La planilla de despachos es un documento interno el cual permite llevar un orden para el cumplimiento de la entrega de mercancías en un horario determinado, SysCafé permite manejar estas planillas ingresando a la siguiente ruta: Procesos/Facturación/Planilla de despachos.

Introducción

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN estableció como mecanismo de control a las ventas a través de máquinas registradoras pos y facturas por computador, la generación de un informe diario de facturación o comprobante informe diario, con una serie de requisitos, el cual es generado directamente por el software cumpliendo con sus requisitos. Para el manejo y cumplimento de lo anterior se tiene el proceso de jornadas fiscales que adicionalmente genera el informe estado de caja, restringe la generación de facturas solo con la fecha actual o jornada fiscal abierta y guarda internamente un archivo de texto con toda la información de las facturas generados durante la jornada fiscal.

Parametrización


Ingresar al menú, sistema parámetros fiscales y habilitar modulo par acierres a las jornadas fiscales.

Luego de habilitar la jornada fiscal, al momento de realizar la factura de venta el sistema le informa sobre el control de las jornadas fiscales en este recuadro debe seleccionar la opción abrir una nueva jornada fiscal. Al momento de realizar este proceso se crea la jornada fiscal según la fecha de facturación la cual el sistema la toma de la fecha del computador.

Al finalizar la jornada fiscal de facturación diaria debe ingresar por el menú informes pos y dar clic en el botón que dice hacer cierre jornada fiscal (Facturación/Vtas).

En esta opción aparece el catálogo de jornadas fiscales en donde se muestra un consecutivo de las jornadas fiscales utilizadas en el trascurso de los periodos contables y también muestra la opción que dice hacer cierre a la jornada fiscal actual, esto con el fin de realizar el cierre de la jornada fiscal de cada día.

Cuando se ejecuta la opción hacer cierre a la jornada fiscal actual, debe dar clic en sí.

Después de aceptar el sistema le muestra un recuadro donde informa que el cierre de la jornada fiscal fue realizado y a continuación muestra automáticamente él informa diario de facturación y el estado de caja.

De esta forma se realiza el proceso de informe de jornada fiscal, es de resaltar que una vez realizado el cierre de las jornadas fiscales, no podrá realizar más transacciones en esta jornada.

Herramienta utilizada en los módulos Pos plus y Gestión, pues tienen la opción de controlar inventario y adicionalmente facturan; el sistema permite al usuario controlar saldos de cantidades por bodega, es decir si una compañía dispone de diferentes puntos de venta es posible definir una bodega especifica para cada sucursal y de la misma forma asignar cantidades de inventario para los procesos de ventas teniendo así un control sobre la cantidad de los artículos.
Nota: las bodegas adicionales a la bodega principal solo controlan cantidades; el costo se controla por la bodega general.

A continuación, la creación de una bodega se puede hacer por la ruta: Archivos/Catalogo de inventarios/Bodegas

Nota: para la creación de la bodega solo debe seleccionar la opción “Nuevo” y diligenciar toda la información requerida.

La validación de la existencia de cantidades se puede hacer de forma rápida por medio de la opción el “Kardex” ubicada en la pagina de inicio de SysCafé.

Este acceso rápido muestra la información posterior a la búsqueda del artículo, donde puede evidenciar saldos, costos, documentos en los que se afecto el articulo y hasta las fechas de los ingresos y salidas respectivamente.

  1. Periodos; hace referencia a los meses consultados para el movimiento del artículo.
  2. Referencia; hace referencia al artículo consultado.
  3. Saldo; saldo de cantidades por la bodega general.
  4. Cta; cuenta utilizada para contabilizar el inventario.
  5. Kardex por bodega; permite consultar las bodegas asignadas a los puntos de venta es decir las adicionales.
  6. Consultar; permite realizar la consulta luego de diligenciar la información a validar.
  7. Contabilidad; libro de contabilidad consultado.
  8. Fecha de causación; registra el ingreso de la mercancía a la bodega.
  9. Comprobante; comprobante utilizado para el ingreso de los artículos.
  10. Entradas, salidas y saldos; reflejan las variaciones de los movimientos en el inventario.
  11. Costo aplicado; el costo con que afecta el documento, costo promedio; variación del costo respecto a las compras y ventas, costos totales; costo total del inventario.
  12. Cantidades por bodegas; bodegas adicionales o distribuidas en sucursales.
  13. Bodega; saldo actual y la bodega donde se encuentra el saldo.

Nota: la consulta inicial muestra el consolidado de todas las bodegas adicionales en la bodega principal; es decir aquí se encuentra el saldo total de los artículos de todas las bodegas.

Para la consulta de una bodega especifica debe seleccionar la opción marcada con el numero “5” que esta nombrada como “Kardex bodegas” y permitirá consultar el saldo de una bodega especifica mostrando información de la siguiente forma.

  1. Periodos; permite aplicar los filtros de los meses a consultar.
  2. Referencia; hace referencia al artículo consultado.
  3. Bodega; permite seleccionar la bodega a consultar de forma independiente.
  4. Kardex; permite la impresión de la consulta, Excel; envía los detalles consultados a una hoja de cálculo, Utilidades; seleccionando el comprobante el sistema lo direcciona para que lo consulta.
  5. Fecha; fecha de causación del comprobante que afecta las referencias.
  6. Comprobante; documento en que se afectó el artículo.
  7. Salidas; saldos del articulo con la variación de ingresos y salidas.
  8. Ref. Bodega; bodega consultada.
  9. Consultar; icono que permite consultar la referencia deseada por el usuario.
  10. Tercero; tercero marcado o afectado en el comprobante donde se afectó la referencia consultada.
  11. Cantidades por bodegas; bodegas y saldos de la referencia consultada.

Nota: el Kardex por bodega independiente solo muestra detalles de entrada y salidas ya que no controla costos de forma independiente.

El proceso de facturar saldos de bodega puede utilizarse en un caso hipotético de que la empresa venda una sucursal junto con el inventario que tiene asignado, es decir en su totalidad cancelara el saldo de esa bodega o si no factura una parte y retorna el saldo que no factura a su bodega principal.

Ruta: Procesos/Facturación/Facturar saldo de bodega.

Posterior a seleccionar “Facturar saldos de bodega” visualizara la siguiente opción.

  1. Periodos; hace referencia al corte sobre el cual se planea facturar los saldos e la bodega o hacer el traslado de sus existencias.
  2. Bodega; hace referencia a la bodega sobre la cual se correrá el proceso, para el ejemplo actual tomaremos la nombrada “Bodega de prueba”.
  3. Extracto; genera un informe para impresión del usuario en caso de querer conocer las existencias.
  4. Atrás; permite retornar en el proceso.
  5. Siguiente; permite avanzar en el proceso.

Al seleccionar la opción marcada con “3” o la opción “extracto de bodega” permite aplicar filtros y organizar el informe donde consultara las existencias y los movimientos del inventario por la bodega seleccionada.

  1. Bodega; la seleccionada para correr el proceso.
  2. Gru. Prod; filtro adicional para quienes hacen uso del proceso de producción.
  3. Periodos; permite aplicar el filtro no solo sobre el mes, también puede fijar periodos de fechas apara la consulta.
  4. Agrupar y ordenar; Opción adicional en l que el usuario puede organizar la información.

Es posible enviar el informe a una hoja de calculo o realizar la impresión directa para visualizar.

Nota: para este caso particular solo tenemos una referencia, el informe muestra de forma detallada las opciones de filtro aplicadas.

Una vez se toma la determinación de correr el proceso y luego de aplicar los filtros necesario debe seleccionar la opción “siguiente”.

Nota: recuerde que de ser necesario puede utilizar la opción “Atrás” que permite retornar.

Posterior seleccionar la opción “siguiente” muestra un historial de saldos con la opción de definir cuantos de los artículos necesita facturar y cuantos de los artículos necesita regresar a la bodega principal.

  1. Referencia; genera el listado de la totalidad referencias de artículos en la bodega asignada.
  2. Detalle; muestra los nombres asignados a la referencia.
  3. Saldo en el sistema; muestra las cantidades actuales reportadas en el Kardex de artículos.
  4. Saldo físico; existencias reales del artículo, lo que quiere decir que el sistema hará una resta de saldo en el sistema menos el saldo físico y el saldo lo facturara.
  5. Retornar a bodega; las cantidades ingresadas aquí restan del total de las cantidades en saldo en sistema y creara una nota de traslado entre bodegas automático retornando esas cantidades a la bodega principal.
  6. Facturar diferencia; el sistema llevará a la factura de venta el saldo que aquí este asignado creando documento automático que usted podrá diligenciar con tercero y demás información necesaria.
  7. Imprimir; antes de correr el proceso es posible generar un informe de lo que se visualiza en pantalla con el objetivo de validar cantidades, referencias y saldos.

Nota: Una vez ingresada la información necesaria debe seleccionar la opción “siguiente”.

Para el ejemplo actual realizaremos la facturación de 25 Cantidades del articulo en un documento tipo factura de venta y los 25 restantes las retornaremos para la bodega principal para lo que se utilizara una nota de traslado entre bodegas.

  1. Referencia; referencias de los artículos asignados a la bodega filtrada (En este caso solo tengo una única referencia).
  2. Detalle; relacionado al nombre o descripción del artículo.
  3. Saldo del sistema; saldo total asignado a la bodega filtrada.
  4. Retorno a bodega; cantidades que se afectaran en el traslado entre bodegas haciendo el retorno a la bodega principal.
  5. Factura diferencia; el proceso resta del saldo del sistema el saldo a trasladar y la diferencia lo factura.
  6. Siguiente; una vez diligenciada la información asigne la opción siguiente para continuar con el proceso.
  1. Precios; debe asignar una lista de pecios con la cual se facturará los artículos, en caso de no usar listas de precios se hace con la lista de precios general.
  2. Dto. Cliente; permite asignar un descuento al comprador, aplicado en la factura de venta.
  3. Hacer factura y traslados; para finalizar solo queda facturar y trasladar las cantidades seleccionadas previamente.

Nota: primero se crea la nota de traslado previamente creada en el catálogo de artículos la cual debe diligencias y donde se muestran las cantidades a trasladar y el saldo de la bodega, seleccionando origen y destino para el movimiento de los saldos de las cantidades.

Nota: posterior a la nota de traslado se genera el documento tipo factura con las características asignadas en el proceso.

Al finalizar solo debe grabar los comprobantes y posterior validar los saldos de la bodega afectada para la cancelación de las cantidades; se relacionarán saldos en cero y comprobante en los que se movieron cantidades.

Nota: el saldo de total del articulo de 25 cantidades ingresaron a la bodega principal por medio de la nota, y los 25 adicionales se facturan a clientes varios como muestra la imagen.

Es una herramienta que brinda el sistema para agilizar el proceso de facturación de entidades con gran volumen de información a facturar. El proceso se ejecuta a partir de una parametrización general en la cual se debe determinar algunas configuraciones la cuales son:

Si la facturación se va a cargar a los terceros primero se deben de crear, para esto ubicar manual de creación de terceros. En este caso se debe activar parámetro el cual está en la ruta: Sistema, Parámetros, Facturación y ventas, facturación en lote:

Si la facturación se va a cargar a subterceros, primero crear terceros y seguido ubicar manual de creación de subterceros para su parametrización.

Pasos para configuración de la facturación:

1.Se deben de crear los servicios, los cuales se deben de crear por la ruta Archivos/Catálogo de servicios/Conceptos:

2.Es necesario ingresar las constantes/novedades las cuales son las que nos permite generar la facturación, estas se configuran de la siguiente manera en la ruta: Procesos, facturación, facturación en lote, generar constantes/novedades

En la opción  se adicionan las constantes las cuales deben de ser ingresadas por cada tercero/subtercero y por cada concepto a facturar.

1.Nos permite adicionar el registro para varios terceros o subterceros activando el parámetro:

o se ingresa los datos del subtercero en la casilla de tercero al que se la va a aplicar la facturación.

2.Concepto a aplicar: En esta parte se configura el concep/servicio a facturar los cuales fueron creados anteriormente, en la opción Modo aplica se configura la manera que va a tomar el valor del servicio el sistema, ya sea:

  • Del catálogo de servicios el cual tomara el precio configurado anteriormente en catálogo de servicios/conceptos.
  • Valor individual: Se selecciona cuando cada subtercero vaya a facturar un valor diferente, seguido se digita el valor.

3. Detalles:

  • Tipo: Hay dos tipos a seleccionar los cuales son:

• Constantes: las cuales son las que se generan en la facturación cada periodo por un cierto rango de tiempo
• Novedades: Estas son para generar cobros extras en la facturación en lote, las cuales solo pueden aplicar para un periodo.

  • Otro tercero: Este campo aplica cuando el servicio que se va a facturar es ingreso para otro tercero, el cual se diligencia en este campo.
  • Observación: La información diligenciada en este campo, aparecerá por defecto en observaciones anexas en comprobante de factura de venta.

4. Periodo:

Se selecciona el rango del periodo en el que aplicara la constante o la novedad.

Después de creadas las constantes/Novedades pueden ser consultadas en la ventana de la misma ruta, las cuales pueden ser filtradas de diferentes maneras, en esta misma ventana se pueden adicionar, eliminar o modificar las constantes.

3.Después de realizar la configuración anterior, ingresar a la ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación en lote/Generar facturas/cobros en lote

1.Opciones: En esta parte se realizará la configuración necesaria para parámetros en la facturación..

A. Ordenar por: Esta opción nos permite seleccionar de qué forma se ordenará la facturación al momento de generarla.
B. Generar cuentas de cobro en: En esta parte seleccionamos el tipo de comprobante en el que se generara la facturación.
C. Redondeo: Permite configurar el redondeo de los valores de los conceptos que se generaran en la facturación, esto se configura según requiere cada entidad.
D. Forma de pago: Se selecciona la forma de pago que será contrapartida en todos los comprobantes de factura.
E. Intereses moratorios: Si la entidad cobrara intereses moratorios es necesario activar el parámetro que se requiere y configurar el concepto de intereses el cual se crea por: Archivos/Catálogo de servicios conceptos
-Seleccione cuentas a cobrar intereses: Se debe seleccionar los códigos contables sobre los cuales se realizará el cálculo de los intereses.
F. Ajuste al peso: Nos sirve para redondear el valor total al peso más cercano el cual se contabilizara a una cuenta contable, la cual se parametriza en el catálogo de servicios y luego se elige el correspondiente al ajuste al peso.

Adicional se tienen algunos parámetros que es importante definir antes de generar la facturación los cuales son la manera en que se manejaran los anticipos (Si aplica).

2. Consultar registros:

En esta opción seleccionaremos el periodo a facturar, fecha contable de los comprobantes y adicional se pueden agregar filtros para generar la facturación si así se requiere.

3.Generar comprobantes:

Después de consultar y verificar los registros a los cuales se les va a generar comprobante de factura, ingresaremos a esta opción en la cual informara cuantos comprobantes se van a generar, el consecutivo de estos y el valor, adicional se podrá configurar los plazos de pago en el cual se digitará el porcentaje de descuento y los días de plazo para que este se efectué.

4.Esta opción permite imprimir el informe de los registros que se les generara la facturación, detallando Concepto-Detalle- Valor- Vr IVA

5. Adicional podemos generar el informe en Excel el cual nos muestra algunos datos adicionales de los terceros a los cuales se les generara la facturación.

Herramienta utilizada en el sector servicios, habilitada para los módulos con facturación y control de inventarios que permite al usuario controlar el consumo de los clientes para posterior facturación; es decir, se puede llevar el registro de consumo de un usuario por “mesa” y facturar solo hasta estar seguro que no se harán más pedidos sobre una orden inicial.

Ayuda adicional

Apóyate con nuestros videos tutoriales.

Para la correcta ejecución del proceso es necesario que los inventarios de la compañía estén ordenados y actualizados con el objetivo de mitigar riesgos al facturar, para ingresar a esta utilidad deberá seguir la siguiente ruta:

Procesos / Facturación / Cuentas pendientes.

Una vez hace uso de la ruta accede a la configuración principal del proceso de facturación con cuentas pendientes.

Su ventana principal se ve reflejada en blanco inicialmente, por tanto, se deben crear las mesas para llevar su respectiva cuenta de la siguiente forma.

Seleccione la opción «Nueva»

Seleccionando la opción “Nuevo” permite que sea creada la mesa numero 1 o de acuerdo a la necesidad del renombrarla como sea necesario, así como ingresar la información de la persona a quien debe facturar, y finalmente seleccione la opción grabar.

Nota: No es necesario crear mesa cada vez que sea necesario facturar; si la mesa numero 1 está libre pero antes tenía información de otro cliente puede modificar la información y ajustarla de acuerdo al nuevo cliente.

  1. Facturar: proceso mediante el cual se realiza el documento equivalente al usuario ya con el total a pagar.
  2. Cuenta: Genera la impresión de un documento similar a la factura son el valor del consumo actual del usuario; no tiene afectación contable solo es informativo hasta que no sea facturado.
  3. Orden: Genera la impresión de un documento de manejo administrativo para que la persona que factura genere una orden a la persona a cargo de la parte operativa “Cocina” y se pueda alistar y preparar el pedido del usuario.
  4. Actualizar: Permite la actualización de emisión de facturas y puede conocer lo que realmente está pendiente aún por facturar.
  5. Cambiar: permite al usuario de Syscafé cambiar un cliente de mesa trasladando todo en pedido.
  6. Adiciona “+”: Permite ingresar ítems a la cuenta.
  7. Quita “- “: Permite quitar artículos de la cuenta.
  8. Limpiar: Permite quitar los registros de forma general y dejar la mesa sin información.
  9. Elimina: Permite eliminar una de las mesas previamente creada.
  10. Candado: Permite que la función de limpiar aplique es necesario habilitarlo de lo contrario no limpiara los registros.
  11. Modificar: Le permite editar la información relacionada a la mesa.
  12. Información del cliente: Muestra detalles del cliente relacionado al momento de la creación y configuración de la mesa.
  13. Vendedor: Información del vendedor asignado al momento de la configuración de la mesa.
  14. Otras cuentas: Mediante esta opción podrá ingresar a relacionar los pedidos de otras mesas, sin afectar el pedido actual.
  15. Carta: Permite la configuración de cartas para los pedidos y realizar la facturación de forma más rápida; es decir puede organizar la información de las cartas separando las características de los artículos facturados, por ejemplo, Platos fríos, Bebidas frías, etc. De acuerdo a la necesidad del usuario de SysCafé.
  16. Ítems a facturar: permite al usuario de forma rápida de identificar los artículos e ingresarlos a la mesa solo con un “clic”.
  17. Facturar parcialmente: Permite seleccionar del pedido total una parte y facturarlo dejando un saldo de artículos pendientes por facturar.
  18. Fecha y hora: Toma datos relacionados con el ingreso y configuración de la mesa.

Nota: la configuración de las cartas y los artículos no es indispensable; se pueden ingresar los artículos de forma manual con la opción adicionar “+” y quitar “-“.

Posterior a la creación de las mesas debe configurar las cartas en caso de ser necesario, permite agrupar hasta “6” seis opciones los artículos ofrecidos al usuario, con la opción “Clic derecho” se muestra las opciones de configuración donde usted puede:

  1. Establecer un nombre a la pestaña separando las características de cada producto, Ejemplo “platos fríos” “Platos calientes” ETC.
  2. Establecer un color para diferenciar y visualmente sea más agradable.
  3. Establecer una imagen referente a la configuración de la carta.
  4. Una vez seleccionada la opción es posible eliminar y limpiar los registros.

Nota: puede visualizar la información que se ingresó durante la creación de la mesa al momento de seleccionarla. Posterior a la configuración de las cartas, puede asignar referencias o artículos para el proceso de facturación; es decir cada carta permite asignar diferentes productos que usted pude elegir al momento de facturar.

Puede seleccionar la carta la cual desea configurar o alimentar de información, en este caso se hará uso de la carta “Jugos naturales” dónde a su vez en la parte inferior habilita “24” referencias independientes de artículos que pueden ser facturados.

En cada casilla puede seleccionar la opción “Clic derecho” para la configuración de los artículos y demás información necesaria.

Una vez seleccionada la casilla con “Clic derecho” tiene la opción de:

  1. Establecer un nombre a la casilla.
  2. Establecer un color distintivo.
  3. Asignar una imagen referente al ítem asignado.
  4. Eliminar la imagen previamente asignada.
  5. Establecer la referencia, es decir asignar el producto que desea facturar desde esta opción seleccionando “clic”.
  6. Eliminar la referencia previamente asignada a la casilla para posterior ingreso de una diferente.

Nota: Después de asignada la referencia puede realizar el proceso de facturación con esta opción.

Cuando selecciona con un “clic” la opción configurada en este caso “Jugo Maracuyá”, automáticamente en la parte superior ingresa el ítem configurado; muestra la referencia del artículo, el detalle, la cantidad ingresada y el valor, es importante tener en cuenta que esta información se puede modificar, aunque inicialmente es tomada directamente del catálogo de artículos.

Nota: Cada vez que ingrese algún ítem a la mesa se actualiza el valor de lo que se deba facturar, opción ubicada en la parte superior derecha; recuerde que puede hacer uso de la opción adicionar “+” y la opción quitar “-“ ubicada en la parte superior izquierda.

A continuación, tiene dos opciones; de acuerdo a su necesidad generar la cuenta para el tercero seleccionando la opción cuenta o facturar, encontrada en la parte superior derecha.

Cuenta: Permite generar un documento donde relaciona los valores a pagar por el usuario, no es contable es netamente informativo y se imprime en formato tipo POS.

Factura: Permite realizar la afectación contable y facturación total de la mesa o cliente asignado; luego de seleccionar esta opción permite visualizar el documento tipo factura que esté utilizando la compañía donde usted puede validar formas de pago y de más información importante.

Una vez facturado el valor del consumo del usuario la mesa debe quedar sin registros, quedando disponible para un nuevo cliente.

La autorretención de renta que contempla el Decreto 2201 de 2016 se estableció una vez eliminado el impuesto para la equidad CREE por medio de la reforma tributaria la cual busca realizar un equilibrio respecto del beneficio otorgado a las personas jurídicas y asimiladas de no realizar los pagos de los aportes a la salud y los aportes parafiscales al Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA) y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

Para habilitar este impuesto ingrese a la ruta: Sistemas/ Parámetros/ Fiscales / Obligaciones tributarias: Es auto retenedor de Renta Decreto 2201

Posteriormente, deberá realizar la configuración de las cuentas que se verán afectadas mediante la afectación de este impuesto. La ruta a seguir es la siguiente:

Archivo/ catalogo plan de cuentas / crear y/o configurar la cuenta del activo y pasivo / definición de cuentas/ impuestos.

La cuenta del activo debe tener marcada la casilla de verificación “Requiere y acumula saldos por tercero” y debe ser relacionada en definición de cuentas así:

La cuenta por pagar (pasivo) debe tener marcadas las siguientes casillas de verificación: “Requiere y acumula saldos por tercero” y “cuenta de impuesto (requiere base)” en esta última se realiza la configuración como autorretención por pagar y colocar el porcentaje correspondiente, al final grabar los cambios.

Después de realizar configuración y definición de cuentas, deberá habilitar el impuesto en el comprobante de venta o factura de venta ingresando a: Archivos/ catalogo tipos de comprobantes/ factura de venta/ modificar/ parámetros específicos.

Allí se predetermina la auto renta a generar y se marca la casilla para que sea calculada.

Al realizar la factura de venta el sistema realiza el cálculo correspondiente según la tarifa predeterminada anteriormente.

Finalmente, al grabar la factura la imputación contable quedara de la siguiente manera:

La planilla de despachos es un documento interno el cual permite llevar un orden para el cumplimiento de la entrega de mercancías en un horario determinado, SysCafé permite manejar estas planillas ingresando a la siguiente ruta: Procesos/Facturación/Planilla de despachos.

Ayuda adicional

Una vez haya ingresado a la ruta anteriormente mencionada, encontrará una serie de opciones las cuales cumplen con las siguientes funciones:

1. Fechas DESDE – HASTA: Permite relacionar un periodo determinado, donde el sistema listará aquellas planillas pendientes.

2. Consultar: Una vez afectada la fecha, al seleccionar este icono el sistema listará la información solicitada.

3. Nuevo: Mediante esta opción podrá crear una nueva planilla, allí es importante relacionar el número, la fecha donde se despachará la planilla, relacionar el conductor, si desea puede adicionar la placa del vehículo (No es obligatorio), Bodega y finalmente observaciones.

4. Adicionar: Permite agregar de manera individual los comprobantes que se afectarán durante la entrega de mercancía.

5. Quitar: Permite quitar aquellos comprobantes que ya se encuentren afectados en la planilla y que ya no se afectarán.

6. Varias: Permite agregar los comprobantes que se afectarán en la planilla masivamente, tiene la opción de adicionar uno a uno ubicándose sobre el documento, o adicionar todos los comprobantes.

7. Examinador: Esta opción le redirecciona a la ventana que encontrará a continuación, donde visualizará de manera detallada la información de las facturas o pedidos que se haya relacionado en la planilla. Adicionalmente, en este examinador podrá asignar a las facturas una planilla determinada, de la siguiente manera:

Deberá seleccionar las facturas a las cuales desea asignarle la planilla, posterior a ello, ingrese a herramientas, seleccione la opción «ESTABLECER A TODOS/ PLANILLA».

Después de seleccionar asignar planilla, visualizará el listado de las planillas disponibles a relacionar, deberá filtrar la que desea afectar y finalmente seleccione elegir.

8. Consulta general de las planillas creadas

9. Consulta de los documentos a despachar según la planilla seleccionada en el punto 7

10. Modificar: Esta opción permite modificar la información que se tiene relacionada en la planilla.

11. Anular: Deberá ubicarse sobre la planilla y seleccionar la opción anular.

12. Eliminar: Mediante este icono es posible eliminar aquellas planillas que ya no se despachen.

13. Excel: Permite llevar a la herramienta Excel la información general de las planillas, que se tienen

relacionadas, la estructura se visualizará de la siguiente manera:

14. Planilla: Esta opción le permite imprimir en pantalla o enviar la planilla directamente a imprimir con la información de los documentos que se afectan durante la entrega.

15. Incluir planillas despachadas: Marcando este icono el sistema incluirá a las planillas que aún no se han despachado, aquellas que ya hayan sido entregadas.

16. Desp.: Al marcar esta opción, confirmará que la planilla ya fue despachada.

Facturación electrónica validación previa The Factory HKA

De acuerdo a la resolución 000030 del 29 de abril de 2019, define de manera consolidada el manejo para la facturación electrónica con validación previa; lo que quiere decir que el envío del documento será en tiempo real y de forma inmediata. Como casa de software ofrecemos nuestros servicios con aliados estratégicos para atender temas en materia de facturación electrónica de forma integral.

Ayuda adicional

Con el proveedor THE FACTORY HKA el proceso de implementación de facturación electrónica se divide en 3 fases las cuales son:

  1. Ambiente demo (Pruebas internas)
  2. Ambiente producción (Set de pruebas DIAN)
  3. Ambiente de Producción (Producción)

La primera fase de ambiente demo son pruebas internas que deben realizar para que se familiaricen con el nuevo portal.

La segunda fase de ambiente producción (Set de pruebas) se realizará envío de facturas de venta, notas crédito y notas debito mediante el set de pruebas solicitado ante la Dian, las cuales serán reportadas ante del ente de control pero que no tendrán ningún efecto tributario para la entidad que lo emita.

La tercera fase de ambiente producción (producción) esta fase es la definitiva la cual se habilita después de finalizar el set de pruebas y será reportada ante de la DIAN.

NOTA: SysCafé solicita las credenciales para el ambiente demo (pruebas internas) luego de que sean realizadas las pruebas por parte del usuario, él debera solicitar las credenciales de producción al correo fel@syscafe.com.co

A continuación, se explicará el paso a paso con la configuración del Software para ambiente demo (pruebas internas)

Configuración parámetros de conexión

Para iniciar la facturación electrónica en el software SysCafé se hace necesario seguir el siguiente paso a paso:

– ACTUALIZAR VERSIÓN: Solicitar actualización de la versión del software a través del PBX 2739888 Ext. 1
Parametrizar al proveedor tecnológico en la siguiente ruta:
Sistemas/ Parámetros/ Facturación electrónica.
– PROVEEDORES TECNOLOGICOS: Seleccionar la opción + para que aparezca el listado de proveedores tecnológicos habilitados con SysCafé.

 Seleccionar al proveedor correspondiente para que finalmente se dé clic en el icono Elegir.

Con ello quedará habilitado el proveedor elegido.

> PARAMETROS DE CONEXIÓN: Se encuentra conformado por unos parámetros de conexión la cual cuenta con campos llamados:

 Versión: Seleccionar V2 – Validación Previa UBL 2.1
 Ambiente: Pruebas Habilitación (para iniciar pruebas).
 URL1, URL2: Se asignan cuando se da clic en el botón 

AUTENTICACION: Token 1 y Token 2 (son datos suministrados por el proveedor tecnológico).

Nota: Para hacer cambios en los campos mencionados se hace necesario abrir el candado.

Creación de comprobantes electrónicos

La configuración que se realizará será para el ambiente demo (Pruebas internas).

Crear los documentos a utilizar con los procesos de facturación electrónica la cual está conformado por factura de venta, nota débito y nota crédito. Por la ruta: Archivos/ Catálogo tipo de comprobantes/Nuevo.

FACTURA DE VENTA:

Luego, se procede a realizar la configuración respectiva por la opción Parámetros FACT-DIAN

Los PARAMETROS FACTURACION DIAN permite configurar los siguientes campos:

  • Modalidad: Hace referencia cuando es Electrónica, papel, POS o computador.
  • Prefijo: Es el dato que le aprobaron a través de la autorización de facturación.
  • Desde y Hasta: Rango de numeración autorizada por la DIAN.
  • Proveedor Tecnológico: Allí solo se desplegará los que haya habilitado por la parametrización inicial correspondiente.
  • Versión: Se debe seleccionar la opción V2 – Validación Previa UBL 2.1
  • Desactivar envío inmediato: Esta opción sirve para que cuando se realice la factura no permita enviarse inmediatamente hacia la DIAN (Optan por ella cuando prefieren acumular por el día la información para que se enviada al finalizar la jornada).
  • Desactivar la notificación del proveedor al correo del adquirente: Opción para que al adquirente NO le llegue la información de la factura al correo electrónico.
  • CSFE – Contingencia: Se activa parámetro cuando tengan una factura diferente a la electrónica siendo este como salvedad por novedad de contingencia teniendo en cuenta que tienen la autorización correspondiente dada por el ente de control DIAN.

Parametrización de la autorización DIAN

En la misma ventana de los parámetros de facturación DIAN selecciona el icono de Autorizaciones DIAN.

Posteriormente, en la ventana que muestra debe dar clic en el icono de adicionar para poder realizar la respectiva configuración.

Luego, se realiza la siguiente configuración teniendo en cuenta que con la opción 

 agrega una nueva resolución, con la opción 

 elimina y con 

 modifica la resolución seleccionada, a continuación, se mostrara como agregar una nueva resolución:

Al dar clic en la opción de adicionar se habilitará pestaña para relacionar los datos suministrados por la Dian para la resolución de facturación.

  • Modalidad: Debe configurarse como electrónica.
  • Tipo de comprobante: Para poder seleccionarlo primero debe estar creado el comprobante que se está configurando.
  • Prefijo – Desde – Hasta – Fecha – Doc/Resol.N° -Tipo: Son campos para colocar la información suministrada por la DIAN a través de la autorización o habilitación.
  • Tipo: Seleccionar autorización o habilitación según sea el caso. Finalmente se da grabar para que quede con la configuración asignada.
  • Clave técnica FE: No se debe digitar información ya que por el momento el campo se encuentra en desarrollo.
  • Nota: La información suministrada en autorización DIAN es de pruebas internas por lo cual se puede registrar cualquier información.

 NOTA CRÉDITO: Ruta Archivos/Catálogo tipos de comprobantes/Nuevo.

INFORMACIÓN IMPORTANTE: Hay que tener en cuenta que al momento de elaborar la nota crédito devolución en venta electrónica, se debe cruzar con una factura electrónica con la misma versión (Se hace referencia a que en la notas crédito con V1 posterior se deben cruzar con facturas electrónicas generadas con V1 posterior y las notas crédito con V2 previa se deben cruzar facturas electrónicas generadas con V2 previa). Aplica lo mismo para las notas débito.

Para la configuración de la nota débito o nota crédito el prefijo lo valida del código del documento. Luego, se procede a realizar la configuración respectiva por la opción Parámetros FACT-DIAN.

Los PARAMETROS FACTURACION DIAN permite configurar los siguientes campos:

  • Modalidad: Hace referencia cuando es Electrónica, papel, POS o computador. – Prefijo: Corresponde al código del tipo de comprobante ejemplo DV3, por tanto, el sistema lo toma por defecto.
  • Desde y Hasta: Rango de numeración asignado por el usuario.
  • Proveedor Tecnológico: allí solo se desplegará los que haya habilitado por la parametrización inicial correspondiente.
  • Versión: Se debe seleccionar la opción V2 – Validación Previa UBL 2.1
  • Desactivar envío inmediato: Esta opción sirve para que cuando se realice la factura no permita enviarse inmediatamente hacia la DIAN (Optan por ella cuando prefieren acumular por el día la información para que se enviada al finalizar la jornada).
  • Desactivar la notificación del proveedor al correo del adquirente: Opción para que al adquirente NO le llegue la información de la factura al correo electrónico.
  • CSFE – Contingencia: Se activa parámetro cuando tengan una factura diferente a la electrónica siendo este como salvedad por novedad de contingencia teniendo en cuenta que tienen la autorización correspondiente dada por el ente de control DIAN.

NOTA DÉBITO: Ruta Archivos/Catálogo tipos de comprobantes/Nuevo.

Para la configuración de la nota débito o nota crédito el prefijo lo valida del código del documento. Luego, se procede a realizar la configuración respectiva por la opción

Catálogo de terceros

Parametrizar el correo del adquirente a través del catálogo de terceros en el campo Email FE ya que allí le será enviada la representación gráfica y el XML de los comprobantes electrónicos.

  • Si tiene diligenciado el campo Email y no tiene diligenciado el del campo Email FE el sistema tomará por defecto el correo del campo Email para el envío de la información de la facturación PDF y XML.
  • Si tiene parametrizado el campo Email y también diligenciado el campo Email FE solo se enviará la información al correo que este en el campo Email FE.
  • Para configurar más correos con el fin de que la información no solo llegue al adquirente principal si no a otros terceros.

En el mismo catálogo de terceros hay una opción de 

 la cual podrá incorporar demás correos donde desea que llegue la información del adquirente

Las columnas significan lo siguiente:

  • Nombre: Solo es un dato informativo para la base de datos SysCafé.
  • Cargo: Solo es un dato informativo para la base de datos SysCafé.
  • Email: Correo donde le va a llegar la información al usuario.
  • FEL: Debe estar marcado para que llegue la información al usuario.

Nota: La ventana de contactos tiene fines para la facturación electrónica. Sin embargo, éste también puede ser utilizado para datos informativos que el usuario desee tener almacenado en la base de datos.

Elaboración de comprobantes

Elaboración del documento factura electrónica de venta, Movimientos/Factura de venta.

Se elabora comprobante de factura de venta de igual forma como se venía trabajando la factura de computador, la novedad de elaborarla es que al momento de grabar va a aparecer un recuadro donde indica que la factura está siendo enviada, esto cuando no se tenga activo parámetro en Archivo/catalogo tipo de comprobante/Parámetros Facturación Dian/Desactivar envío inmediato, si se tiene activo el parámetro se debe realizar el envió posteriormente mediante un proceso creado por Syscafé, del cual se tendrá referencia más adelante en el presente manual.

Nota: Los comprobantes de facturación electrónica, después de ser enviados NO podrán ser modificados, eliminados, anulados o renumerados, ni ningún otro tipo de proceso que pueda alterar su información

Elaboración de la Nota crédito- facturación, movimientos/Nota crédito-Facturación.

Es importante que, en la nota crédito, se cruce la información desde la factura de la siguiente manera:

En la opción 

 se generará el siguiente recuadro en donde se podrá realizar la devolución parcial o total de la factura.

En el recuadro anterior, se reflejarán los documentos factura de venta relacionados con el tercero diligenciado en la nota crédito.

El recuadro se divide en dos partes, en la parte superior de la pestaña se podrá visualizar los comprobantes del tercero.

En la parte inferior se reflejarán los artículos o Ítems relacionados al comprobante seleccionado.

La devolución se hará parcial activando la opción 

 , de tal manera que habilitará columna para relacionar las cantidades a pasar por cada ítem, como se refleja en la anterior imagen con el demarcado ROJO.

Para cruzar la información se dará clic en 

 ya sea al comprobante total o a uno de sus ítems.

Como requisito de la nota crédito se debe diligenciar la causal de devolución de la siguiente

Se desplegará las diferentes causales definidas por defecto y se relacionará la que tenga más similitud con la operación realizada.

Por último, se debe relacionar la forma de pago a aplicar a la nota crédito.

Cuando la forma de pago es a crédito es necesario afectar el comprobante al cual se le disminuirá la cartera dando clic en 

 , el cual se encuentra en la opción demarcada en cuadro rojo, generando las siguientes opciones:

Allí se podrá seleccionar el comprobante a afectar.

Elaboración de la Nota debito- facturación, movimientos/Nota debito-Facturación.

Para la elaboración de la Nota debito se debe relacionar información de los saldos a cobrar al cliente, ya sea como mayor valor de una factura o un cobro pendiente de una factura realizada.

Como se refleja en la anterior imagen se debe relacionar la causal y su respectiva forma de pago afectando el comprobante al que se le carga la cuenta por cobrar.

NOTA: El comprobante nota debito es un documento electrónico regulado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sin embargo, el manejo contable del mismo no es de total claridad, por lo tanto, para efectos de aumento de cartera por conceptos pendientes de facturar, se recomienda realizar una nota crédito y elaborar una nueva factura que incluya todos los conceptos correspondientes. Cabe resaltar que para las pruebas con la DIAN de validación previa se hará necesario generarla de manera obligatoria.

Consulta de los comprobantes enviados o pendientes de enviar al adquiriente en el portal de facturación electrónica.

Ruta: Procesos/Facturación/Facturación electrónica o en la barra de accesos rápidos de SysCafé puede encontrar la opción de facturación electrónica.

Este portal maneja un encabezado y un cuerpo:

  • Encabezado: Parte resaltada en la imagen con recuadro Rojo, permite realizar la consulta de los comprobantes electrónicos en un rango de fecha en específico, además permite filtrar la información por tipos de comprobantes, por adquiriente, por estados, acuse; etc.
  • Cuerpo: Trae la información de los comprobantes elaborados con su respectivo CUFE, adquiriente, fechas de envío, notificaciones y en la parte inferior nos permite visualizar un log de eventos del comprobante seleccionado, en su cuerpo tiene unas columnas coloreadas que hacen referencia:

La primera columna del cuerpo seleccionada en color Azul del portal sirve para seleccionar los comprobantes, se puede seleccionar uno por uno dando clic en la casilla en blanco o puede dar clic en el chulo del encabezado para que nos aparezcan las opciones de seleccionar todo, quitar la selección, filtrar solo los comprobantes seleccionados.

Enviada (E): Si el comprobante fue enviado sin ninguna novedad de error va a aparecer esta casilla en color azul. Estado DIAN (D): Respuesta de la DIAN a los comprobantes emitidos de la siguiente forma:
Recibida: Letra E con fondo verde.
Rechazada: Letra F con fondo rojo.

Notificada (N): Este concepto se utiliza cuando el comprobante es notificado al adquiriente por medio del correo electrónico va a aparecer esta casilla en color verde.

XML (X): Este archivo se descarga automáticamente una vez se envía el comprobante y queda guardado en una de las carpetas del programa C:\Cafe\Gestion\Datos\codigo base de datos\FactElec por tanto queda en un fondo de color gris.

Acuse (A): Una vez el comprobante le llega al correo del adquiriente este tiene que dar un acuse de recibida, en verificación o rechazada, después de que el adquiriente realice este proceso se debe actualizar el estado de esta columna tomara uno de los siguientes colores:
Recibida: Letra A con fondo verde.
Rechazada: Letra R con fondo rojo.

Adicional tiene unos botones que permiten realizar una serie de procesos que serán explicados a continuación:

Cuando se utiliza la opción para (Desactivar envío inmediato al proveedor en el catálogo tipos de comprobantes: Esta opción sirve para que cuando se realice la factura no permita enviarse inmediatamente hacia la DIAN, Optan por ella cuando prefieren acumular por el día la información para que se enviada al finalizar la jornada.) por tanto las facturas quedan sin ser enviadas quedan en espera, al finalizar la jornada hacen selección de estas de forma masiva y las envían al adquiriente con este botón.

Este botón se debe utilizar cuando se requiera reenviar el comprobante al adquiriente, por tanto, debe seleccionar el comprobante, dar clic en este botón y aparece el siguiente recuadro:

  • Solo al seleccionado, permite digitar correo electrónico al que se va a reenviar.
  • Enviar a todos los correos que tiene el adquiriente en el catálogo de terceros.

Al adquiriente le debe llegar el comprobante electrónico al correo y este debe dar un acuse de recibido aceptando o rechazando el comprobante, una vez el adquiriente da este acuse para poder visualizarlo en el sistema se deben seleccionar los comprobantes y dar clic en este botón que le permite visualizar en la columna de Acu el estado del comprobante.

Generar archivo XML, el sistema por defecto lo deja guardado en una de las carpetas del programa C:\Cafe\Gestion\Datos\Codigo base de datos\FactElec.

En 

 podrá realizar los siguientes procesos:

Descargar XML: Generar archivo en XML del comprobante o comprobantes seleccionados.

Descargar PDF: Generar archivo en PDF del comprobante o comprobantes seleccionados.

Establecer acuse por defecto: De acuerdo a la norma pasadas 72 horas del envío del comprobante electrónico se da por aceptado y recibido, (esto si el adquiriente no ha realizado el paso de dar el acuse de recibido al correo) Por tanto usted puede aplicar está opción a los comprobantes para actualizar su estado ha aceptado.

Establecer marca de notificado: Asignar la marca de Notificado al comprobante en caso de que no la tenga asignada.

Restablecer marca/estado enviado: En caso de que se hayan generado errores de conexión al momento del envío de los comprobantes se puede utilizar este botón que permite quitar la marca de enviado a los comprobantes para ser reenviados nuevamente.

Restablecer/eliminar cufe: En caso de que se hayan generado errores de conexión al momento del envío de los comprobantes se puede utilizar este botón que permite eliminar el CUFE a los comprobantes para ser enviados nuevamente al adquiriente.

El portal tiene dos pestañas en la parte superior de la ventana, Examinar registros en esta ventana puedo visualizar todo lo anteriormente explicado, adicional tiene la pestaña de herramientas.

Al dar clic en este botón en 

 el sistema nos lleva a la siguiente Ventana:

Adicional tiene las siguientes opciones:

  • Consultar saldo trans. disponibles: Al momento de adquirir los folios con el proveedor e iniciar a facturar electrónicamente en ambiente de producción se va descontando los documentos de estos folios, aquí puede consultar la cantidad de comprobantes disponibles que tiene en el momento de la consulta.
  • Portal web proveedor tecnológico: Al momento de utilizar este botón el sistema nos lleva al portal del proveedor tecnológico con el que se adquirió el paquete de facturación electrónica en el navegador predeterminado.
  • Abrir carpeta de archivos XML y PDF: Como se explicó anteriormente en el portal de SysCafé pueden generar los comprobantes en archivos XML, PDF y que el sistema lo guarda automáticamente en una de sus carpetas, en este botón podemos ir a la carpeta donde están quedando guardados los archivos.
  • Portal verificación facturas DIAN: Este botón nos lleva a la plataforma de la DIAN muisca para visualizar el comprobante electrónico enviado a uno de los clientes, es un mecanismo de verificación de los comprobantes.
  • Ver log comunicación al web service: Función exclusiva de los funcionarios de soporte técnico para visualizar el log de eventos en la web service.

NOTA: Para regresar a la ventana inicial se debe dar clic en el siguiente botón:

The Factory HKA – portal web de facturación electrónica

The factroy HKA portal web es la plataforma por la cual el proveedor tecnológico permite hacer uso de los servicios de facturación electrónica de la factura electrónica en formato XML a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, y entrega al adquiriente del mismo archivo adjuntando representación gráfica, por medio de este portal permite a sus usuarios hacer revisión de la información y siguientes procesos mencionados a continuación:

  • Relación de facturas entregadas a los adquirientes, con opción descargarla ya sea en formato XML o la representación gráfica en PDF.
  • Respuestas de la DIAN respecto a la validación de facturas recibidas.
  • Estados de acuse de las facturas entregadas.

Aprende a manejar este portal por medio de las siguientes instrucciones.

  • A través del URL https://factura.dfacture.com.co/ podrá ingresar a la plataforma de producción.
  • Se diligenciará la información del usuario y contraseña emitido por el proveedor electrónico.

Pantalla de inicio

En la siguiente imagen se visualiza la pantalla principal del portal, luego de haber iniciado sesión, permitiendo visualizar de entrada, las estadísticas con respecto al envió y recibido de la factura electrónica.

Datos fiscales Los datos fiscales corresponden a la información general de la empresa, información de los comprobantes (Secuenciales) y los folios adquiridos por la empresa los cuales se encuentran en la siguiente ruta: Configuración/Datos fiscales.

La información fiscal se diligenciará de la siguiente manera:

Al dar clic en la opción editar se habilitará para poder relacionar información como lo son datos generales del contribuyente y sus responsabilidades tributarias.

Nota: Cuando la empresa se encuentre en pruebas internas, la información fiscal, será la del proveedor tecnológico, por lo tanto, la información no debe ser modificada.

Folios
Se podrá consultar los folios adquiridos por la empresa para el envió de facturación electrónica.

Secuenciales
Los secuenciales corresponden a los comprobantes a manejar por la empresa para facturación electrónica.

Los secuenciales deben contener la siguiente configuración:
1. Para el set de pruebas DIAN se debe seleccionar el tipo de servicio Habilitación la cual habilitara un campo para colocar el código alfanumérico del set de pruebas DIAN.

2. Para producción definitiva se debe colocar el tipo de servicio Producción 2.1

  • Tipo de servicio: El tipo de servicio, debe ser Producción 2.0 para realizar pruebas internas entre la empresa y el proveedor tecnológico, Habilitación para hacer el set de pruebas con la DIAN opción y Producción 2.1 se utiliza para producción definitiva.
  • Tipo de Documento: En tipo de Documento se escogerá entre Factura, Nota debito y Nota crédito, dependiendo del comprobante que se esté creando.
  • Tipo de Operación: Se escogerá entre Venta/exportación o Contingencia.
  • Tipo de Servicio: La opción a escoger para la integración con SysCafé, será servicio de integración.
  • Modalidad de uso para secuencial: Se debe escoger la opción Manual con prefijo.
  • Establecimiento: Principal.
  • Resolución de Facturación: La resolución de facturación emitida por la DIAN, se debe diligenciar en los siguientes campos: Numero de Resolución, Prefijo, Valor rango desde, Valor rango hasta, Fecha inicio, Fecha fin.
  • Valor rango inicial: Numero de comprobante a partir del cual se iniciará el consecutivo con el proveedor electrónico.

Nota: Para la creación de la nota débito y crédito, el prefijo debe ser el mismo que se relaciono en Gestión en el campo código del comprobante.

Emisión

Permite encontrar comprobantes emitidos, se deberá ingresar por la opción Emisión /Comprobantes emitidos, como se visualiza en la siguiente imagen.

En los Documentos emitidos, se podrá realizar filtros de información dependiente del tipo de documento, identificación del cliente o número de documento.

Adicionalmente se podrá generar los documentos electrónicos en PDF, XML y se podrá visualizar en línea el comprobante o enviarlo nuevamente, con las siguientes opciones:

Nota: Cuando se culmine el ambiente demo (pruebas internas) el usuario debe solicitar las credenciales de producción al correo de fel@syscafe.com.co

Set de pruebas de la DIAN

Para iniciar a implementar la validación previa el usuario tiene que realizar su respectiva inscripción en la página de la DIAN, para visualizar manuales:

https://www.syscafe.com.co/noticia/274-habilitacion-facturacion-electronica

  • Seleccionar la opción empresa o persona según corresponda, diligenciar la información.

NOTA: Una vez se da clic en Entrar, el sistema hace envío al correo inscrito con acceso al portal.

Al correo llega la siguiente información y se da clic en acceder:

  • Pantalla de inicio del portal:

evidenciar los documentos enviados a la DIAN, la cantidad de aceptados y recibidos.

En está gráfica se pueden revisar los documentos en general desde documentos, facturas, notas crédito y notas débito.

Es importante revisar las gráficas para consultar si los documentos emitidos fueron aceptados o rechazados por la DIAN.

  • Una vez se culmina la cantidad de comprobantes requeridos por la DIAN, se deben registrar la fecha de producción inicio real. Observación: la fecha registrada de inicio real producción no es validada por la DIAN, ya que valida la fecha del calendario)

Registrada la fecha el sistema nos indica que asigna la obligación al Rut del contribuyente.

NOTA: Una vez culminado este proceso se debe comunicar al área de soporte técnico PBX. 2739888 ext. 1, para iniciar proceso de implementación de producción definitiva.

De acuerdo a la resolución 000030 del 29 de abril de 2019, define de manera consolidada el manejo para la facturación electrónica con validación previa; lo que quiere decir que el envío del documento será en tiempo real y de forma inmediata. Como casa de software ofrecemos nuestros servicios con aliados estratégicos para atender temas en materia de facturación electrónica de forma integral.

Ayuda adicional

A continuación, se explicará el paso a paso de la configuración del Software:

Configuración parámetros de conexión

Para iniciar la facturación electrónica en el software SysCafé se hace necesario seguir el siguiente paso a paso:

ACTUALIZAR VERSIÓN: Solicitar actualización de la versión del software a través del PBX 2739888 Ext. 1
Parametrizar al proveedor tecnológico en la siguiente ruta:
Sistemas/ Parámetros/ Facturación electrónica.

PROVEEDORES TECNOLOGICOS: Seleccionar la opción + para que aparezca el listado de proveedores tecnológicos habilitados con SysCafé.

Seleccionar al proveedor correspondiente para que finalmente se dé clic en el icono Elegir.

Con ello quedará habilitado el proveedor elegido.

> PARAMETROS DE CONEXIÓN: Se encuentra conformado por unos parámetros de conexión la cual cuenta con campos llamados:

– Versión: Seleccionar V2 – Validación Previa UBL 2.1
– Ambiente: Pruebas Habilitación (para iniciar pruebas).
– URL1, URL2: Se asignan cuando se da clic en el botón 

> AUTENTICACION: Usuario, password (son datos suministrados por el proveedor tecnológico).

> OTROS PARAMETROS: Estos datos no se deben modificar, por tanto, se dejan como los trae el sistema por defecto.

Nota: Para hacer cambios en los campos mencionados se hace necesario abrir el candado.

Desde SysCafé se puede parametrizar la información que va a llegar al correo del adquiriente, esto con el objetivo que la representación gráfica emitida desde SysCafé sea la misma que le llega al adquiriente y que el correo pueda llevar información adicional de acuerdo a lo requerido por el usuario, para esto debemos parametrizar la siguiente información:

En el campo de NOTIFICACIÓN LOCAL se debe abrir el candado y dar clic en 

 para que los campos sean diligenciados con la información correspondiente de forma automática.

Cuerpo del mensaje: Aquí podemos diligenciar la información que se requiere que llegue al correo del adquiriente, notificando que fue emitida una factura a su nombre y que está recibiendo en archivo XML y representación gráfica en PDF.

Información para pagos (Opcional): Aquí podemos adjuntar la URL para que el adquiriente pueda ingresar a realizar el pago de la factura desde el correo que le llega con el comprobante electrónico.

A continuación, un ejemplo del envío del comprobante electrónico al correo del adquiriente utilizando estos parámetros:

Creación de comprobantes electrónicos

Crear los documentos a utilizar con los procesos de facturación electrónica la cual está conformado por factura de venta, nota débito y nota crédito. Por la ruta: Archivos/ Catálogo tipo de comprobantes/Nuevo.

  • Factura de venta

Luego, se procede a realizar la configuración respectiva por la opción Parámetros FACT-DIAN

Los PARAMETROS FACTURACION DIAN permite configurar los siguientes campos:

  • Modalidad: Hace referencia cuando es Electrónica, papel, POS o computador.
  • Prefijo: Es el dato que le aprobaron a través de la autorización de facturación.
  • Desde y Hasta: Rango de numeración autorizada por la DIAN.
  • Proveedor Tecnológico: allí solo se desplegará los que haya habilitado por la parametrización inicial correspondiente.
  • Versión: Se debe seleccionar la opción V2 – Validación Previa UBL 2.1
  • Desactivar envío inmediato: Esta opción sirve para que cuando se realice la factura no permita enviarse inmediatamente hacia la DIAN (Optan por ella cuando prefieren acumular por el día la información para que se enviada al finalizar la jornada).
  • Desactivar la notificación del proveedor al correo del adquirente: Opción para que al adquirente NO le llegue la información de la factura al correo electrónico.
  • CSFE – Contingencia: Se activa parámetro cuando tengan una factura diferente a la electrónica siendo este como salvedad por novedad de contingencia teniendo en cuenta que tienen la autorización correspondiente dada por el ente de control DIAN.

Parametrización de la autorización DIAN

En la misma ventana de los parámetros de facturación DIAN selecciona el icono de Autorizaciones DIAN.

En la ventana que muestra debe dar clic en el icono de adicionar para poder realizar la respectiva configuración.

Luego, se realiza la siguiente configuración:

  • Modalidad: Debe configurarse como electrónica.
  • Tipo de comprobante: Para poder seleccionarlo primero debe estar creado.
  • Prefijo – Desde – Hasta – Fecha – Doc/Resol.N° -Tipo: Son campos para colocar la información suministrada por la DIAN a través de la autorización o habilitación.
  • Tipo: Seleccionar autorización o habilitación según sea el caso.

Finalmente se da grabar para que quede con la configuración asignada.

  • Clave técnica FE: No se debe digitar información ya que por el momento el campo se encuentra en desarrollo.
  • NOTA CRÉDITO: Ruta Archivos/Catálogo tipos de comprobantes/Nuevo.

INFORMACIÓN IMPORTANTE: Hay que tener en cuenta que al momento de elaborar la nota crédito devolución en venta electrónica, se debe cruzar con una factura electrónica con la misma versión (Se hace referencia a que en la notas crédito con V1 posterior se deben cruzar con facturas electrónicas generadas con V1 posterior y las notas crédito con V2 previa se deben cruzar facturas electrónicas generadas con V2 previa). Aplica lo mismo para las notas débito.

Para la configuración de la nota débito o nota crédito el prefijo lo valida del código del documento. Luego, se procede a realizar la configuración respectiva por la opción Parámetros FACT-DIAN.

Los PARAMETROS FACTURACION DIAN permite configurar los siguientes campos:

  • Modalidad: Hace referencia cuando es Electrónica, papel, POS o computador.
  • Prefijo: Corresponde al código del tipo de comprobante ejemplo DV3, por tanto, el sistema lo toma por defecto.
  • Desde y Hasta: Rango de numeración asignado por el usuario.
  • Proveedor Tecnológico: allí solo se desplegará los que haya habilitado por la parametrización inicial correspondiente.
  • Versión: Se debe seleccionar la opción V2 – Validación Previa UBL 2.1
  • Desactivar envío inmediato: Esta opción sirve para que cuando se realice la factura no permita enviarse inmediatamente hacia la DIAN (Optan por ella cuando prefieren acumular por el día la información para que se enviada al finalizar la jornada).
  • Desactivar la notificación del proveedor al correo del adquirente: Opción para que al adquirente NO le llegue la información de la factura al correo electrónico.
  • CSFE – Contingencia: Se activa parámetro cuando tengan una factura diferente a la electrónica siendo este como salvedad por novedad de contingencia teniendo en cuenta que tienen la autorización correspondiente dada por el ente de control DIAN.
  • NOTA DÉBITO: Ruta Archivos/Catálogo tipos de comprobantes/Nuevo.

Para la configuración de la nota débito o nota crédito el prefijo lo valida del código del documento. Luego, se procede a realizar la configuración respectiva por la opción Parámetros FACT-DIAN

Los PARAMETROS FACTURACION DIAN permite configurar los siguientes campos:

  • Modalidad: Hace referencia cuando es Electrónica, papel, POS o computador.
  • Prefijo: Corresponde al código del tipo de comprobante ejemplo DF1, por tanto, el sistema lo toma por defecto.
  • Desde y Hasta: Rango de numeración asignado por el usuario.
  • Proveedor Tecnológico: allí solo se desplegará los que haya habilitado por la parametrización inicial correspondiente.
  • Versión: Se debe seleccionar la opción V2 – Validación Previa UBL 2.1
  • Desactivar envío inmediato: Esta opción sirve para que cuando se realice la factura no permita enviarse inmediatamente hacia la DIAN (Optan por ella cuando prefieren acumular por el día la información para que se enviada al finalizar la jornada).
  • Desactivar la notificación del proveedor al correo del adquirente: Opción para que al adquirente NO le llegue la información de la factura al correo electrónico.
  • CSFE – Contingencia: Se activa parámetro cuando tengan una factura diferente a la electrónica siendo este como salvedad por novedad de contingencia teniendo en cuenta que tienen la autorización correspondiente dada por el ente de control DIAN.

Catálogo de terceros

Parametrizar el correo del adquirente a través del catálogo de terceros en el campo Email FE ya que allí le será enviada la representación gráfica y el XML.

  • Si tiene diligenciado el campo Email y no tiene diligenciado el del campo Email FE el sistema tomará por defecto el correo del campo Email para el envío de la información de la facturación PDF y XML.
  • Si tiene parametrizado el campo Email y también diligenciado el campo Email FE solo se enviará la información al correo que este en el campo Email FE.
  • Para configurar más correos con el fin de que la información no solo llegue al adquirente principal si no a otros terceros. En el mismo catálogo de terceros hay una opción de 

 la cual podrá incorporar demás correos donde desea que llegue la información del adquirente.

Las columnas significan lo siguiente:

  • Nombre: Solo es un dato informativo para la base de datos SysCafé.
  • Cargo: Solo es un dato informativo para la base de datos SysCafé.
  • Email: Correo donde le va a llegar la información al usuario.
  • FEL: Debe estar marcado para que llegue la información al usuario.

Nota: La ventana de contactos tiene fines para la facturación electrónica. Sin embargo, éste también puede ser utilizado para datos informativos que el usuario desee tener almacenado en la base de datos.

IMPORTANTE: En la pestaña de fiscales del catálogo de terceros se debe diligenciar la información tributaria del cliente, régimen tributario y el campo de impuesto a las ventas, adicional a esto relacionar las responsabilidades fiscales del cliente, el campo de la actividad económica se debe relacionar teniendo en cuenta que por el momento todavía no es validada por la DIAN.

Elaboración de comprobantes

  • Elaboración del documento factura electrónica de venta, movimientos/Factura de venta.

Se elabora comprobante de factura de venta de igual forma como se venía trabajando la factura de computador, la novedad de elaborarla es que al momento de grabar va a aparecer un recuadro donde indica que la factura está siendo enviada.

  • Elaboración nota crédito: Ruta Movimientos/Nota crédito – Facturación.

La nota crédito tiene el efecto de disminuir el valor de la factura, por tanto, en esta se debe afectar el comprobante de la factura desde la opción Afecta dando clic en los tres puntos que se encuentran al lado derecho.

NOTA: Recordar que en la nota crédito facturación electrónica se pueden cruzar únicamente las facturas electrónicas generadas teniendo en cuenta que coincida las versiones, más no se puede cruzar en la nota crédito facturación electrónica una factura de venta computador. > Elaboración nota débito: Ruta Movimientos/Nota débito – Facturación.

La nota débito tiene el efecto de aumentar el valor de la factura, por tanto, en esta se debe afectar el comprobante de la factura desde la opción Afecta dando clic en los tres puntos que se encuentran al lado derecho. IMPORTANTE: Se recomienda que, si en la factura de venta no quedo inmersa toda la información, deben realizar nota crédito con la anulación total de la factura y elaborar nuevamente la factura de venta con la información completa.

NOTA: Recordar que en la nota débito facturación electrónica se pueden cruzar únicamente las facturas electrónicas generadas teniendo en cuenta que coincidan las versiones, más no se puede cruzar en la nota débito facturación electrónica una factura de venta computador.

Portal de facturación electrónica SysCafé

  • Consulta de los comprobantes enviados al adquiriente en el portal de facturación electrónica SysCafé.

Ruta: Procesos/Facturación/Facturación electrónica o en la barra de accesos rápidos de SysCafé puede encontrar la opción de facturación electrónica.

Este portal maneja un encabezado y un cuerpo:

  • Encabezado: Permite realizar la consulta de los comprobantes electrónicos en un rango de fecha en específico, además permite filtrar la información por tipos de comprobantes, por adquiriente, por estados, acuse…
  • Cuerpo: Trae la información de los comprobantes elaborados con su respectivo CUFE, adquiriente, fechas de envío, notificaciones y en la parte inferior nos permite visualizar un log de eventos del comprobante seleccionado, en su cuerpo tiene unas columnas coloreadas que hacen referencia:

La primera columna del cuerpo del portal sirve para seleccionar los comprobantes, se puede seleccionar uno por uno dando clic en la casilla en blanco o puede dar clic en el chulo del encabezado para que nos aparezcan las opciones de seleccionar todo, quitar la selección, filtrar solo los comprobantes seleccionados.

Enviada (E): Si el comprobante fue enviado sin ninguna novedad de error va a aparecer esta casilla en color azul.

Estado DIAN (D): Respuesta de la DIAN a los comprobantes emitidos de la siguiente forma:
Recibida: Letra E con fondo verde.
Rechazada: Letra F con fondo rojo.

NOTA IMPORTANTE: Se debe tener en cuenta que la notificación no va a hacer enviada al adquiriente sino hasta el momento que el estado de la DIAN sea recibido E , por tanto, una vez los comprobantes tengan este estado deben ser seleccionados y notificados al adquiriente dando clic en el botón de notificar 

Notificada (N): Este concepto se utiliza cuando el comprobante es notificado al adquiriente por medio del correo electrónico va a aparecer esta casilla en color verde.

XML (X): Este archivo se descarga automáticamente una vez se envía el comprobante y queda guardado en una de las carpetas del programa C:\Cafe\Gestion\Datos\codigo base de datos\FactElec por tanto queda en un fondo de color gris.

Acuse (A): Una vez el comprobante le llega al correo del adquiriente este tiene que dar un acuse de recibida, en verificación o rechazada, después de que el adquiriente realice este proceso se debe actualizar el estado de esta columna tomara uno de los siguientes colores:
Recibida: Letra A con fondo verde.
Rechazada: Letra R con fondo rojo.

Adicional tiene unos botones que permiten realizar una serie de procesos que serán explicados a continuación:

Cuando se utiliza la opción para (Desactivar envío inmediato al proveedor en el catálogo tipos de comprobantes: Esta opción sirve para que cuando se realice la factura no permita enviarse inmediatamente hacia la DIAN, Optan por ella cuando prefieren acumular por el día la información para que se enviada al finalizar la jornada.) por tanto las facturas quedan sin ser enviadas quedan en espera, al finalizar la jornada hacen selección de estas de forma masiva y las envían al adquiriente con este botón.

Este botón se debe utilizar para enviar al correo del adquiriente la notificación y representación gráfica del documento electrónico una vez tienen como recibido E la columna del estado de la DIAN y cuando se requiera reenviar el comprobante al adquiriente, por tanto, debe seleccionar el comprobante, dar clic en este botón y aparece el siguiente recuadro:

  • Solo al seleccionado, permite digitar correo electrónico al que se va a reenviar.
  • Enviar a todos los correos que tiene el adquiriente en el catálogo de terceros.

 Al adquiriente le debe llegar el comprobante electrónico al correo y este debe dar un acuse de recibido aceptando o rechazando el comprobante, una vez el adquiriente da este acuse para poder visualizarlo en el sistema se deben seleccionar los comprobantes y dar clic en este botón que le permite visualizar en la columna de Acu el estado del comprobante.

 Generar archivo XML, el sistema por defecto lo deja guardado en una de las carpetas del programa C:\Cafe\Gestion\Datos\Codigo base de datos\FactElec.

  • Descargar XML: Generar archivo en XML del comprobante o comprobantes seleccionados.
  • Descargar PDF: Generar archivo en PDF del comprobante o comprobantes seleccionados.
  • Establecer acuse por defecto: De acuerdo a la norma pasadas 72 horas del envío del comprobante electrónico se da por aceptado y recibido, (esto si el adquiriente no ha realizado el paso de dar el acuse de recibido al correo) Por tanto usted puede aplicar está opción a los comprobantes para actualizar su estado ha aceptado.
  • Establecer marca de notificado: Asignar la marca de Notificado al comprobante en caso de que no la tenga asignada.
  • Restablecer marca/estado enviado: En caso de que se hayan generado errores de conexión al momento del envío de los comprobantes se puede utilizar este botón que permite quitar la marca de enviado a los comprobantes para ser reenviados nuevamente.
  • Restablecer/eliminar cufe: En caso de que se hayan generado errores de conexión al momento del envío de los comprobantes se puede utilizar este botón que permite eliminar el CUFE a los comprobantes para ser enviados nuevamente al adquiriente.

El portal tiene dos pestañas Examinar registros en esta ventana puedo visualizar todo lo anteriormente explicado, adicional tiene la pestaña de Resultados herramientas.

Al dar clic en este botón el sistema nos lleva a la siguiente Ventana:

Nos permite visualizar las conexiones actuales con el distribuidor tecnológico como informativo.

Adicional tiene las siguientes opciones:

  • Consultar saldo trans. disponibles: Al momento de adquirir los folios con el proveedor e iniciar a facturar electrónicamente en ambiente de producción se va descontando los documentos de estos folios, aquí puede consultar la cantidad de comprobantes disponibles que tiene en el momento de la consulta.
  • Portal web proveedor tecnológico: Al momento de utilizar este botón el sistema nos lleva al portal del proveedor tecnológico con el que se adquirió el paquete de facturación electrónica en el navegador predeterminado.
  • Abrir carpeta de archivos XML y PDF: Como se explicó anteriormente en el portal de SysCafé pueden generar los comprobantes en archivos XML, PDF y que el sistema lo guarda automáticamente en una de sus carpetas, en este botón podemos ir a la carpeta donde están quedando guardados los archivos.
  • Portal verificación facturas DIAN: Este botón nos lleva a la plataforma de la DIAN muisca para visualizar el comprobante electrónico enviado a uno de los clientes, es un mecanismo de verificación de los comprobantes.
  • Ver log comunicación al web service: Función exclusiva de los funcionarios de soporte técnico para visualizar el log de eventos en la web service.

Se puede pasar de una ventana a otra dando clic en el siguiente botón:

Noova – portal web facturación electrónica

Noova portal web es la plataforma por la cual el proveedor tecnológico permite hacer uso de los servicios que ofrece a parte de realizar envió de la factura electrónica en formato XML a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, y entrega al adquiriente del mismo archivo adjuntando representación gráfica, por medio de este portal permite a sus usuarios hacer revisión de la información y siguientes procesos mencionados a continuación:

  • Relación de facturas entregadas a los adquirientes, con opción descargarla ya sea en formato XML o la representación gráfica en PDF.
  • Respuestas de la DIAN respecto a la validación de facturas recibidas.
  • Estados de acuse de las facturas entregadas.

Aprende a manejar este portal por medio de las siguientes instrucciones.

Ingreso a la plataforma

  1. A través de la URL http://dev.noova.com.co/syscafedev/app se accede al menú de ingreso de la plataforma.
  2. Se deberá digitar el usuario y contraseña asignados e iniciar sesión.

Pantalla de inicio

En la siguiente imagen se visualiza la pantalla principal del portal, luego de haber iniciado sesión, permitiendo visualizar de entrada, las estadísticas con respecto al envió y recibido de la factura electrónica.

Seguimiento envío DIAN

Para visualizar la relación de respuestas frente a la recepción de los documentos, se deberá ingresar en la parte superior por la opción “Administración”, Administración NOOVA, y finalmente se escoge Seguimiento Envió DIAN.

La consulta se realiza haciendo uso de un rango de fecha de inicio a fin, y seguidamente el botón buscar.

Factura venta enterprise

Para ingresar a la relación de facturas de venta, notas débito y crédito entregadas a los adquirientes. Se deberá de ingresar por medio de la opción “Emisión Documentos”, encontrado en la parte superior y luego seleccionar “Factura Venta Enterprise”.

Se visualizará las opciones y filtros para poder realizar la consulta de los documentos, lo cual se realiza, digitando el rango de fechas y utilizando el botón buscar.

Inmediatamente, se visualizará el listado de facturas, con la información general como fecha de recepción, consecutivo, valor total, tipo de documento, fecha del documento, fecha de vencimiento, número de identificación del cliente, nombre del cliente y el estado.

Adicionalmente, se pueden utilizar los filtros por tipo de documento y por Estado.

Las opciones adicionales además de la revisión de los documentos se clasifican en dos tipos:

  • Las generales que aplican para varios documentos, los cuales se puede seleccionar uno a uno, o en caso de que sean todos, desde la casilla de selección encontrada en la fila del encabezado.

 La opción filtro es para solo visualizar un consecutivo especifico de documento o los documentos enviados a un solo cliente.

El botón limpiar se utiliza para retirar el filtro y visualizar los documentos consultados inicialmente.

El botón enviar todo, se utiliza para realizar envió de los documentos en formato XML a la DIAN en caso de que no hayan sido recepcionados.

El botón enviar correo, es para realizar en envió de los documentos seleccionados a una dirección electrónica especifica.

 El botón de generar en PDF, descarga en este formato un archivo con todos los documentos seleccionados.

 El botón de generar en Excel, descarga en este formato un archivo con el listado de documentos visualizados.

  • Las individuales que solo aplica sobre el documento donde se encuentra el botón.
  • PDF: Permite descargar la representación gráfica del documento en formato PDF.
  • XML: Permite descargar el documento en formato XML.
  • DIAN: Permite enviar a la DIAN el documento en formato XML.
  • RESP: Permite consultar la respuesta de la DIAN frente a la recepción del archivo.
  • INC: Permite consultar los incidentes en envíos realizado al servidor del a DIAN.

Seguimiento cliente

Para poder visualizar los estados de acuse de las facturas entregadas, se deberá ingresar por la opción “Tableros e Informes”, encontrada en la parte superior, y seguidamente seleccionar “Seguimiento Cliente”.

Se visualizarán por filas, el consecutivo del documento y el correo electrónico al que fue enviada, junto con las fechas de los acuses realizados.

  • Fecha Envió: Indica la fecha y hora de envió de
  • Fecha Apertura: Indica que la fecha y hora del momento en que se abrió el email.
  • Fecha Ingreso: Indica la fecha y hora en que se accedió al link del acuse del documento.
  • Fecha Aceptada: Indica la fecha y hora de la aceptación del documento.
  • Fecha Rechazo: Indica la fecha y hora del rechazo del documento.
  • Motivo Rechazo: Indica la razón principal del rechazo,
  • Observación: Corresponde a la descripción del motivo de rechazo del documento.

 Filtrar permite visualizar ya sea solo los documentos de una fecha de envió específica, un consecutivo o según el estado (enviada, aceptada o rechazada).

 El botón limpiar se utiliza para retirar el filtro y visualizar los registros consultados inicialmente.

Importante: Si se usa doble clic en la fila del documento, se podrá visualizar el detallado del historial del mismo.

Set de pruebas de la DIAN

Para iniciar a implementar la validación previa el usuario tiene que realizar su respectiva inscripción en la página de la DIAN, para visualizar manuales:
https://www.syscafe.com.co/noticia/274-habilitacion-facturacion-electronica

  • Seleccionar la opción empresa o persona según corresponda, diligenciar la información.

NOTA: Una vez se da clic en Entrar, el sistema hace envío al correo inscrito con acceso al portal.

Al correo llega la siguiente información y se da clic en acceder:

  • Pantalla de inicio del portal:
  • Se debe dar clic en la palabra Aquí para abrir la siguiente gráfica donde podemos evidenciar los documentos enviados a la DIAN, la cantidad de aceptados y recibidos.

En está gráfica se pueden revisar los documentos en general desde documentos, facturas, notas crédito y notas débito.

Es importante revisar las gráficas para consultar si los documentos emitidos fueron aceptados o rechazados por la DIAN.

  • Una vez se culmina la cantidad de comprobantes requeridos por la DIAN, se deben registrar la fecha de producción inicio real. Observación: la fecha registrada de inicio real producción no es validada por la DIAN, ya que valida la fecha del calendario)

Registrada la fecha el sistema nos indica que asigna la obligación al Rut del contribuyente.

NOTA: Una vez culminado este proceso se debe comunicar al área de soporte técnico PBX. 2739888 ext. 1, para iniciar proceso de implementación de producción definitiva.