El proceso de facturación externa es una herramienta que le permite al usuario importar la contabilización por medio del comprobante de venta al sistema SysCafe, desde otro software contable.
Para realizar el proceso de facturación externa debe ingresar por el menú procesos\ generales\importar información\ pedidos/facturación sistema externo.
En este recuadro debe abrir el candado y seleccionar el tipo de comprobante de factura de venta que se va a importar y seleccionar la opción que dice formato dando clic en los tres puntos
Cuando ingrese a esta opción el sistema le arroja un visor donde le muestra la estructura del archivo en formato:
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO TEXTO
—————————-
| Tipo | C(3) | : Código del tipo de comprobante |
| Numero | C(10) | : Numero del comprobante |
| Tercero2 | C(12) | : Id/CC/Nit venddoer |
| Ano | N(4) | : Año de la fecha del comprobante |
| Mes | N(2) | : Mes de la fecha del comprobante |
| Dia | N(2) | : Dia de la fecha del comprobante |
| Anulado | L | : .T. [Anulado] .F. [No Anulado] |
| Plazo | N(4) | : Dias plazo de pago si es credito |
| AnoE | N(4) | : Ano de la fecha de la entrega de la mcia |
| MesE | N(2) | : Mes de la fecha de la entrega de la mcia |
| DiaE | N(2) | : Dia de la fecha de la entrega de la mcia |
| Detalle | C(80) | : Detalle opcional del comprobante |
| Tercero1 | C(12) | : Id/CC/Nit cliente |
| Area | C(13) | : Codigo sucursal cliente (opcional) |
| Referencia | C(15) | : Id/Codigo de item de inventario |
| Cantidad | N(14,4) | : Cantidad |
| VrSubtot | N(12,2) | : Cantidad*VrUnit |
| VrIva | N(12,2) | : Valor del iva (Cantidad*VrivaUnit) |
| pIva | N(12,2) | : %de Iva |
| CodServ | C(8) | : Código de servicio |
| vrretef | N(12,2) | : Valor Retefuente |
| pretefte | N(6,2) | : Porcentaje Retencion |
| Fpago | C(3) | : Código forma de pago |
| Tercero3 | C(12) | : Ingreso para otro tercero |
| vrreIva | N(12,2) | : % ReteIva |
| PReIva | N(6,2) | : ReteIva |
| vrreIca | N(12,2) | : Valor ReteIca |
| PReIca | N(6,2) | : % ReteIca |
| Numexterno | C(15) | : Numero externo |
EJEMPLO DE CONTENIDO DEL ARCHIVO
——————————–
«PE1″,»0000000001″,»93406469″,2012,1,1,F,10,2012,1,1,»PEDIDO URGENTE»,»900083058″,»»,»0001″,10.0000,1000.00,160.00,16.00,»»,0.00,0.00,»001″,»»,0.00,0.00,0.00,0.00,»123456789″,» «
«PE1″,»0000000001″,»93406469″,2012,1,1,F,10,2012,1,1,»PEDIDO URGENTE»,»900083058″,»»,»0002″,20.0000,2000.00,200.00,10.00,»»,0.00,0.00,»001″,»»,0.00,0.00,0.00,0.00,»123456789″,» «
«PE1″,»0000000001″,»93406469″,2012,1,1,F,10,2012,1,1,»PEDIDO URGENTE»,»900083058″,»»,»0003″,30.0000,3000.00,0.00,0.00,»»,0.00,0.00,»001″,»»,0.00,0.00,0.00,0.00,»123456789″,» «
Con esta información puede realizar el proceso de importar facturación desde otro aplicativo.
También se puede abrir un archivo en Excel donde debe ingresar en cada columna la información que aparece en el editor de texto anterior, así como se muestra a continuación:
En esta representación de Excel debe tener en cuenta que la información que está en la fila 1 es informativa, es necesario adicionarla para tener un control de la información que debe ir en cada columna.
Luego de que realice el proceso de ingresar la información de la facturación al importar, debe guardar el archivo de Excel con la siguiente extensión:
Una vez el archivo está guardado con la extensión CSV (Delimitando por comas) se procede a realizar el cambio de nombre de CSV a TXT.
Normalmente en las carpetas de Windows no muestra la extensión del archivo, por tal motivo debe ingresar a las opciones de carpeta y en la pestaña ver, dar deshabilitar la casilla de verificación que dice “Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos” y aceptar.
Después de dar clic en aceptar los archivos muestran junto a su nombre la extensión en este caso se debe tener en cuenta la que termina en csv.
Esta extensión csv, se debe de cambiar a la extensión txt y se realiza dando clic en cambiar nombre de archivo o con el comando del teclado F2.
Después de dar clic en aceptar los archivos muestran junto a su nombre la extensión en este caso se debe tener en cuenta la que termina en csv.
Una vez que se cambie la extensión del nombre del archivo a TXT, se debe abrir y remplazar los (;)Punto y coma por (,) comas:
Para hacer este cambio debe dar el comando CTRL+R o ir por el menú edición REMPLAZAR.
En la casilla que dice buscar debe escribir el punto y coma (;) y en la que dice reemplazar por debe escribir la coma (,) y dar clic en Reemplazar todo.
Para finalizar debe ir a la opción de archivo y guardar.
El archivo está listo para importar a SysCafé, por tal motivo se debe ingresar a proceso generales, importar información, pedido/facturación sistema externo.
En esta herramienta se debe dar clic en la opción; importar registros desde:
En la opción que dice Medio debe seleccionar el Archivo plano formato estándar.
Debe seleccionar el archivo, dando clic en los tres puntos:
En esta opción apare el archivo TXT a importar, se debe seleccionar y dar clic en aceptar:
Luego de aceptar, debe dar clic en la opción que dice Importar.
Por último, el sistema le muestra los comprobantes que se van a importar y en la grilla de la parte inferior le muestra las referencias o servicios, detalle, cantidad y demás valores de los ítems.
Por último, se debe dar clic en grabar.
Y junto con esto muestra el informe de proceso de importación.
