Este proceso nos permite importar la contabilización de los diferentes tipos de comprobantes de un origen externo (otros Softwares) por medio de archivos de Excel, archivos CSV o texto delimitado por comas. también nos permite importar contabilizaciones de comprobantes de otras bases de datos que operan con algunos de las soluciones que ofrece SysCafé (en Excel o archivos DBF).

De forma inicial se debe generar la estructura en el archivo Excel a través de la ruta: Procesos/Generales/Importar información/Movimiento contable/Abrir archivo- ver estructura (Lo más recomendable es generarlo en filas)

Información a diligenciar en estructura excel

  • Tipo: Escriba el tipo de documento (Prefijo) que desea importar Ej. EG1.
  • Numero: Digite el consecutivo del comprobante.
  • Fecha: Se digita la fecha del documento en el formato AAAA/MM/DD (Año/Mes/Día).
  • Detalle: Información puntual sobre el motivo del comprobante Ej.: Compra de Mercancía, Pago de mercancía, Etc.
  • Anulado: Si es documento a importar se encuentra anulado debe escribir .T. en caso de que no se encuentre anulado puede dejar la casilla en blanco.
  • Codpuc: Escriba el código de las cuentas que se van a afectar en el movimiento contable.
  • Ccosto y Sccosto: Si manejan centros o subcentros de costos, debe relacionar el código del centro que afectará en el campo correspondiente.
  • Docrela: Hace referencia al documento relacionado que desea afectar, en donde debe escribir el tipo de comprobante y consecutivo tal como se muestra en el ejemplo (Imagen de la parte superior, No es obligatorio).
  • Cuota: Su uso es más general en los comprobantes de causación en donde se llega a un común acuerdo de pagos, diferido a un número de cuotas.
  • Referencia: Si el movimiento que está realizando afecta inventarios, debe relacionar el código de la referencia que tiene en el catálogo de artículos.
  • Cant: Digite la cantidad que se moverá por referencia.
  • Débito y Crédito: Realice la afectación de las cuentas según el movimiento del comprobante, se debe ingresar el valor por cuenta.
  • Nombre de tercero: Nombre completo de la persona o entidad que se afectará.
  • Base: Hace referencia a la base de cálculo de IVA.
  • Fecha Ven: Si desea relacionar la fecha de vencimiento de la factura (No es obligatorio).
  • Área: Hace referencia a la afectación de un subtercero, para relacionar el subtercero debe relacionar el código del mismo.
  • NumExterno: (No es obligatorio).
  • Anexo: Información adicional que desean tener en cuenta (No es obligatorio).

Una vez tenga ingresada la información que requiere importar al sistema, debe guardar el documento Excel en formato “Libro de Microsoft Excel 5.0/95”. Para importar el archivo al sistema debe seguir la siguiente ruta: Procesos/Generales/Importar información/Movimiento contable/

Como puede ver en la parte superior, debe seleccionar el archivo que se importará, así como También se debe seleccionar la ruta donde se encuentra guardado el archivo de Excel para esto en el campo “Seleccione archivo” debe dar clic en el botón de los tres puntos y buscar donde se encuentra el archivo de Excel a importar.

Es debe seleccionar el estilo del archivo, en este caso EN FILAS (mas recomendado), posterior, seleccione y verá la información que ingreso en el archivo de Excel, además de ellos para verificar que todo esté en orden antes de importar puede seleccionar la casilla , si el archivo no presenta error pasará la validación, si por el contrario no pasa la validación puede seleccionar el botón en donde el sistema se le reflejarán las inconsistencias que debe corregir en el archivo.

Cuando ya se tenga todo validado, y el archivo haya pasado la validación puede proceder a importar la información con el botón , aprueba la verificación, finalmente el sistema le va a confirmar los registros importados.