Es un módulo, el cual busca llevar un control de gestión de las relaciones con clientes, orientada normalmente a gestionar áreas como: la gestión comercial, cartera, marketing y servicio postventa o de atención al cliente.

El uso de un CRM forma parte de una estrategia orientada al cliente en la cual todas las acciones tienen el objetivo final de mejorar la atención y las relaciones con clientes y potenciales.

¿Cómo ingresar?

Justo después de que sea activado el módulo de CRM puede ingresar a través de la siguiente ruta: Procesos/Comerciales/CRM

Una vez que ingrese al CRM aparece la siguiente pantalla:

Para parametrizar el CRM debe ingresar al botón herramientas, que se encuentra en la parte superior derecha, y encontrará las siguientes opciones:

Es importante que antes de realizar la parametrización tenga presente cual es la actividad que va a desarrollar en el CRM, ya que el sistema permite realizar los procesos de cobro de cartera, seguimiento a los pedidos, seguimiento T.A.T. (tienda a tienda), cartera de asociados etc.

Una vez identificada la actividad puede iniciar con la parametrización del CRM; a continuación, los pasos a seguir:

  • Ver cartera: al seleccionar esta opción podrá ver la cartera que hace falta por recaudar, así mismo tiene la opción de marcar la cartera a la que no se le ha hecho algún seguimiento e iniciar la respectiva revisión de la cartera.
  • Parámetros: En esta opción debe relacionar en horas el tiempo que tomará continuar el seguimiento.
  • Definir estados: Motivos por los cuales el seguimiento continuo activo o surgen novedades.
  • Definir tipos de seguimientos:
  • Definir actividades: Esta herramienta es informativa, en donde usted va a relacionar el proceso de avance o retroceso del seguimiento.
  • Definir documento: Son los documentos soportes que respaldan el seguimiento por ejemplo las circulares de cobro.
  • Examinar registros de seguimiento: a través de esta herramienta podremos visualizar los seguimientos vigentes o realizados en un periodo determinado.
  • Observaciones anexas: observaciones adicionales que deseé tener en cuenta para las tareas registradas.
  • Informes: Generación del informe con las tareas.

Una vez parametrizado el CRM puede iniciar a registrar las tareas de la siguiente forma, a continuación, se mostrará la estructura del CRM:

Encabezado

Adicionar: En este botón adicionamos la tarea.  Al momento que se da clic en el botón adicionar se abre la siguiente ventana para registrar la tarea:

  • Inicio: Fecha de la tarea.
  • Tercero: Nombre del tercero al cuál se va a registrar la tarea.
  • Subtercero: Si manejan los subterceros en el sistema lo pueden seleccionar.
  • Tarea: Aparecen las opciones que registro en el parámetro de definir tipos de seguimientos.

Registro inicial de seguimiento

  • Actividad realizada: la actividad hay que seleccionarla y aparecen las opciones que se parametrizaron en las actividades.
  • Estado: Se toman de los estados creados en la parametrización. 
  • Contacto: Nombre de la persona con la que se comunicaron para dar seguimiento a la llamada. 
  • Detalle del seguimiento: Se puede digitar alguna observación de la conversación. 
  • Próximo Seguimiento: Es la fecha para que el sistema agende el próximo seguimiento y lo tenga en cuenta.

Encabezado

Quitar: Borrar las tareas creadas.

Finalizar tarea: Una vez culmine el seguimiento puede finalizarlo.

Posponer: Una vez seleccionada la tarea puede posponerla por ya sea porque el funcionario va a estar ausente entre algunas opciones.

En caso que necesite posponer la tarea, aparecerá la siguiente ventana, donde debe registrar el número de horas que va a posponer la actividad o el sistema trae por defecto las horas parametrizadas en herramientas parámetros:

Fecha: Fecha o rango del periodo que desea consultar.

Opciones de filtro

Tipo – -estado – CXC – tercero – subtercero – grupo – vendedor – zona. TAREAS REGISTRADAS

En este campo del CRM aparecen las tareas registradas; Al lado derecho aparece información del tercero y las facturas que tiene en mora.

Seguimientos

Una vez seleccionada la tarea en la parte inferior nos aparecen los seguimientos que se han realizado a esa tarea, desde este campo puede adicionar o quitar seguimientos a esa tarea en específico.

Se define como una forma de remuneración según el desempeño del empleado en la actividad asignada, generalmente usado como en contraprestación por un elevado número de ventas y en otros casos por la efectividad en el recaudo.

Para generar comisiones en el sistema, debe de ingresar a la siguiente ruta: procesos/ comerciales/ comisiones en ventas.

Ayuda adicional

Apóyate con nuestros videos tutoriales.

Aparecerá el siguiente recuadro en el cual se definen los parámetros para calcular las comisiones. En primera medida debe afectar el rango de fecha, la modalidad (a la venta o al recaudo), y el tercero (usualmente por vendedor).

Ahora se deben seleccionar los vendedores a los que se va a calcular las comisiones, la selección la realizará a través de este icono (…)

Porcentaje general:

Esta primera opción multiplicará cada ítem por el % establecido.

Calcular según tabla de comisiones:

Esta segunda opción dispone de una tabla donde se parametrizan diferentes % según diferentes clasificaciones como vendedor, grupo, marca línea, etc.

Es necesario configurar el cálculo de las comisiones según como la empresa lo requiera, en la cual se pueden agregar los filtros que sean requeridos.

Después configurar las reglas, aparecerá el listado en el cual es posible, adicionar, eliminar o modificar los registros, también se tiene la opción de exportar e importar la información desde Excel

Porcentaje general por rango de utilidad:

Esta opción permite configurar el porcentaje de la comisión dependiendo de la utilidad entre el costo y el precio del articulo la cual también permite configurar varios porcentajes dependiendo de cada rango.

Porcentaje individual por rango de descuentos:

Cálculos a cada comprobante:

Permite establecer un % sobre el valor del cheque devuelto (Nota debito) y poder restarlo dentro del proceso de comisiones. Tener en cuenta que solo lo resta cuando se selecciona la modalidad al recaudo.

Cálculos al total: Esta herramienta permite calcular la comisión, del valor total de las ventas realizadas durante el periodo.

Allí deberá relacionar el porcentaje que se aplicará a la totalidad de las ventas; adicionalmente, encontrará la opción “Restar meta de ventas”, donde puede descontar el valor de la meta propuesta para realizar el cálculo de la comisión.

El calculo se realizará sobre el subtotal, donde restará el valor previamente relacionado en el campo  y aplicará el porcentaje afectado 

Otros parámetros de comisiones:

Calcular comisión solo a ventas con comisión aprobada:

Permite marcar en la factura si la comisión sobre la misma, se encuentra aprobada o no. En caso de que no esté aprobada, dentro del proceso, se permite seleccionar para poder calcular sobre esta.

En el comprobante de factura de venta deberá ingresar a: Herramientas / Información adicional se marca si es aprobada la comisión:

Como se menciona anteriormente, cuando la comisión aun no se encuentra aprobada, puede seleccionar el icono ✓ para marcar las facturas sobre las cuales desea que se calcule.

Filtros:

Se encuentra la opción de aplicar varios filtros según lo requiera la entidad:

Generar comisiones:

Para realizar el proceso, inicialmente, debe determinar cuál será el método de liquidación de las mismas; posteriormente, seleccione siguiente, verá reflejado un recuadro donde se visualizarán las facturas con información de totales y % aplicados sobre los ítems, adicional verá el total de comprobantes, subtotal y valor total de los comprobantes y valor total de las comisiones.

Es importante destacar que cuando se selecciona la modalidad de “al recaudo”, primero aparecerá una ventana donde detallarán los recaudos realizados dentro del periodo, y en este caso calculará las comisiones a las facturas sobre las cuales se realizó el respectivo cobro (las facturas no se filtran según las fechas en esta modalidad).

Finalmente aparecerá los totales por vendedor, con los respectivos informes.

Imputación contable:

En primera instancia debe parametrizar las cuentas en la ruta: Archivos/ Catalogo Plan de cuentas/ Herramientas/Definición de cuentas/ Comerciales.

Una vez dentro de la pestaña comerciales, deberá diligenciar las cuentas de los conceptos: “Comisiones por pagar (CR)” y “Comisiones al gasto (DB)”

Posterior, retomará la parte final del proceso de comisiones, donde usará la opción generar causación.

Al utilizar esta herramienta encontrará dos opciones las cuales permite que en el comprobante que se usará para generar la causación se vea detallado en cada registro las facturas que generaron comisión y se cause retención en la fuente.

El siguiente paso es seleccionar el comprobante a utilizar para la causación de las comisiones:

Finalmente, seleccione la opción grabar, para que el documento quede afectado correctamente.

Adicional, el sistema cuenta con algunos informes que muestran lo generado en el proceso de comisiones en ventas, los cuales se tiene la opción de imprimir o enviar a Excel.