPORTAR SALDOS POR TALLAS: Este informe solo se puede generar en Excel, el cual refleja la información general del artículo, incluyendo las tallas y cantidades disponibles. Para exportar este informe debe seguir la ruta: Informes/Inventarios/ Saldos de inventario/ Exportar saldos de inventario/Marcar la opción “Incluir saldos por tallas”

Seleccione exportar, para relacionar la ruta donde desea que quede el archivo.

Después de exportar el informe, se verá reflejado de la siguiente forma: