Este proceso se encarga de calcular los costos de venta y colocar los nuevos valores en las ventas, devoluciones en ventas y salidas al consumo.
Antes de realizar el proceso se recomienda hacer la copia de seguridad de la base de datos.

Ruta de ingreso: Procesos/inventarios/Recosteo de ventas.

Una vez se da clic en recosteo de ventas se abre la siguiente ventana:

Se debe seleccionar el rango del período desde donde se desea realizar el recosteo de las ventas digitando el período desde, hasta.
En el campo de contabilidad se debe seleccionar la contabilidad a afectar si fiscal o financiera si tienen activado el módulo de NIIF.
Recostear solo líneas de producto terminado: Está casilla se marca cuando se requiere que el proceso de recosteo aplique solo para los productos que tengan asignada la línea de producto terminado.
Una vez realizado el proceso le aparece la siguiente ventana donde muestra los artículos recosteados y el reporte de inconvenientes:

Después de realizado el proceso se debe actualizar los saldos desde el período que se generó el proceso.

Es un módulo de producción con el que cuenta SysCafé, el cual facilita la contabilización, control y fabricación de artículos en un periodo determinado.

Para acceder a esta utilidad, no se hace necesario habilitar parámetros específicos, para iniciar con la implementación y uso de la herramienta, es importante seguir los siguientes pasos:

  1. Creación de artículos: en este paso debe realizar la creación de los artículos que corresponden a materia prima y productos terminados. Es importante tener en cuenta que la línea que se relacione a las referencias, debe estar previamente parametrizada, como se visualizará a continuación:

Clase: Es importante relacionar la clase en la línea que se va a afectar

Códigos contables: los códigos son las cuentas que se verán afectadas durante el movimiento de las referencias que tengan relacionadas esta línea de inventario; los códigos contables principales en la línea de inventarios son:

A. Inventarios (DB)

B. Ingreso en ventas (CR)

C. devoluciones en ventas (DB)

D. Costo venta invent. Permanente (DB)

E. Costo de producción (DB): Esta cuenta solo se deberá diligenciar cuando la línea que se esté creando se encuentre con la clase “Materias Primas”.

En la afectación de la línea de materia prima, podrá marcar la opción “No son para la venta” cuando estas solo se encuentren destinadas para la producción, en caso de que la empresa destine también estos insumos para la venta, no tendrá que marcar el parámetro.

Por otro lado, en el catálogo de artículos para las referencias que son producto terminado es importante relacionar el grupo de producción, el cual debe estar previamente creado en la ruta: Archivos/Catalogo inventarios/Grupos de producción.

  1. Plan de cuentas: en este catálogo se deberá definir la cuenta puente de hoja de costos, ingresando a: Archivos/Catalogo plan de cuentas/ Herramientas/ Definición de cuentas/Varios
  1. Liquidación de nómina: Para la nómina periódica, es importante tener en cuenta que aquellos empleados que pertenezcan a la parte de producción, deben tener relacionado en el contrato de trabajo, en la pestaña: otros/ campo: Área la opción “producción”.

Adicionalmente, en el catalogo de conceptos de nomina debe estar diligenciada la cuenta del campo “Producción” con el código contable 7 correspondiente.

  1. Movimientos: Una vez realizada la parametrización anterior, podrá iniciar el proceso de producción.

Para realizar el proceso, deberá afectar dos comprobantes:

  • Salida de inventarios: Se afectará la materia prima que compone la referencia a producir; para afectar este movimiento deberá ingresar a la ruta: Movimientos/ Inventarios/ Salidas de inventario

Referencia: En este campo debe relacionar la referencia de la materia prima

Detalle: El sistema automáticamente traerá el detalle de la referencia afectada

Cantidad: Es importante relacionar la cantidad de cada referencia que se usará para producir el articulo final.

Costo unitario/Costo total: Esta información la deberá afectar abriendo el candado el candado encontrado en la parte superior de costo total.

Cuenta salida: Este código contable se tomará de la línea de inventario (Costo de producción (DB)), sin embargo, es importante que antes de grabar la salida de inventario se verifique que la cuenta sea la correcta.

Ref. Producir: En este campo deberá afectar el artículo que se producirá

Articulo a producir: en este recuadro, deberá llamar nuevamente el articulo a producir, y asignar las cantidades que espera fabricar.

  • Nota de producción: A través de este documento, puede realizar el ingreso del producto terminado. La ruta para acceder al documento es: Movimientos/Inventarios/ Nota-Orden de producción

Para realizar la afectación del producto terminado, deberá realizar los siguientes pasos:

Quitar: Con esta opción puede quitar artículos que se encuentren ya agregados.

Referencia: En este campo debe relacionar la referencia de la materia prima

Detalle: El sistema automáticamente traerá el detalle de la referencia afectada

Cantidad: Es importante relacionar la cantidad de cada referencia que se usará para producir el articulo final.

Costo unitario/Costo total: Esta información la deberá afectar abriendo el candado el candado encontrado en la parte superior de costo total.

Cuenta salida: Este código contable se tomará de la línea de inventario (Costo de producción (DB)), sin embargo, es importante que antes de grabar la salida de inventario se verifique que la cuenta sea la correcta. Finalmente, seleccione la opción GRABAR encontrada en la parte superior derecha, para confirmar el ingreso del producto terminado.

Hoja de costos

NOTA: El recosteo de producción, se debe correr mensualmente; adicional a ello, es importante revisar y confirmar la información antes de correr el proceso.

Al ingresar a la ruta anteriormente mencionada, encontrará tres pestañas en las cuales podrá verificar la información relacionada y confirmar que los datos sean los correctos.

Unidades producidas: En esta pestaña puede consultar la información de las referencias producidas, con su respectiva información de costos unitarios y totales.

Costos por cuenta: En esta pestaña el sistema le reflejará la información de las cuentas afectadas durante el proceso de producción con su respectivo valor total por cada una; adicionalmente, usando la opción (…) podrá verificar los movimientos detallados por cada cuenta.

Costo por afectación: Mediante esta pestaña podrá visualizar los documentos que afectaron el producto terminado durante el proceso de producción; seleccionando la opción (…)

Una vez haya realizado la verificación correspondiente en las pestañas indicadas anteriormente, puede proceder a correr la aplicación de costos.

Seleccione el icono 

el sistema iniciara el proceso de recosteo, actualizara saldos y por último creará el comprobante HC1 0000201908 (el consecutivo del documento hace referencia al año y mes donde se realiza el recosteo).

Es una herramienta con la que cuenta SysCafé que permite eliminar el saldo del inventario. Para realizar este procedimiento debe dirigirse por la ruta de procesos\inventarios\cancelar inventario ; este proceso facilita dejar en cero la cantidad y el costo del inventario con el fin de organizar nuevamente el inventario.

Al ingresar a la ruta mencionada, el sistema abre un nuevo recuadro en donde podrá indicar el periodo al que se cancelaran los saldos actuales de inventario

Cuando seleccione el periodo a cancelar inventario podrá realizar la cancelación de manera general es decir a todas las referencias o por bodegas en caso de utilizar bodegas.br> Se puede filtrar el inventario de acuerdo a la línea, grupo, subgrupo o proveedor de los artículos, es decir el sistema realizara la consulta de los filtros aplicados y sobre estos artículos cancelara inventario.

Una vez finalizado la aplicación de filtro en la parte inferior del recuadro aparecen opciones de cancelación.

  1. Solo cantidad igual a cero (solo general): El sistema cancelara los artículos que tenga con cantidad cero, pero con registro de un costo.
  2. Solo cantidad negativa: El sistema cancelara los artículos que tengan saldo negativo registrado en el sistema.
  3. Solo referencias inactivas: Con esta opción activa el sistema cancelara el saldo en inventario de todas las referencias que se hayan inactivado por no uso en el sistema.
  4. Solo cantidad igual a 1 y costo en cero: Esta opción activa lo que hace es que el sistema busque artículos con cantidad en inventario sin registro de costo.

Cuando haya determinado de qué manera desea cancelar el inventario el sistema validará notas de inventario creadas en el sistema para realizar el ajuste.

Al seleccionar la nota de inventarios que utilizará para realizar el ajuste, el sistema automáticamente hará la operación matemática para dejar con saldo cero el inventario.

Se debe digitar una cuenta contable para ajustar contablemente el inventario y cumplir la partida doble de contabilidad, finalizado lo anterior se debe seleccionar la opción grabar para que el documento de nota de inventario quede grabado en el sistema. Con esto finaliza el proceso.

Este proceso automático del sistema cancela cada una de las referencias creadas solo por el catálogo de activos fijos y dejara las cuentas relacionadas en ceros para el módulo de almacén y contabilidad, siempre y cuando estas cuentas no estén afectadas de forma manual por comprobantes distintos activos fijos.

Una vez identificado que el inventario de almacén (activos fijos) solo se maneje por los comprobantes antes relacionados vamos por la ruta: Procesos/inventarios/cancelar inventarios activos fijos

Este proceso se realiza a un periodo determinado, consultara la información de todos los activos fijos creados en el sistema o se podrán realizar filtros de bodega, línea o referencia y activar parámetros para elaborar la cancelación según necesidades del usuario.

El sistema generara un comprobante en donde realizara la cancelación automática de cada uno de las referencias, como se mencionó anteriormente el sistema cancelara todas las cuentas relacionadas como, cuanta de bodega, servicio y depreciación.

También hará la cancelación en caso de que se maneje inventario administrativo por cuantas de orden, para poder grabar la nota el usuario deberá colocar la cuenta contrapartida para que el comprobante quede con sumas iguales, para este ejemplo se toma la cuenta 99.99.99

La novedad de este comprobante es que en la columna articulo afectara cada una de las referencias y en la cantidad colocara el (+/-) según sea el caso.

Para ejecutar el proceso solo se debe dar clic en el botón procesar que está en la parte superior derecha

Una vez que este genera la nota de contabilidad se debemos dar clic en grabar para finalizar el proceso.

Este proceso consulta la información del catálogo de artículos en los campos de ultimo costo de compra y costo promedio y hará una nota de inventarios ajustando (+/-) para que ambos campos queden con el mismo valor.
Se toma de ejemplo la imagen de un artículo que tiene diferencias en los campos antes mencionados

  1. Ultimo costo de compra: es el valor digitado por los comprobantes de Causación compras/servicios (FC1), al momento de realizar este comprobante se debe digitar manualmente el valor de compra de cada una de las referencias este valor se actualizara automáticamente en el catálogo de artículos.
  2. Costo promedio: Este valor sale del movimiento que tiene el artículo en el sistema y se puede visualizar por la herramienta de kardex, allí puede visualizar el movimiento histórico de alguna referencia. Y el valor de costo promedio sale de saldo costo total/saldo = costo promedio

Ahora para hacer el proceso de nivelación de costos y generar la nota de inventarios con los ajustes, debemos seguir la siguiente ruta.

Procesos/inventarios/nivelación de costos

Este proceso de realiza a un periodo determinado, consultara la información de todos los artículos creados en el sistema o se podrán realizar filtros y activar un parámetro para que solo nivele las referencias con costos negativos, según necesidades del usuario.

Una vez se definan las opciones de filtros se da clic en el botón PROCESA, se generara un comprobante de nota de inventarios y un bloc de notas en donde se puede revisar la información que se quiere ajustar

La nota solo se realizara en valores debido que el objetivo del proceso es nivelar el ultimo costo de compra y costo promedio y para ello se toma la columna de diferencia y se multiplica por el saldo de la referencia, ese valor es el que se ajustara en la nota.

Después de generada la nota se asigna la cuenta contra partida, para este ejemplo tomamos la cuenta 99.99.99, al grabar el comprobante se debe revisar la información en el catálogo de artículos nuevamente y la información de los campos ultimo costo de compra y costos promedio debe quedar igual así como lo muestra la imagen.

Mediante el siguiente instructivo encontrará indicaciones para armar los kits y tenerlos disponibles para la venta.

Es importante tener en cuenta que, para poder armar los kits, deberán estar previamente compuestos en Archivos/Catalogo inventario/Armar kits.

Después podrá remitirse a la ruta: Procesos/Inventarios/Armar Kits

Al ingresar a la ruta mencionada, se habilitará la siguiente ventana donde podrá agregar los kits a armar y relacionar las cantidades que desea que se encuentren disponible para la venta.

Inicialmente, seleccionando el icono 

 puede agregar los kits a armar

Adicionar automáticamente

Por ventas del producto armado o terminado: mediante esta opción el sistema tendrá en cuenta los kits vendidos para traer las cantidades correspondientes y armarlas, para este proceso es importante relacionar la fecha desde donde se aplicará la consulta de las ventas, y la bodega.

Por saldos negativos del producto armado o terminado: En este proceso trae para armar los kits que se facturaron en negativo.

En la parte superior derecha de la ventana encontrará las siguientes opciones:

  1. Ver Insumos: En esta opción podrá visualizar los productos que componen el kit que se armará.
  2. Prorratear otros costos:
  3. Armar: Una vez se haya agregado a la ventana inicial los kits que se desea armar, al seleccionar la opción armar, se generará la nota de producto realizando el proceso correspondiente; quedando de la siguiente manera:

En la primera pestaña visualizará la referencia del producto que se está armando, con las cantidades que se ingresaran a la bodega, la cual deberá estar previamente relacionada en la parte superior derecha del comprobante.

En la segunda pestaña, encontrará los insumos que componen el producto terminado, con su respectiva cuenta de salida.

Finalmente, seleccione GRABAR y ya quedará disponible el Kit para su comercialización.

Es una herramienta en la cual el sistema permite a una fecha establecida ajustar el inventario en cantidades y en costos; para esto la empresa debe realizar un inventario físico, para luego ingresar el inventario en el sistema.

Para ingresar el conteo físico al sistema debe dirigirse por la ruta: Procesos/Inventarios/Conteo físico del inventario

El sistema abrirá un nuevo recuadro en donde podrá gestionar un nuevo conteo o revisar los conteos realizados anteriormente.

Ayuda adicional

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  1. Nuevo: En esta opción podrá ingresar las existencias en inventario; el sistema abrirá un nuevo recuadro en donde podrá ingresar cada una de las referencias que va a ajustar o ingresar las referencias de acuerdo a cada filtro de búsqueda.

Al seleccionar la opción mencionada anteriormente, el sistema mostrara un recuadro donde se asignara un nombre para los registros que se digitaran en el conteo físico de inventario.

En la parte inferior del recuadro aparecen las opciones de; adicionar representada con un simbolo de un mas en donde se podran agregar una a una las referencias que desea ajustar del inventario y la opcion de quitar representada con un menos, donde podra eliminar un registro ingresado en el conteo, por ultimo la opcion de buscar, en donde podra realizar una busqueda avanzada de los articulos registrados en el catalogo de articulos y agregarlos al conteo.

En la parte superior de la pantalla al lado derecho del recuadro aparecen otras opciones en donde podra incluir varios articulos registrados en el sistema.

En la opción TODO puede realizar filtros de búsqueda para agregar productos al conteo.

En los filtros puede realizar la busqueda por linea, grupo, subgrupo, marca y proveedor registrado previamnete en el catalogo de articulos.

El sistema cuando ajusta el inventario por medio del conteo lo compara contra el saldo actual de inventario en el sistema, sin embargo, hay una manera de que el sistema compare los saldos de un inventario pasado; para esto es necesario grabar el saldo del día que desea comparar.

Para grabar un saldo de inventario de una fecha diferente debe dirigirse al catalogo de articulos y en las herramientas del catalogo seleccionar la opcion de historial de saldos como se muestra en la imagen anterior, en ese momento el sistema mostrara un nuevo recuadro en donde podra gestionar el saldo y guardarlo adermas de eliminarlo o examinarlo.

Syscafe permite realizar el conteo de acuerdo a todas las bodegas registradas en el sistema o a una bodega en especifico.

El icono de Excel que aparece en la parte superior del recuadro permite importar y exportar un formato en el libro de excel en donde podrá realizar el registro de conteo físico en Excel e importarlo al sistema.

En la siguiente opción “Diferencia”, el sistema realiza el ajuste de las diferencias que registra en el sistema con las existencias en físico del inventario.

El sistema abrirá un nuevo recuadro en donde indicará en qué periodo realizará el ajuste de las existencias y que saldos comparar, es decir el sistema realizara una comparacion del saldo que tiene registrado el sistema contra el saldo que se registra en el conteo; el sistema permite comparar estas diferencias en base a saldos del inventario generales o saldos por bodegas, permite comparar todos los artìculos registrados en el sistema sistema es decir asi no se incluya cantidad en el conteo el sistema tomara por defecto que el inventario de ese producto es cero y asi lo ajustara dejando saldo cero en el sistema,tambien permite comparar solo los saldos del inventario fisico es decir solo tomara en cuenta los artìculos registrados en el conteo y filtrando una selección es decir filtrando los productos por lineas, marcas, grupos y subgrupos; una vez terminada la parametrización para ajustar el inventario en la parte superior aparece la opción de ajustar, en donde el sistema hará una nota de inventarios ajustando el inventario a las cantidades ingresadas en el conteo.

El sistema también genera un reporte en pantalla o en excel donde muestra el saldo del conteo con el saldo físico y los valores que entran en la operación del conteo.

La opción Agrupa, permite ordenar los artículos del inventario.

Por último, la opción de importa, permite subir el conteo físico mediante un archivo delimitado.

  1. Abrir: en esta opción podrá revisar los registros que se ingresaron para realizar el conteo de inventario.
  2. Diferencias: en esta opción también puede ajustar las existencias de inventario ya que podrá ajustar las diferencias que tenga el inventario físico con el inventario que refleja el sistema.
  1. Eliminar: la opción de eliminar lo que hace es quitar del sistema la información que ingreso en el conteo, este proceso no eliminara el conteo si ya fue realizado ya que el conteo se realiza contablemente desde la nota de inventarios.
  2. Comparar: en esta opción el sistema mostrara un informe de diferencias entre los conteos registrados.
  1. Consolidar: Este proceso lo que permite es unir dos registros del conteo físico en un solo documento con el fin de que se puedan realizar conteos en distintos computadores.

Esta herramienta tiene como finalidad apoyar para realizar el cruce en bloque de pedidos, remisiones y cotizaciones al comprobante factura de venta.

La ruta para ingresar a esta utilidad es: Procesos/Inventarios/Examinar cruce de ítems

  1. Ítems de: a través de esta opción puede seleccionar el tipo de documento que desea consultar para facturar masivamente (Es importante recordar que los documentos que pueden facturarse masivamente son: pedidos, remisiones y cotizaciones; los demás comprobantes solo quedan a modo de consulta)
  2. Mediante las opciones disponibles, puede marcar las diferentes opciones y consultar el estado de los documentos.
  3. Consultar: Al seleccionar este icono el sistema reflejará la información que se haya solicitado en los puntos 1 y 2.
  4. Una vez se encuentre la información en pantalla, es importante abrir el candado en la parte inferior izquierda para que le permita seleccionar aquellos documentos que desea facturar.
  5. En estas casillas puede seleccionar uno a uno los pedidos que desea facturar; seleccionando el icono 

 , se seleccionaran todos los pedidos que se encuentren en la ventana de consulta.

  1. Filtros: Con esta opción puede aplicar diferentes formas de consultar la información:
  1. Ubicar Referencias: Con este filtro puede ubicar una referencia especifica cuando en los pedidos se tienen demasiados artículos.
  2. Facturar: este proceso le permite realizar la facturación masiva de los pedidos, para generar la facturación, inicialmente debe abrir el comprobante de factura de venta con el cual se realizará el cruce de los pedidos, posteriormente, deberá ingresar a la opción 

/ deberá aprobar la validación generada 

una vez aprobada la verificación, el sistema realizará la facturación masiva de los pedidos, cuando se haya finalizado el proceso, el sistema arrojará la confirmación de las facturas generadas con su respectiva información (Pedido de origen, tercero relacionado, fecha, valor facturado y numero de comprobante donde quedó cruzado el pedido)

SysCafé a través de sus herramientas, permite realizar la personalización de etiquetas para la identificación de los artículos. Para crear una nueva etiqueta, es importante seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar a: Archivos/Catálogo artículos/ Herramientas/ Elaborar etiquetas. (También puede ingresar a esta herramienta a través de: Procesos/ Inventarios/Elaborar etiquetas

Al ingresar a la elaboración de etiquetas, deberá seleccionar el formato de etiqueta según el lenguaje de la impresora que se tenga disponible (ZPL o EPL).

Al seleccionar cual es el lenguaje de la impresora, podrá tomar el formato estándar que se refleja en la imagen anterior, también puede realizar modificaciones al tipo de formato que deseé seleccionado la opción 

allí se habilitará la siguiente ventana:

  1. Nueva: Seleccionando esta opción podrá iniciar la creación de una etiqueta
  2. Tipo: Seleccione el tipo de lenguaje con el que realizará la etiqueta
  3. Nombre: Es importante asignar el nombre de la nueva etiqueta
  4. Usar plantilla: El sistema cuenta con una serie de plantillas sobre las cuales puede personalizar la etiqueta.
  5. Finalmente seleccione la opción grabar y ya quedará disponible para su uso la etiqueta creada.

Por otro lado, encontrará una serie de opciones en la parte inferior de la ventana.

  1. Adicionar: permite agregar las referencias a las cuales se les generará etiqueta, deberá afectar la cantidad de etiquetas y adicionar.
  1. Quitar: permite quitar los artículos a los cuales no se generará etiqueta.
  2. Varios: Puede adicionar varias referencias según la línea de inventario, grupo, subgrupo, marca y proveedor.
  1. Todo: Con esta opción se eliminarán todas las referencias que se encuentren en el recuadro.
  2. Seleccionar automáticamente desde: Con esta opción puede traer las referencias de un comprobante seleccionado e imprimir las etiquetas de los artículos.
  1. Exportar: Seleccionando este icono el sistema llevará a Excel la información general de la referencia.
  2. Lista precios: En esta opción puede seleccionar la lista de precios que se vea reflejada en la etiqueta.

Una vez haya seleccionado o creado el tipo de etiqueta, y relacionado los artículos a los cuales se generará las etiquetas, deberá seleccionar la opción 

 para generar las etiquetas; a continuación, encontrará un ejemplo de como se genera la etiqueta de una referencia:

Los lotes son una identificación a los medicamentos que se generan en un solo proceso de fabricación, esta identificación cuenta con una fecha de emisión y de vencimiento. SysCafé, permite llevar este control de la siguiente manera:
En primera instancia, deberá activar el manejo de los lotes, ingresando a la ruta: Sistema/Parámetros/Inventarios/Lotes

Después de haber activado el módulo, puede iniciar la parametrización de los artículos, ingresando a archivos/Catálogo de artículos allí deberá relacionar en la pestaña Especiales.

En la pestaña especiales, visualizará el campo donde encontrara todos los lotes que afectarán la referencia. Para agregar un nuevo lote, seleccione el icono 

Se habilitará un nuevo campo donde deberá relacionar el numero del lote, fecha de expedición y fecha de vencimiento; finalmente, seleccione la opción GRABAR.

Una vez haya afectado los lotes en cada referencia, puede afectar los artículos en FACTURAS DE COMPRA y FACTURAS DE VENTA.

En el documento de compra, podrá afectar el artículo que desea ingresar al inventario, así como también encuentra disponible el campo donde puede agregar el número de lote, con la fecha de expedición y vencimiento, el dato relacionado en este campo se agregará inmediatamente en el campo “Lotes” encontrado en la pestaña Especiales del catálogo de artículos.

En última instancia, deberá finalizar el diligenciamiento del documento y seleccionar la opción GRABAR.

En el documento de venta, deberá agregar la referencia correspondiente, y en el campo LOTE No (+) se habilitará el listado de los lotes que afectan el artículo, seleccione el que corresponda y marque la opción OK, allí lo que hará el sistema en diligenciar las casillas 

teniendo en cuenta lo seleccionado anteriormente.

Finalmente, puede finalizar el diligenciamiento de la factura y GRABAR el comprobante.