El proceso de consolidación entre empresas es una herramienta que ofrece el sistema, en donde podrá realizar transferencia de información de una base de datos a otra en el mismo sistema. Antes de realizar el proceso se recomienda realizar copia de seguridad.

Para correr este proceso, deberá seguir la siguiente ruta: Procesos/Generales/Consolidar movimiento entre empresas.

Encontrará la siguiente ventana, en donde verá reflejadas todas las empresas que tiene creadas en el sistema, allí deberá seleccionar la base de datos de donde traerá los movimientos necesarios.

Una vez haya seleccionado la base de datos que necesita, seleccione  y se verá reflejada una ventana para seleccionar el periodo a consolidar, ya sea por mes o por días.

Cuando tenga seleccionado el método de consolidación ya sea mes o día, seleccione  para verificar cuales son los comprobantes que se consolidarán. Adicionalmente, tiene la opción de seleccionar si desea que los comprobantes que ya existe se sobrescriban  o desmarcar la casilla con el fin de solo traer los comprobantes que no están en la base de datos.

Seleccione nuevamente  para llegar al paso número 4 en donde deberá confirmar que desea correr el proceso de consolidación, seleccionando CONSOLIDAR AHORA.

Cuando se haya corrido el proceso de manera correcta se genera la siguiente validación:

Es necesario que al finalizar el proceso de consolidación se actualicen saldos, finalmente, después de correr los procesos anteriores puede continuar trabajando en su base de datos.

Con esto se finaliza el proceso.

Esta herramienta permite registrar los saldos iniciales de las cuentas o conceptos contables, a través del registro del balance inicial de la empresa que se explica a continuación.
Para ingresar a esta utilidad seleccione: Procesos/Generales/Saldos iniciales

Una vez dentro de la ruta mencionada anteriormente, encontrará la ventana de saldos iniciales donde debe seleccionar la opción “Nuevo”.
NOTA: Para realizar el proceso cargue de la información el comprobante de saldos iniciales, debe estar creado en los tipos de comprobantes.

Al habilitarse el comprobante, encontrará la siguiente estructura, la cual debe diligenciar de la siguiente manera:

  • Fecha: Será la fecha de cierre del mes inmediato anterior a la fecha de inicio de operaciones, es decir, si la empresa inicia operaciones el día 01 de enero de 2019, la fecha del balance inicial o de saldos iniciales será el día 31 de diciembre de 2018. (Es lo más recomendable, sin embargo, es autonomía de la entidad determinar a qué fecha realizaran los registros).
  • Detalle: En este campo puede asignar información adicional del documento. (No es obligatorio).

Para iniciar las afectaciones contables, encontrará 4 pestañas:

1. Contabilidad: A través de este campo podrá realizar la afectación correspondiente por códigos contables, para agregar una nueva afectación por código, seleccione el icono “adiciona” encontrado en la parte inferior derecha, allí se habilitará el campo CODIGO PUC, para que realice las afectaciones de las cuentas como puede visualizar a continuación.

Para quitar alguno de los registros ya agregados, seleccione la opción “Quita”
Esta información también la podrá importar desde un archivo Excel, el cual deberá tener la siguiente estructura, para el diligenciamiento de la misma lo más relevante a diligenciar son:

  • Codpuc: Código de la cuenta a afectar.
  • Débito: Relacione el valor correspondiente de naturaliza débito.
  • Crédito: Relacione el valor correspondiente de naturaliza crédito.
  • Tercero: En caso de que la cuenta necesite afectar una persona, deberá relacionar el número de documento o NIT (ya debe estar creado en el catálogo de terceros), cuando no sea cuenta por cobrar o por pagar.

NOTA: Es importante guardar el archivo Excel con formato “EXCEL 5.0/95”.

Para realizar la importación del archivo debe ingresar al documento de saldos iniciales/contabilidad/ seleccionar la opción Excel.
Seleccione la opción importar, posteriormente, elija el documento que se importará al sistema y seleccione ACEPTAR.

Al importar la información se verá reflejada de la siguiente manera:

Se cargará automáticamente la información diligenciada en la plantilla Excel. Y podrá grabar la información.

2. Inventarios: A través de esta pestaña podrá ingresar la información de cantidades que estarán disponibles en el inventario y el costo de cada referencia (El costo a relacionar es precio de compra antes de cualquier impuesto).

Este archivo lo puede diligenciar directamente en el sistema, o puede usar una plantilla Excel la cual facilita el cargue de la información de forma masiva.

Para diligenciar esta pestaña, seleccione “adicionar” para agregar la referencia, automáticamente el sistema cargará el detalle del articulo; debe relacionar la cantidad a ingresar, y el costo que se le asignará al artículo.

La estructura en Excel que se usará, deberá llevar los siguientes campos obligatoriamente, es importante no realizar modificaciones a la configuración predeterminada del formato, así mismo es vital tener en cuenta que el formato compatible para importar la información al sistema es EXCEL 5.0/95

Para realizar la importación del archivo, deberá seleccionar la opción 

allí deberá filtrar el documento a importar y seleccionar ACEPTAR, después visualizará la información de la siguiente manera:

En última instancia seleccione la opción GRABAR.

3. Cuentas por cobrar: Es uno de los activos más importantes, ya que es el activo más líquido después del efectivo en una entidad de carácter económico. Representan venta o prestación de algún bien o servicio que se recuperará en dinero en sumas parciales. Para este caso, SysCafé permite ingresar estos saldos de cuentas por cobrar mediante las plantillas que visualizará a continuación:

Los datos más importantes a diligenciar tanto en el sistema, como en la plantilla de Excel, son los siguientes:

  • No Comprob/Docrela: En este campo debe realizar la afectación de un documento, el cual cumplirá la función de que cuando se recaude la deuda este sea afectado, disminuyendo el valor de lo adeudado o dejando el saldo cero al cliente; para el ejemplo que se encuentra en pantalla se usará el comprobante ND1 (Nota debito) con su respectivo consecutivo, la empresa decide qué tipo de documento desea usar, bien una factura de venta, nota de contabilidad o la nota débito, cada una de ellas debe llevar su consecutivo.
  • Forma. Pago/Fpago: Aquí en este campo se afectará la cuenta a la cual quedará cargado el saldo de cartera (La forma de pago se debe encontrar previamente creada en: Archivos/Catalogo forma de pago). Para afectar la forma de pago en el sistema solo deberá desplegar el menú de forma de pago y relacionarla, en la plantilla Excel debe afectar el código que se le asignó a la forma de pago al crearla, para el caso del ejemplo el código a usar es el “006”.
  • Tercero: En este campo debe relacionar con el número de documento, el cliente al cual se le va a cargar la deuda; los terceros deben estar previamente creados en el catálogo de terceros, para poder realizar el cargue correspondiente.
  • Nombre/Detalle: En el sistema, este campo se diligencia automáticamente trayendo el nombre del tercero cuando relaciona el número de documento. Por otro lado, en la plantilla de Excel este campo le permite asignar un detalle de la cuenta por cobrar, ya sea relacionar el nombre del cliente o ingresar información adicional de la deuda.
  • Suc.pto/área: Este campo tanto en el sistema como en la plantilla Excel, permite afectar el sub tercero que va relacionado con el tercero. (Solo se diligencia en caso que la entidad lo necesite manejar).
  • Vendedor/Tercero2: Este campo permite relacionar el vendedor de la empresa, en el sistema lo puede afectar desplegando el menú de vendedores y en la plantilla Excel afectando el número de documento del vendedor.
  • Fecha: Relacionar la fecha donde se generó la deuda.
  • Vence/Fecha ven: Debe asignar una fecha de vencimiento obligatoria, puede ser definida según lo requieran.
  • Saldo: En este campo, debe afectar el valor de la factura.
  • Vr. total: En este campo puede relacionar el valor total de la deuda del tercero.

Finalmente, cuando se haya diligenciado la información en Excel deberá grabar el comprobante con formato Excel 5.0/95, para realizar la importación correspondiente, seleccionando el siguiente icono

deberá filtrar el documento a importar y seleccionar ACEPTAR, después visualizará la información de la siguiente manera:

4. Cuentas por pagar: Las cuentas por pagar son las cantidades en deuda de la entidad a los acreedores por los servicios o bienes adquiridos. SysCafé permite ingresar estos saldos de cuentas por pagar mediante las plantillas que visualizará a continuación:

Los datos más importantes a diligenciar tanto en el sistema, como en la plantilla de Excel, son los siguientes:

  • No Comprob/Docrela: En este campo debe realizar la afectación de un documento, el cual cumplirá la función de que cuando se recaude la deuda este sea afectado, disminuyendo el valor de lo adeudado o dejando el saldo cero al cliente; para el ejemplo que se encuentra en pantalla se usará el comprobante ND1 (Nota debito) con su respectivo consecutivo, la empresa decide qué tipo de documento desea usar, bien una factura de venta, nota de contabilidad o la nota débito, cada una de ellas debe llevar su consecutivo.
  • Forma. Pago/Fpago: Aquí en este campo se afectará la cuenta a la cual quedará cargado el saldo de cartera (La forma de pago se debe encontrar previamente creada en: Archivos/Catalogo forma de pago). Para afectar la forma de pago en el sistema solo deberá desplegar el menú de forma de pago y relacionarla, en la plantilla Excel debe afectar el código que se le asignó a la forma de pago al crearla, para el caso del ejemplo el código a usar es el “007”.
  • Tercero: En este campo debe relacionar con el número de documento, el cliente al cual se le va a cargar la deuda; los terceros deben estar previamente creados en el catálogo de terceros, para poder realizar el cargue correspondiente.
  • Suc.pto/área: Este campo tanto en el sistema como en la plantilla Excel, permite afectar el sub tercero que va relacionado con el tercero. (Solo se diligencia en caso que la entidad lo necesite manejar).
  • Nombre/Detalle: En el sistema, este campo se diligencia automáticamente trayendo el nombre del tercero cuando relaciona el número de documento. Por otro lado, en la plantilla de Excel este campo le permite asignar un detalle de la cuenta por cobrar, ya sea relacionar el nombre del cliente o ingresar información adicional de la deuda.
  • Fecha: Relacionar la fecha donde se generó la deuda.
  • Vence/Fecha ven: Debe asignar una fecha de vencimiento obligatoria, puede ser definida según lo requieran.
  • Saldo: En este campo, debe afectar el valor de la factura.
  • Vr. total: En este campo relacione el valor total que se le adeuda al proveedor.

Finalmente, cuando se haya diligenciado la información en Excel deberá grabar el comprobante con formato Excel 5.0/95, para realizar la importación correspondiente, seleccionando el siguiente icono 

deberá filtrar el documento a importar y seleccionar ACEPTAR, después visualizará la información de la siguiente manera:

Por ultimo, después de haber diligenciado la información correspondiente de cada pestaña seleccione la opción «GRABAR», para que el sistema realice los cargues correspondientes a las cuentas y terceros relacionados.