La parametrización en el sistema de las cuentas de propiedad planta y equipo para que el sistema genere mes a mes el comprobante de depreciación se realiza por el catalogo plan de cuentas, como no se tiene el módulo de activos fijos, en el plan de cuentas se recomienda crear un auxiliar por activo fijo que la entidad tenga y haga parte de su PPYE (Propiedad Planta Y Equipo), solo se debe activar un parámetro Aplica depreciación.

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Una vez se activa el parámetro sale una ventana donde se parametrizará la información del activo fijo para que al mes siguiente de su fecha de compra o ingreso al sistema empiece a depreciar.

En la imagen se señalan los campos obligatorios, como la vida útil en meses y la parametrizacion de las cuentas, los demás son opcionales según la necesidad del usuario.

Con el botón de sugerir cuentas el sistema relacionara las posibles cuentas para la imputación contable de la depreciación, si se deja esta parametrizacion al momento que grabe el sistema creara el auxiliar en la cuenta de depreciación 1592

Valor de salvamento, es aquel valor del activo que no depreciamos, de modo que al terminar la vida útil del activo, nos queda ese valor residual sin depreciar, en el sistema se puede parametrizar en valor o en porcentaje.

Centros de costos y subcentro aplica en el sistema solo para las cuentas de resultado y para este caso si la cuenta 5160 o 5260 tiene el parámetro activado de requiere centro de costos, se podrá definir que el sistema afecte ese centro y subcentro en la contabilización del comprobante.

Gasto x depreciación 2, funciona obligatoriamente con el campo de porcentaje que se encuentra enseguida, ese porcentaje es de manejo opcional y lo que hace el sistema es que si no se tiene ningún porcentaje parametrizado contabiliza el 100% de la depreciación al gasto x depreciación 1, de tener algún porcentaje parametrizado, ej.: 50% el sistema hace la siguiente operación. Ejemplo: depreciación del primer mes del activo fijo, Computador HP Intel core 5 7th generación por $ 1.000.000

CódigoDetalleDebitoCrédito
15922005001DEPREC. ACUMULADA Computador HP Intel core 5 7th generación1.000.000
516020Equipo de computación y comunicación500.000
526020Equipo de computación y comunicación500.000

Una vez realizada la parametrización de los códigos contables en el plan de cuentas, se realiza el proceso de generar la depreciación por la siguiente ruta. Procesos/contable/depreciación y ajuste por inflación

Al momento de ingresar al proceso de depreciación para generar la nota solo debemos seleccionar el mes y año a generar y dar clic en crear nota.

A continuación se señalan los campos principales, los demás ya no se manejan en el sistema.

El comprobante relacionado para la generación en el sistema de la depreciación se parametriza por la ruta: sistemas/parámetros/parámetros avanzados/comprobantes

Al dar clic en el botón de crear nota el sistema generara unas validaciones y se debe dar clic en sí, seguido genera el comprobante automático, y un bloc de notas donde se puede visualizar la información del comprobante.

Para revisar el comprobante generado vamos por la ruta de: utilidades/comprobantes, allí buscamos el tipo NSA y el número correspondiente y podremos modificar o verificar su imputación contable.

Esta herramienta permite cancelar saldos a un tercero y/o cuenta principal siendo asignados a otro tercero y/o cuenta secundaria. Se sugiere actualizar saldos antes de correr el proceso.

Nota: Este proceso únicamente se realiza por tercero NO por subtercero.

Ruta: Procesos/ contables/ cancelación de terceros.

  1. Digitar la cuenta que actualmente tiene el saldo por tercero
  2. Seleccionar a que tercero se enviaran los saldos
  3. Digitar la cuenta de destino


Opción: Los mismo registros respetando las cuentas, los centros de costo y comprobantes afectados.

  1. Digitar la cuenta que actualmente tiene el saldo por tercero
  2. Seleccionar a que tercero se enviaran los saldos

Opción: Los mismos registros respetando los terceros, los centros de costos, comprobantes afectados pero con la segunda cuenta.

  1. Digitar la cuenta que actualmente tiene el saldo por tercero
  2. Digitar la cuenta de destino.

Esta herramienta brinda la opción de cancelar saldos de terceros en cuentas específicas contra un solo registro débito o crédito según corresponda, esto con el fin de facilitar la manera en cómo realizar ajustes contables por terceros. Por lo cual se sigue la siguiente ruta: Procesos /contables/liquidación de terceros

En la ventana anterior, debe seleccionar el periodo hasta el cual desea cancelar el saldo de la cuenta, el tercero que desea afectar, centro de costo es opcional si se van utilizar cuantas que requieran centros de costos y el detalle del ajuste.

Seguidamente, se diligencia los códigos de las cuentas a liquidar las cuales el sistema consultará saldos del tercero en mención.

Por último, debe escribir las cuentas contrapartida de los ajustes, un campo para cuando el ajuste es débito y otro para cuando es crédito (puede usar la misma cuenta si lo desea). Como se ve a continuación en el ejemplo.

Posteriormente, al dar clic en grabar seleccione el comprobante con el cual contabilizará el ajuste y grabar para finalizar el proceso.

Es la herramienta que facilita el comparativo entre los saldos contables de las cuentas bancarias con el saldo en los extractos bancarios. Se encuentra por la ruta: Procesos/ Contables / Conciliación Bancaria.

Utilización del proceso

1) Creación del archivo para la conciliación bancaria:

Se utiliza el botón nuevo; seguidamente se elige el código contable de la cuenta bancaria y el periodo a conciliar.

2) Aspectos a tener en cuenta:

  • Saldo según extracto: Por medio de los “…”, se digita el valor del saldo final, arrojado en el extracto recibido de la entidad bancaria.

En la parte inferior se reflejarán los siguientes datos:

  • El saldo en extracto.
  • El “saldo en conciliación” que corresponde al saldo contable más los registros en conciliación que se agreguen ya sean sumando o restando.
  • Diferencia: Que corresponde al valor arrojado entre la operación de restar al saldo en extracto y el saldo en conciliación.
  • Opciones: Se parametriza el nombre del firmante, el cargo del funcionario y observaciones, con la finalidad de visualizarlas al momento de la impresión.

Antes de empezar a realizar la conciliación, se recomienda realizar los ajustes de los cargos descontados por la entidad bancaria como lo son la cuotas de manejo, GMF, comisiones entre otros.

  • Botones “+” y “-”: Se utiliza para agregar registros adicionales o retirarlos de la ventana principal.

3) Comparativo entre saldo del auxiliar y el extracto:

A través del botón movimiento, se podrán visualizar los registros contabilizados del código contable correspondiente.

La ventana anterior posee tres botones en la parte superior que tienen las siguientes funciones:

  • Adicionar a la conciliación: La fila seleccionada quedará con el Estado “En conciliación”, resaltada de color amarillo, e inmediatamente en la ventana principal, aparecerá el registro con el valor en signo contrario, ya sea sumando o restando al valor en libros. Un ejemplo son los cheques pendientes de cobro, el cual contablemente resta, pero al no ser reclamado durante el periodo, se deberá sumar al saldo en contabilidad para igualar la cifra arrojada en el extracto bancario.

Si por alguna razón, se requiere dejar en el estado inicial “Sin conciliar”, se debe de utilizar el botón “-”, en la ventana principal para retirarlo.

  • Encontrado en Extracto: La fila seleccionada quedará con el Estado “En extracto”, resaltada de color gris, de esta se indicará que se encuentra tanto en la contabilidad como en el extracto bancario.
  • No encontrado en extracto: Se utiliza cuando una fila se había dejado con el estado “En Extracto”, y se requiere desmarcar y dejarla en el estado inicial “Sin conciliar”.

4) Impresión:

Finalmente, luego de haber terminado la conciliación y que no haya diferencia, se podrá realiza impresión del contenido.

Es una herramienta la cual le permite hacer traslado o cancelación de saldos por centro de costo de diferentes maneras.

Ruta: Procesos/ contables / trasladas saldos x centros de costos

Contra un solo registro

  1. Cuenta con saldos por centro de costo: Seleccionar la cuenta que tiene saldos por centro de costo.
  2. Cuenta contrapartida: Digitar la cuenta de cancelación y/o traslado.
  3. Dejar saldos en el centro de costo: Seleccionar el centro de costo al cual se realizará la cancelación y/o el traslado.

Contra varios registros

  1. Cuenta con saldos por centro de costo: Seleccionar la cuenta que tiene saldos por centro de costo.
  2. Cuenta contrapartida: Digitar la cuenta de cancelación y/o traslado.
  3. Distribuir saldos en los centros de costo: Seleccionar los centros de costos a los cuales se le proporcionara el saldo.

Los mismos registros respetando las cuentas, los terceros y comprobantes afectados.

Solo modificar Cta %: Esta opción le permite asignar un porcentaje a cancelar, trasladar y/o distribuir de la cuenta que tiene el saldo por centro de costo.

Es la herramienta que facilita visualizar los saldos contables a nivel de las cuentas auxiliares con terceros y comprobantes, con la finalidad de aplicar ajustes contables. Este proceso fue utilizado en el proceso de convergencia a NIIF para realizar el balance de apertura o ESFA . Se encuentra por la ruta: Procesos/ Contables / Ajuste Contable sobre Saldos.

Utilización del proceso

  1. Cargue de saldos: Se elige el tipo de saldo contable a ajustar (ya sea fiscal o financiero); seguidamente utiliza el botón cargar saldos, se indica el periodo y se cargan los saldos a la hoja de trabajo.
  1. Aplicación de ajustes: En las columnas débito y crédito, se podrá digitar el valor del ajuste; sin embargo, también se puede utilizar la columna de “Nuevo Saldo”, donde se modifica la cifra y se diligenciará automáticamente el valor de la diferencia entre este y el saldo inicial como ajuste débito o crédito dependiendo del caso. Importante tener en cuenta que:
  • Cuando el valor de la columna de saldo o nuevo saldo aparece positivo, significa que es un saldo debito en ese rubro contable.
  • Cuando el valor de la columna de saldo o nuevo saldo aparece negativo, significa que es un saldo crédito en ese rubro contable.
  • El valor digitado en la columna débito, se sumará con el de la columna saldo y arrojará como resultado lo que se encuentre en el nuevo saldo.
  • El valor digitado en la columna crédito, se restará al de la columna saldo y arrojará como resultado lo encontrado en el nuevo saldo.

Importante recordar que, si se cierra la ventana a través de la opción “Salir” o el icono “X” de la parte superior derecha, los datos digitados no se perderán, debido a que guarda automáticamente los cambios.

  1. Opciones adicionales: La herramienta presenta las siguientes opciones para facilitar la labor a realizar:
  • Excel: Permite exportar el contenido de la ventana a Excel, con la finalidad de aprovechar las herramientas que ofrece para analizar la información de forma más profunda.
  • Filtrar codpuc: Facilita navegar entre el documento e ir directamente a un rubro especifico.
  • Filtrar Nit: Permita realizar la búsqueda del saldo del tercero requerido en el documento.
  1. Generación del comprobante: Luego de haber digitado todos los ajustes requeridos en la hoja de trabajo (ventana del ajuste contable sobre saldos), se procederá a utilizar el botón “Crear Ajuste” para aplicarlos a la contabilidad; sin embargo, antes de realizarlo tener en cuenta el tipo de contabilidad seleccionado.
  • Si en el aviso de verificación se utiliza el botón “Si”, los registros generados, se aplicarán solo al libro de contabilidad seleccionado anteriormente.
  • Si en el aviso de verificación se utiliza el botón “No”, los registros generados, se aplicarán de forma indistinta, es decir, para ambos libros de contabilidad

Importante:

La nota generada no se grabará automáticamente, abrirá el documento de nota de contabilidad, el cual permite continuar diligenciando; finalmente se utilizará el botón grabar.

El cierre contable es el proceso que consiste en proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una utilidad o una pérdida y también se realiza la cancelación de las cuentas de puestos de cada tercero contra los pagos respectivos de la DIAN. Es importante que se realicen los respectivos ajustes antes de realizar el cierre anual de cuentas de resultados y actualizar saldos desde enero del año que se desea cerrar.

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Antes de realizar el proceso de cierre es importante estar dentro del periodo diciembre del respectivo año, para cambiar el periodo se realiza por la siguiente ruta: Procesos/Periodo

Después de estar en el periodo de diciembre, se puede proceder a realizar la elaboración del documento de cierre El cual se Realiza por la siguiente ruta: Procesos/Contables/Cierre anual cuentas de resultados.

Los campos habilitados para este tipo de proceso son:

  • Códigos contables: Se debe de seleccionar las cuentas de utilidad y perdida donde se va a llevar el respectivo resultado del ejercicio del año (1)
  • Hacer cancelación de Terceros: En los siguientes campos permite digitar las cuentas al nivel 4 o 6 donde se realiza la cancelación por tercero, estos campos principalmente se llevan las cuentas de IVA y Retención las cuales son pagas al NIT de la DIAN quedando el saldo por el tercero, por ende, se realiza en el proceso de cierre para cancelar todos esos saldos ya pagados o abonados. (2)
  • Crear cierre: Al dar Clic en la opción el sistema realizara una actualización de saldos y creara un tipo de comprobante (NS2) Con un consecutivo el cual corresponde al año del cierre. (3) con esto se finaliza el proceso.

Es una obligación de carácter formal donde se define como un sistema de control en donde los contribuyentes de renta y complementarios obligados a llevar contabilidad deberán registrar las diferencias que surjan entre el marco normativo contable y las disposiciones del estatuto tributario.

SysCafé con la adopción de las NIIF desarrolló una herramienta para el manejo contable y financiero en la misma base de datos siendo este un proceso que facilita la información necesaria para el diligenciamiento del formato 2516.

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Su parametrización es la siguiente: Deberá ingresar a la siguiente ruta: Archivo/ Catalogo plan de cuentas/ Código Dian formato 2516.

Inicialmente, debe configurar el plan de cuentas seleccionando la cuenta fiscal y posterior dar clic en los 

 en donde se habilitará el buscador de los códigos DIAN para ser relacionados.

Después de elegir el código DIAN que corresponde a la cuenta contable, seleccione la opción grabar.

Una vez haya finalizado la parametrización de todas las cuentas podrá continuar con el diligenciamiento del formato mediante la herramienta. Ruta: Procesos/ contables/ conciliación contable- fiscal

  1. Seleccione la opción “Nuevo”
  2. Digite el año a conciliar
  3. Seleccione aceptar

Después de seguir estos pasos, visualizará la siguiente ventana:

  1. Porcentaje de contribución de renta y complementarios
  2. Observar los rubros contables y/o solo rubros con ajustes correspondientes para hallar el saldo fiscal
  3. Cargar los saldos del año
  4. Variación porcentual (- /+) permanente o temporaria
  5. Variación en valor (- /+) permanente o temporaria
  6. Grabar lo realizado
  7. Exportar en la estructura de la DIAN, al seleccionar esta opción el sistema llevará a Excel la información de la siguiente manera:

Para mayores detalles, puede ingresar al siguiente enlace: CONCILIACION FISCAL