El proceso de facturación externa es una herramienta que le permite al usuario importar la contabilización por medio del comprobante de venta al sistema SysCafe, desde otro software contable.

Para realizar el proceso de facturación externa debe ingresar por el menú procesos\ generales\importar información\ pedidos/facturación sistema externo.

En este recuadro debe abrir el candado y seleccionar el tipo de comprobante de factura de venta que se va a importar y seleccionar la opción que dice formato dando clic en los tres puntos

Cuando ingrese a esta opción el sistema le arroja un visor donde le muestra la estructura del archivo en formato:

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO TEXTO
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TipoC(3): Código del tipo de comprobante
NumeroC(10): Numero del comprobante
Tercero2C(12): Id/CC/Nit venddoer
AnoN(4): Año de la fecha del comprobante
MesN(2): Mes de la fecha del comprobante
DiaN(2): Dia de la fecha del comprobante
AnuladoL: .T. [Anulado] .F. [No Anulado]
PlazoN(4): Dias plazo de pago si es credito
AnoEN(4): Ano de la fecha de la entrega de la mcia
MesEN(2): Mes de la fecha de la entrega de la mcia
DiaEN(2): Dia de la fecha de la entrega de la mcia
DetalleC(80): Detalle opcional del comprobante
Tercero1C(12): Id/CC/Nit cliente
AreaC(13): Codigo sucursal cliente (opcional)
ReferenciaC(15): Id/Codigo de item de inventario
CantidadN(14,4): Cantidad
VrSubtotN(12,2): Cantidad*VrUnit
VrIvaN(12,2): Valor del iva (Cantidad*VrivaUnit)
pIvaN(12,2): %de Iva
CodServC(8): Código de servicio
vrretefN(12,2): Valor Retefuente
pretefteN(6,2): Porcentaje Retencion
FpagoC(3): Código forma de pago
Tercero3C(12): Ingreso para otro tercero
vrreIvaN(12,2): % ReteIva
PReIvaN(6,2): ReteIva
vrreIcaN(12,2): Valor ReteIca
PReIcaN(6,2): % ReteIca
NumexternoC(15): Numero externo

EJEMPLO DE CONTENIDO DEL ARCHIVO
——————————–
«PE1″,»0000000001″,»93406469″,2012,1,1,F,10,2012,1,1,»PEDIDO URGENTE»,»900083058″,»»,»0001″,10.0000,1000.00,160.00,16.00,»»,0.00,0.00,»001″,»»,0.00,0.00,0.00,0.00,»123456789″,» «
«PE1″,»0000000001″,»93406469″,2012,1,1,F,10,2012,1,1,»PEDIDO URGENTE»,»900083058″,»»,»0002″,20.0000,2000.00,200.00,10.00,»»,0.00,0.00,»001″,»»,0.00,0.00,0.00,0.00,»123456789″,» «
«PE1″,»0000000001″,»93406469″,2012,1,1,F,10,2012,1,1,»PEDIDO URGENTE»,»900083058″,»»,»0003″,30.0000,3000.00,0.00,0.00,»»,0.00,0.00,»001″,»»,0.00,0.00,0.00,0.00,»123456789″,» «

Con esta información puede realizar el proceso de importar facturación desde otro aplicativo.

También se puede abrir un archivo en Excel donde debe ingresar en cada columna la información que aparece en el editor de texto anterior, así como se muestra a continuación:

En esta representación de Excel debe tener en cuenta que la información que está en la fila 1 es informativa, es necesario adicionarla para tener un control de la información que debe ir en cada columna.

Luego de que realice el proceso de ingresar la información de la facturación al importar, debe guardar el archivo de Excel con la siguiente extensión:

Una vez el archivo está guardado con la extensión CSV (Delimitando por comas) se procede a realizar el cambio de nombre de CSV a TXT.

Normalmente en las carpetas de Windows no muestra la extensión del archivo, por tal motivo debe ingresar a las opciones de carpeta y en la pestaña ver, dar deshabilitar la casilla de verificación que dice “Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos” y aceptar.

Después de dar clic en aceptar los archivos muestran junto a su nombre la extensión en este caso se debe tener en cuenta la que termina en csv.

Esta extensión csv, se debe de cambiar a la extensión txt y se realiza dando clic en cambiar nombre de archivo o con el comando del teclado F2.

Después de dar clic en aceptar los archivos muestran junto a su nombre la extensión en este caso se debe tener en cuenta la que termina en csv.

Una vez que se cambie la extensión del nombre del archivo a TXT, se debe abrir y remplazar los (;)Punto y coma por (,) comas:

Para hacer este cambio debe dar el comando CTRL+R o ir por el menú edición REMPLAZAR.

En la casilla que dice buscar debe escribir el punto y coma (;) y en la que dice reemplazar por debe escribir la coma (,) y dar clic en Reemplazar todo.

Para finalizar debe ir a la opción de archivo y guardar.

El archivo está listo para importar a SysCafé, por tal motivo se debe ingresar a proceso generales, importar información, pedido/facturación sistema externo.

En esta herramienta se debe dar clic en la opción; importar registros desde:

En la opción que dice Medio debe seleccionar el Archivo plano formato estándar.

Debe seleccionar el archivo, dando clic en los tres puntos:

En esta opción apare el archivo TXT a importar, se debe seleccionar y dar clic en aceptar:

Luego de aceptar, debe dar clic en la opción que dice Importar.

Por último, el sistema le muestra los comprobantes que se van a importar y en la grilla de la parte inferior le muestra las referencias o servicios, detalle, cantidad y demás valores de los ítems.

Por último, se debe dar clic en grabar.

Y junto con esto muestra el informe de proceso de importación.